Audiovisuele middelen Provinciale Staten Utrecht
De provincie Utrecht beschikt in het provinciehuis over vast opgestelde audiovisuele installaties. Deze worden
gebruikt voor de ondersteuning van vergaderingen van Provinciale Staten en voor andersoortige bijeenkomsten en
evenementen. De installaties zijn verouderd en vertonen uitval. Het is daarom nodig deze installaties te vervangen
teneinde de bedrijfszekerheid te verhogen en daarbij ook aan te sluiten bij de ontwikkelingen van deze tijd
omtrent audiovisuele voorzieningen.
De te contracteren levering bestaat concreet uit: het leveren, installeren en werkend opleveren van audiovisuele
middelen ter vervanging en ‘upgrading’ van de huidige installaties én software die onder andere informatie
uitwisselt met een Stateninformatiesysteem en, -real-time digitaal- informatie uitwisselt van bijvoorbeeld
markeergegevens omtrent de actuele spreker, het actuele agendapunt en stemmingsu itslagen.
Het betreft de audiovisuele installaties in de volgende ruimtes binnen het Provinciehuis:
1. De Statenzaal;
2. De bestaande commissiekamer;
3. Een nieuwe extra commissiekamer;
4. De Foyer;
5. Bobs bar.
Bij alle ruimtes dient gebruik gemaakt te worden van hetzelfde softwaresysteem. Dit softwaresysteem moet dus
aan alle eisen van de individuele ruimtes voldoen, waarbij dezelfde eis soms bij meer dan één ruimte expliciet
wordt genoemd. Tevens wordt het onderhoud en het technisch beheer als ook in voorkomende gevallen, de operationele support van de nieuw geleverde installaties, zowel hard- als software, ondergebracht als dienstverlening bij dezelfde
leverancier van de levering. Van opdrachtnemer wordt tenslotte verwacht dat hij – voor eigen kosten – zorgt voor het milieuverantwoord verwijderen, afvoeren en recyclen/vernietigen van de vrijkomende componenten van de oude AV-installaties. De minimumeisen waaraan opdrachtnemer gehouden is bij de uitvoering van de opdracht, zijn opgenomen in de aanbestedingsstukken, waaronder met name het Programma van Eisen. Inschrijvers dienen zich hier, op straffe van uitsluiting, onvoorwaardelijk aan te conformeren hetgeen zij doen door het indienen van een inschrijving. In het Programma van Eisen zijn alle vereisten opgenomen omtrent de uitvoering van de opdracht, aangevuld met alle bijbehorende en benodigde informatie zoals plattegronden, reglementen, protocollen et cetera.
De opdracht is niet een standaard opdracht die de audiovisuele inrichting betreft van vergaderzalen. Opdrachtgever spreekt hier specifieke verwachtingen uit. Vanzelfsprekend dient de techniek in orde en in overeenstemming met het Programma van Eisen te worden gerealiseerd. In dit specifieke geval dienen ook andere zaken op orde te zijn, zoals gebruiksgemak, de beoogde
uitwisseling van informatie met het SIS en het inpassen van (het beheer van) de oplossing in de interne organisatie. Dit betekent dat opdrachtnemer vooral een focus moet hebben op het designtraject. Het is essentieel dat alle genoemde diensten en afdelingen door opdrachtnemer tijdig en intensief worden betrokken bij het tot stand komen van de verschillende designdocumenten. Dat deze inhoudelijk in detail worden afgestemd, en dat deze tijdig in concept worden gedeeld opdat deze na verschillende reviewrondes door opdrachtgever kunnen worden goedgekeurd. Het is nodig dat opdrachtnemer tot in detail tijdens het design de werkprocessen en use cases uitwerkt en deze eveneens tijdig ter goedkeuring voorlegt, waarbij de werkprocessen en use cases, in samenspraak met voornoemde diensten en afdelingen, indien noodzakelijk worden aangepast aan hetgeen de geleverde software aan standaardfunctionaliteit biedt. Voor het design van de werkprocessen en use cases dient geen maatwerkoplossing te worden gebruikt. De designdocumenten zijn de basis voor het latere test- en acceptatietraject, als ook de basis voor een correct in beheer name. Opdrachtgever zal ook toezien op het leveren van de benodigde kwaliteit en inzet van opdrachtnemer voor het succesvol realiseren van dit geheel. Opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor het behalen van de planning.
Bij deze opdracht is er sprake van optionele diensten en leveringen waarvan de aanbestedende dienst mogelijk gebruik van wenst te maken. Optioneel betekent dat aanbestedende dienst deze aanvullende onderstaande opdrachten in de toekomst mogelijk aan opdrachtnemer gunt, maar dat zij daartoe niet verplicht is, en de opdracht ook aan een andere ondernemer zou kunnen gunnen. Op basis van een zorgvuldige raming komt de aanbestedende dienst over een contractperiode van maximaal 96 maanden uit op een opdrachtwaarde van ca €4.000.000,- (met inbegrip van de benoemde opties). Aan dit gegeven kunnen door opdrachtnemer geen rechten worden ontleend.
Op deze aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 van toepassing. Omdat de zogenaamde Europese drempelbedragen voor decentrale overheden en leveringen en diensten (in 2020: €214.000,- excl. BTW) wordt overschreden en er geen wettelijke uitzonderingen van toepassing zijn dient een Europese aanbesteding gehouden te worden. Daarbij bestaat in beginsel de keuze tussen twee procedures: een openbare of een zogenaamde niet-openbare procedure. Gekozen is om deze opdracht Europees aan te besteden via een zogenaamde openbare aanbestedingsprocedure. Deze keuze is hoofdzakelijk gebaseerd op de:
− De omvang van de opdracht;
− Transactiekosten voor de Aanbestedende dienst en voor de Inschrijvers;
− Het aantal potentiële Inschrijvers;
Bron: Tenderned 13 januari 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/216763