Asset management systeem – Veiligheidsregio Flevoland

De overeenkomsten voor het huidige Asset Management Systeem (AMS) binnen de Veiligheidsregio Flevoland (VRF) en
de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek (VRGV) expireren op 31 juli 2023. Ook voor de periode na 31 juli 2023 hebben deze veiligheidsregio’s behoefte aan een AMS.

In de huidige situatie hebben de genoemde veiligheidsregio’s  elk afzonderlijk een AMS in gebruik met verschillende
inrichtingen en/of faciliteiten. Het AMS beschikt over een frontoffice welke via een app op mobiele apparaten te bereiken is. De VRGV maakt gebruik van een AMS waarin zowel het team Techniek & Logistiek (T&L), als het team Facilitaire Zaken (FZ) haar werkzaamheden hebben ondergebracht. Bij de VRGV wordt het AMS ook gebruikt om meldingen te registreren. De VRF daarentegen maakt gebruik van een ander systeem om meldingen te registreren.

Het doel van deze aanbesteding is om per veiligheidsregio te komen tot een overeenkomst met één leverancier. Deze opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving, zijnde de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft uitgebracht. De te sluiten overeenkomst per veiligheidsregio heeft een initiële looptijd van vier jaar. Hierna heeft opdrachtgever het recht de overeenkomst te verlengen met drie opties tot verlenging van elk twee jaar. De maximale looptijd van de Overeenkomst is derhalve tien (10) jaar. (NDR, je meent het!)

De beide veiligheidsregio’s hebben de volgende doelstellingen:
– Het verkrijgen van een AMS die de beheer- en onderhoudsprocessen van T&L, FZ en I&A (Informatisering & Automatisering) optimaal ondersteunt en voldoet aan de door de regio’s gestelde eisen en wensen;
– Het verkrijgen van een standaardoplossing met flexibiliteit in inrichting.

De opdracht betreft het leveren, implementeren (functionerend opleveren, inclusief training, consultancy en nazorg), beheren en onderhouden van één centraal AMS. Het AMS dient ten minste de volgende functionaliteiten te omvatten:
– Aanvragen- en meldingenbeheer:

 o Zelfservice portaal (met de app, film/foto toevoegen aan melding);

– Reserveren en uitlenen (vervoersmiddelen, ruimten en middelen);
– Bezoekersregistratie;
– Interne bestellingen (middels webshop);
– Voorraadbeheer (en mogelijkheid bestelling naar externe partijen toe te sturen);
– Gebouwen- en middelenbeheer – Registreren, muteren en verwijderen;
– Materieel- en materiaalbeheer – Registreren, muteren en verwijderen;
– Vervangingsbeheer;
– Schadebeheer;
– Onderhoudsbeheer – planmatig, preventief en correctief:

o Meerjaren Onderhoud;
o Onderhouds-/ keuringsagenda (geeft signalen bij toekomstige noodzaak);
o Planning werkzaamheden;
o Werkorders (aanmelden / afhandelen / bewaken en terugmelden naar gebruiker);
o Onderhoudshistorie;

– Analyse, rapportage en monitoring (zoals afschrijvingen, herinvesteringen, keuringen);
– Toegankelijkheid op/via verschillende apparaten (o.a. smartphone ondersteuning);
– Het AMS moet kunnen communiceren met / zijn te koppelen* aan:

o Personeelsmanagementsysteem (ADP);
o Financieel Management Systeem (AFAS);
o Microsoft Intune;
o Digitale samenwerkingsomgeving.

*Gedurende de looptijd van de overeenkomst behouden  de regio’s zich het recht voor om koppelingen te (laten) realiseren tussen het AMS en eventuele andere systemen van de regio’s en/of diens leveranciers.

Voor de aanbesteding van de opdracht hanteert de aanbestedende dienst de Europese openbare procedure.

3.10 Varianten
Inschrijven met varianten is toegestaan. Deze Inschrijvingen worden als ongeldig terzijde
gelegd.

NDR: Mag het nou wel of niet?

Dat heeft tot gevolg dat Inschrijvers die onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en/of onrechtmatigheden in de Aanbestedingsstukken niet uiterlijk via de Nota van Inlichtingen onder de
aandacht brengen bij de Aanbestedende Dienst hun recht verwerken om op een later moment
een beroep te doen op deze onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en/of onrechtmatigheden.

NDR: Inschrijvers moeten! dus via de nota van inlichtingen melden dat 3.10 tegenstrijdigheden bevat en dat 3.18 onduidelijkheden bevat (hun recht verwerken).  Uiteraard vermeerderd met die onduidelijkheden enz. die in de door de redactie niet gelezen overige aanbestedingsdocumenten kunnen voorkomen. 

Heel vroeger werden schrijvende ambtenaren per woord betaald, dus schreven ze vroeger liever dertig woorden waar er drie ook al hadden volstaan. Die tijd is, dacht ik toch, allang voorbij, dus donder al die redundantie in het halfronde archief en concentreer je op de essentie in de uitvraag. Zeker bij ICT-projecten is dat van het hoogste belang om al te grote overschrijdingen te voorkomen. 

Bron: Tenderned vrijdag 9 juli 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/266695