Aanbesteding warme dranken automaten Montferland

De gemeente Montferland wil een opdracht verstrekken voor de levering van automaten voor de warme drankenvoorziening (hierna: koffieautomaten). Er is gekozen voor een Europese openbare aanbesteding, dit conform het inkoopbeleid van de gemeente Montferland.
Het doel van de aanbesteding is het op transparante wijze afsluiten van een overeenkomst tussen aanbestedende partij en inschrijver.

Bij de gemeente Montferland werken momenteel ongeveer 300 medewerkers. De opdracht strekt zich uit over een 5-tal gebouwen te weten:

• – Twee brandweer kazernes: deze zijn in hoofdzaak op de avonden in gebruik, overdag is er een beperkte kantoor functie;
• – Eén gemeentewerf: de bezetting is 30 fte voornamelijk overdag met enkele piekmomenten ’s ochtends voor aanvang van het werk en in demiddagpauze;
• – Eén publieksbalie Gouden Handen: Bezetting voor ca. 10 fte. en publieksfunctie;
• – Eén gemeentehuis met personeelsbezetting van ca 290 fte plus een publieksfunctie. In het gemeentehuis wordt gewerkt volgens het principe van het nieuwe werken.

Op 1 april 2019 loopt het huidige contract met betrekking tot de koffievoorziening ten einde. Dit is voor de gemeente een moment om de koffievoorziening binnen haar organisatie opnieuw aan te besteden.
Het gaat hierbij om koffieautomaten (in tafelmodel), waar in ieder geval de volgende warme dranken uit getapt kunnen worden:

• Reguliere koffie (zwart, met melk, met suiker, met melk en suiker)
• Espresso (zwart, met suiker)
• Cappuccino (met en zonder suiker)
• Café crème
• Café au Lait
• Wiener melange en/of choco-koffie
• Warme chocolademelk en/of cacao
• Heet water
• Koud water (niet bij alle automaten)

Cup a Soup 6-pack display

Drie soorten Cup a Soup:

• Tomaat
• Kip
• Champignon

De opdrachtnemer zal de nieuwe koffiemachines plaatsen in overleg met de huidigeopdrachtnemer. Het overleg moet er toe leiden om de omzetting naar de nieuwe machines naadloos te laten aansluiten. De gemeente zal per 1 juli 2020 het pand Gouden Handen in
’s-Heerenberg verlaten. Het is toegestaan om hier voor deze korte periode een afwijkend toestel te plaatsen. Het mag ook een toestel zijn dat in hergebruik is.

De apparaten dienen Freshbrew koffie te schenken. De duur van het zetten van een kop (zwarte) koffie mag niet langer zijn dan 25 seconden.
In verband met uniformiteit dient op alle plekken in de gemeentelijke gebouwen dezelfde soort koffieautomaat te worden geplaatst. Uit alle automaten moet dezelfde soort/smaak koffie komen.

De gemeente Montferland heeft het convenant “Duurzaam inkopen” van SenterNovem (tegenwoordig: Agentschap.nl) ondertekend. Dit houdt in dat de minimum duurzaamheideisen die gesteld worden aan een aanbesteding voor de koffievoorziening in acht worden genomen. De duurzaamheideisen voor deze aanbesteding koffievoorzieningen hebben betrekking op de automaten en op de geleverde gebruiksmiddelen.
De gemeente hecht er waarde aan dat de geleverde verbruiksartikelen ook duurzaam zijn. Zowel wat betreft milieu als sociale aspecten. Inschrijvers moeten dan ook aangeven hoe zij omgaan met deze duurzaamheidaspecten. Als geleverde gebruiksartikelen voldoen één
van de onderstaande keurmerken, is het niet noodzakelijk om een extra toelichting op duurzaamheid te geven:

• Rainforest Alliance Certified
• UTZ Certified
• Fairtrade
• Europees Keurmerk voor Biologisch

Met de winnende inschrijver zal een 6-jarige overeenkomst worden aangegaan. De ingangsdatum van de overeenkomst is de dag dat de automaten worden geplaatst en in gebruik worden genomen. De overeenkomst loopt van rechtswege af na 6 jaar. Bij afloop van het contract is het mogelijk om met wederzijdse instemming nog 2 keer met 1 jaar te verlengen. Een half jaar voor het einde van de contractperiode zullen opdrachtgever en nemer hierover beslissen.

Bron: Tenderned 2 januari 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/184176