Administratieve bedrijfsapplicaties – Stichting Lucas Onderwijs
Stichting Lucas Onderwijs is een schoolbestuur voor onderwijs op confessionele grondslag (sinds 2021 ook voor openbaar onderwijs) in de regio Haaglanden. De aanbestedende dienst gebruikt op dit moment verschillende administratieve bedrijfsapplicaties ter ondersteuning van de bedrijfsvoeringprocessen op het gebied van financieel beheer en bekostiging, personeel en organisatie en inkoop en contractbeheer. De overeenkomsten voor de huidige applicaties expireren binnen afzienbare tijd en dienen opnieuw te worden aanbesteedt. Bovendien is er een aantal verbeteringen nodig om de medewerkers die de processen nu en in de toekomst uitvoeren beter te ondersteunen. Voor een nadere omschrijving van de huidige situatie en de gewenste nieuwe situatie verwijst de aanbestedende dienst u naar het Programma van Eisen. Binnen Stichting Lucas Onderwijs opereren de scholen als zelfstandige decentrale eenheden. Dat wil zeggen dat zij zelfstandig inkopen, conform hun begroting, om te voorzien in hun eigen behoefte, tenzij besloten wordt om stichting breed in te kopen. Het is mogelijk dat er gedurende de looptijd van de overeenkomst een (zeer beperkt) aantal nieuwe scholen aansluit bij Stichting Lucas Onderwijs. De voorwaarden van de overeenkomst zijn tevens van toepassing op deze nieuwe scholen. In het geval een bestaande school wordt afgestoten gedurende de contractperiode, zijn de
vereisten uit de overeenkomst niet meer van kracht op de betreffende school.
De scope van de te verrichten werkzaamheden door inschrijver omvat naast het inrichten en gebruiksklaar maken van het systeem voor Lucas Onderwijs, en het (ondersteunen bij) testen van de functionaliteit voor ingebruikname, ook alle werkzaamheden die nodig zijn voor een volledig werkend systeem en omvat dus ook:
• Het realiseren van de koppelingen in scope,
• Inlezen/ migreren van alle relevante data naar het nieuwe systeem,
• Het door inschrijver zodanig opleiden van medewerkers dat deze de nieuwe applicatie(s) adequaat kunnen gebruiken én functioneel beheren vanaf de eerste dag van operatie, en
• Het verlenen van adequate nazorg gedurende tenminste twee maanden na go-live.
Gegevens worden tijdens de implementatie van de software gemigreerd van de oude naar de nieuwe systemen. De gegevens worden door Lucas Onderwijs aangeleverd vanuit de oude systemen en door inschrijver ingevoerd in de nieuwe systemen. Inschrijver zal met Lucas Onderwijs een migratieplan overeenkomen die de migratie in goede banen leidt. Hierin zal minimaal worden geregeld
• Hoe de vertaling van de gegevens tussen oude en nieuwe gegevens tot stand komt
• De planning voor proefconversies
• De planning voor de definitieve conversie.
Er zal tenminste één succesvolle proefconversie plaatsvinden voor de definitieve conversie plaats kan hebben
De beoogde dienstverlening wordt onderverdeeld in twee percelen:
Perceel 1. Personeel en Financiën, inclusief crediteurenadministratie en factuurverwerking;
Perceel 2. Begroting en forecasting.
De opdrachtwaarde op basis van een totale looptijd van tien jaar bedraagt naar verwachting maximaal €3.900.000,-
exclusief btw. Dit bedrag is inclusief alle opties tot verlenging. Aan deze de opdrachtwaarde kunnen geen rechten worden ontleend. De aanbestedende dienst heeft het voornemen om één overeenkomst af te sluiten per perceel. De overeenkomsten hebben een initiële looptijd van vier jaar. De verwachte ingangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2024 en eindigt van rechtswege op 1 januari 2028, zonder verlenging. De opdrachtgever heeft de mogelijkheid om de overeenkomsten onder dezelfde condities driemaal te verlengen met twee jaar. De aanbestedende dienst volgt een openbare aanbestedingsprocedure. Als criterium voor gunning wordt gehanteerd: de beste prijs-kwaliteitverhouding.
Bron: Tenderned zaterdag 12 november 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/278884