Werkplekhardware Den Haag

De gemeente Den Haag is op zoek naar een reseller ten behoeve van:

• de levering van werkplekapparatuur;
• reparatie van werkplekapparatuur. Dit betreft zowel door de reseller nieuw geleverde apparatuur maar ook apparatuur uit de huidige installed base van de gemeente;
• duurzame afvoer van werkplekapparatuur. Ook hier betreft dit door de reseller geleverde apparatuur maar ook apparatuur uit de huidige installed base.

De opdracht betreft mobiele en vaste apparatuur. Hieronder verstaat de gemeente tenminste, maar niet uitsluitend deze niet-limitatieve lijst van apparatuur: desktops, laptops, thin clients, beeldschermen, 2-in-1 devices, tablets, smartphones, componenten en accessoires zoals port
replicators, docking stations, opladers, screen protectors, hoofdtelefoons, externe opslagapparatuur, grafische kaarten, muizen, toetsenborden.
De gemeente gaat de hardware bestellen via offertetrajecten die de reseller bij meerdere hardwarefabrikanten uit dient te zetten. Daarnaast wil de gemeente een portal voor kleinere bestellingen. Den Haag maakt via het prijzenblad twee prijsafspraken voor een markupfee. Daarnaast plaatst
de gemeente direct een eerste bestelling voor 700 laptops, waarvoor de stad een aparte prijsafspraak maakt.

Een standaard kantoorwerkplek bij de Gemeente Den Haag is nu uitgerust met:

• • Een desktop, ingezet als ‘fat client’ met Windows 7 of 10, een i5 processor of hieraan gelijkwaardig, Small Form Factor, een grafische kaart met mogelijkheid tot 2 beeldschermen;
  
• • Een of twee platte beeldschermen van 24″, 1080 (full HD) resolutie in 16:9 formaat;
  
• • Een toetsenbord, muis en (vaste) netwerkaansluiting

De aanschaf van werkplekapparatuur in de toekomst is afhankelijk van een aantal factoren. Dit hoofdstuk beschrijft de volgens de gemeente relevante factoren om inschrijvers een beeld te geven van de situatie en beeldvorming van de gemeente over de toekomst. Hiermee wil de gemeente aangeven dat de hoeveelheden aan te schaffen apparatuur op dit moment lastig concreet in te schatten zijn, omdat de gemeente een aantal ontwikkelingen doormaakt die gevolgen kunnen hebben voor de aantallen aan te schaffen apparaten. De gemeente heeft de visie dat TPAW (Tijd-, Plaats- en Apparaatonafhankelijk Werken) steeds meer gemeengoed wordt. In een moderne kantooromgeving kan vrij gewerkt worden, op mobiele apparatuur ongeacht de locatie waar men zich bevindt of het tijdstip: in een van de kantoorgebouwen, thuis, of onderweg. Maar toch met een soort thuisbasis (de kantoorlocatie) om elkaar regelmatig te ontmoeten. De gemeente zet ter ondersteuning van TPAW steeds meer in op het grootschalig gebruik van een virtuele desktopomgeving middels server-based VDI (Virtual Desktop Infrastructure). De gemeente verwacht, gebaseerd op eigen ervaring, dat het gebruik van een VDI-oplossing lagere eisen stelt aan het apparaat waarmee een gebruiker werkt: de snelheid die een gebruiker van VDI ervaart wordt grotendeels bepaald door de apparatuur in het datacenter in plaats van de snelheid van het apparaat van de medewerker zelf. Bij het gebruik van VDI verwacht de gemeente de huidige desktops en laptops nog langere tijd te kunnen gebruiken als thin client en vervanging van de huidige  apparatuur te kunnen uitstellen. De gemeente ziet dat veel medewerkers meerdere apparaten tot hun beschikking hebben om werkzaamheden op uit te voeren: naast de vaste desktop hebben sommige medewerkers ook een laptop en/of een tablet en een moderne smartphone die ze naast elkaar gebruiken. De gemeente oriënteert zich op de mogelijkheid om een deel van de vaste werkplekken anders uit te rusten: één scherper en groter beeldscherm, met een docking station. Medewerkers met mobiele apparatuur kunnen dan mobiel werken en naar behoefte plaatsnemen achter een bureau en het mobiele apparaat aansluiten om te werken. Deze afwijking van de huidige standaard inrichting geeft verdere ondersteuning aan TPAW en dringt het aantal apparaten per medewerker terug.

De omvang van de opdracht wordt geschat op 1,5 tot 2 miljoen Euro per jaar. De maximumomvang van de raamovereenkomst bedraagt dan ook 8 miljoen Euro in 4 jaar tijd. De Gemeente Den Haag heeft het recht om bovenop de in de Aanbestedingsstukken vermelde (maximale) hoeveelheden en de daarmee corresponderende prijs maximaal 30% van die hoeveelheid extra af te nemen. De gemeente wil met klem benadrukken dat aan de schattingen geen enkel recht kan worden ontleend en dat de bestellingen kleiner kunnen uitpakken. Aan genoemde (omzet)gegevens kunnen dus geen rechten worden ontleend.  De Raamovereenkomst treedt naar verwachting in werking op 1 september. De Raamovereenkomst heeft een looptijd van 2 jaar en eindigt na verloop van deze looptijd van rechtswege. De overeenkomst kan eenzijdig door de Gemeente Den Haag worden verlengd met een periode van tweemaal 1 jaar.

Bron: Tenderned 15 mei 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/195362;