(applicatie) Beheer Tweede Kamer der Staten Generaal – Aanbestedingsnieuws

(applicatie) Beheer Tweede Kamer der Staten Generaal

©Tweede Kamer, 2018

De Tweede Kamer der Staten-Generaal (Tweede Kamer) nodigt u als potentiële inschrijver uit om in te schrijven voor de invulling van de werkzaamheden van (applicatie) beheer. Binnen de Tweede Kamer wordt er gebruik gemaakt van het BiSL framework. Er is sprake van een driedeling in de functie van functioneel-, applicatie- en technisch beheer. De meeste mensen denken bij de Tweede Kamer aan de 150 Kamerleden en de debatten in de plenaire zaal. Daar speelt zich het parlementaire werk af dat iedereen kent. Maar die plenaire debatten zijn maar een deel van het werk; de Kamerleden steken ook veel tijd in onder andere commissievergaderingen, hoorzittingen, rondetafelgesprekken en werkbezoeken. Om alles soepel en professioneel te laten verlopen en de volksvertegenwoordigers in staat te stellen hun werk goed te doen, is veel inzet nodig. Die wordt geleverd door een organisatie van ruim duizend mensen. Daarbij gaat het zowel om ambtelijk personeel als om het ondersteunende personeel van de fracties. De ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer ondersteunt Kamerleden en de fracties in alle facetten van hun werk als volksvertegenwoordiger. Op een politiek neutrale, adequate en innovatieve manier. Van het inhoudelijk en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen tot catering, beveiliging, huisvesting, administratie en informatievoorziening. De Tweede Kamer wordt op ICT-vlak ondersteund door de Dienst Informatie en Archief (DIA).  DIA richt zich op het functioneel en applicatiebeheer van applicaties, die onder haar verantwoordelijkheid vallen. In deze uitvraag zal de focus liggen op het applicatie Beheer. Het functioneel beheer, onderdeel van DIA, is verantwoordelijk voor de communicatie en het vertalen van klantvraag naar functionele behoefte met de gebruikers in de Tweede Kamer. Het applicatie beheer wordt uitgevoerd door externe partijen. 

Het team informatiebeheer binnen de Dienst Informatie en Archief (DIA) van de Tweede Kamer beheert als applicatie-eigenaar meerdere applicaties. Het beheer en onderhoud van deze contracten vraagt veel resources van de verschillende dienstonderdelen (Inkoop, Dienst Automatisering en DIA), is veelal niet duurzaam belegd en/of enkelvoudig ingevuld.
De Tweede Kamer staat aan de vooravond om een Europese aanbesteding uit te voeren, met als doel een overeenkomst met één contractpartij af te sluiten voor het applicatie beheer van meerdere applicaties. Het gaat vooralsnog om de volgende applicaties:
• Biztalk/CC-connect
CC-Connect (Center Court – Connect) is een ESB (Enterprise Service Bus) gebaseerd op BizTalk. De ESB zorgt voor EAI (Enterprise Application Integration) en B2B (Business to Business communication). Een publicerend systeem publiceert op één plaats relevante informatie. Via verschillende business rules wordt deze informatie naar een ander formaat vertaald en afgeleverd bij andere applicaties of externe partijen.
• Sharepoint 2013
De verwachting is dat de Tweede Kamer binnen afzienbare tijd overgaat naar een hogere versie van Sharepoint on premise variant.
• Gegevensmagazijn (GGM)
Het GGM is een verzameling van drie parlementaire bronnen die zowel intern als extern wordt ontsloten. De ontsluiting gaat via API’s en hier zijn verschillende soorten afnemers in geïnteresseerd. Meer informatie voor externen staat op het API-management platform: 
https://opendata.tweedekamer.nl. Daarnaast is hier sprake van een datawarehouse dat verder ontwikkeld wordt.
• Zoeken en vinden (IDOL)
De zoektechnologie van IDOL is in gebruik bij de Tweede Kamer voor het ontsluiten van een aantal interne en externe databronnen en heeft een cruciale rol binnen intranet, www.tweedekamer.nl, debatgemist.tweedekamer.nl en als hulpmiddel voor het ontsluiten van informatie binnen de DIA en de Dienst Analyse & Onderzoek.

Als laatste is het mogelijk dat de Tweede Kamer nog meer applicaties in beheer kan geven van zowel DIA als andere onderdelen binnen de Tweede Kamer. Deze applicaties kunnen eventueel worden uitgebreid naar nog meer applicaties die gefaseerd in beheer kunnen worden genomen. Daarbij dient rekening gehouden te worden met het huidige beleid van de Tweede Kamer zoals deze er nu is. Dit betekent dat productiesystemen niet kunnen worden gehost in het Cloud/SaaS concept. De Tweede Kamer is Reporting (power-bi) omgeving aan het opzetten. Deze omgeving wordt nu intern ondersteund, maar bij succes is het mogelijk dat deze omgeving zal groeien in omvang en dat hier expertise op vereist is. Daarom is deze omgeving onderdeel van de aanbesteding maar niet verder gespecificeerd. Het beheer vindt voornamelijk plaats op locatie, mogelijk dat dit op den duur anders kan worden vormgegeven. Daarbij verwacht DIA dat de inschrijver actief meedenkt en aantoont dat zij meerwaarde kan leveren.

Het inrichten (en aansluiten) van processen is onderdeel van de opdracht. De processen die in ieder geval zullen moeten worden opgezet zijn;
– Changemanagement
– Incident management
– Capaciteitsmanagement
– Roadmap ontwikkeling
– Knowledge management (o.a. het documenteren van de applicatie en deze app documentatie bijhouden)
– Release & deployment processen
– Problem management
– Service testing & validation
Veel van deze processen zijn op dit moment niet (volledig) geïmplementeerd en zullen dus moeten worden opgezet. de Inschrijver neemt de organisatie mee in deze groei. Dit betekent dat een “Big Bang” implementatie van deze processen niet de gewenste oplossing is. Ook zijn er koppelvlakken met andere delen van de organisatie. Denk hierbij aan de dienst
automatisering (DA). Hier zijn vergelijkbare processen ingericht.

Het doel van de aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met één leverancier op het gebied van (applicatie) Beheer.
De te verwachten omzet, bedraagt ongeveer €500.000,- ex-btw per jaar. In verband met het aanpassingen aan de dienstverlening is het mogelijk dat de omvang van de opdracht wordt aangepast. Hierbij is het mogelijk dat een uitbreiding van beheer van andere applicaties voor de gehele Tweede Kamer tot de mogelijkheden behoort en als onderdeel van deze
aanbesteding moet worden gezien. Let op: de gegevens over de omvang van de opdracht zijn een indicatie. Aan deze gegevens kunt u geen rechten ontlenen. Vanwege politieke, budgettaire, economische, bestuurlijke en/ of organisatorische ontwikkelingen binnen de Tweede Kamer is het mogelijk dat de (omvang van de) opdracht wijzigt.

De opdrachtnemer heeft de volledige verantwoordelijkheid voor de applicatie onder haar beheer. Er is een duidelijk
gedefinieerd SLA. Dit laatste betekent dat beheer de volledige verantwoordelijkheid neemt voor de applicatie(s).
Sommige applicaties worden additioneel of incidenteel extra ondersteund op momenten wanneer het van belang is voor het functioneren van de Tweede Kamer. Dit is onderdeel van de standaard dienstverlening. Over het algemeen is het van tevoren bekend wanneer deze momenten plaats vinden; denk hierbij bijvoorbeeld aan prinsjesdag en verkiezingen of andere vergelijkbare momenten, maar hieronder kan ook een spoeddebat vallen. Wijzigingen worden gedocumenteerd en op een gecontroleerde manier uitgevoerd met de processen die hiervoor in “place” zijn gebracht. De koppeling met andere afdelingen verloopt eenduidige en herhaalbaar even als de samenwerking met functioneel beheer. De Tweede Kamer en in het bijzonder DIA wordt meegenomen in deze ontwikkeling waarbij gezamenlijk wordt gekeken naar het juiste moment om zowel het beheer over te nemen als om de volgende stap te nemen op procesmatig vlak.

In het Programma van Eisen (PvE) staan de Eisen vermeld die worden gesteld aan de uitvoering van de opdracht. Voldoet u niet aan alle eisen in het Programma van Eisen? Dan is uw inschrijving ongeldig en wordt u uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding.  Deze aanbesteding wordt gegund op basis van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitsverhouding. 

NDR In de vijf jaar van het bestaan van Aanbestedingsnieuws hebben wij nog geen leidraad of beschrijvend document aangetroffen dat zoveel geredigeerd moest worden. Omdat het gaat om de Tweede Kamer zijn we hier best een beetje van geschrokken.

Bron: Tenderned 2 maart 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/221059

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *