Software financiële administratie Noordwijk

De gemeente heeft de wens om de interne financiële- en begrotingsprocessen en procedures van de organisatie in te richten conform de wensen van deze tijd en deze te ondersteunen met een modern, efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem dat flexibel en toekomstbestendig is. Het financiële softwaresysteem moet een geïntegreerd geheel zijn van een financiële administratie, budgettering en begroting, vaste activa administratie, verkoop, bestel en inkoop en managementinformatie. De aan te schaffen applicatie dient een SaaS-oplossing te zijn. De gemeente is nadrukkelijk op zoek naar standaardsoftware, zgn. ‘Commercial Off The Shelf’ (COTS). De beantwoording van alle eisen en wensen dient dan ook te zijn gebaseerd op de functionele en technische
eigenschappen die de software “out-of-the-box” vanaf de indieningsdatum van de inschrijving biedt. Maatwerk is niet gewenst.

Wat verstaat Noordwijk  onder een SaaS-applicatie: de SaaS-applicatie is gebaseerd op Webbrowsers (m.a.w. Chrome). Dus niet een op maat gemaakt programma op basis van Java e.d. Noordwijk wil ook niet aan een “hybride oplossing” die een afhankelijkheid heeft aan onze onpremises architectuur of een zogenoemde “lift-and-shift, waarbij onze omgeving letterlijk
via een ander platform wordt ontsloten. Uitzondering hierop is eventueel nog authenticatie via ADFS, maar geen rechtstreekse
koppeling met de on-premises Microsoft Active Directory. Geen programmatuur of services die (binnen onze legacy omgeving) op een on-premises server geïnstalleerd moet staan.
De inschrijvers worden uitgedaagd om hun kennis, ervaring en kunde in te zetten om de implementatiefase op een zo efficiënt en effectief mogelijke wijze vorm te geven. Het systeem moet ingericht en operationeel zijn (livegang) per 1 januari 2023.
Licentiekosten die nodig zijn voor het implementatie proces kunnen in de implementatie kosten worden verwerkt. Technisch beheer is onderdeel van de opdracht. Conversie van gegevens uit het huidige softwarepakket bestaat alleen uit:
• het beginsaldo;
• stamgegevens (crediteuren, debiteuren, investeringen, rekeningschema, openstaande posten);
• alle data die nodig is om te starten met een nieuwe administratie.
Oude data gaat niet over, dit wordt opgelost door middel van een raadpleegprogramma/administratie of het bouwen van een eigen database. Implementatie, training voor alle medewerkers team financiën, de Prestatie Akkoord Verklaarders, budgethouders etc is onderdeel van de opdracht. Consultancy-uren vallen buiten de opdracht, wel zal een tarief voor consultancy worden opgevraagd zodat de gemeente in voorkomende gevallen bekend is met de kosten. Optioneel wordt een bestel module/-administratie uitgevraagd. Het voeren van een urenregistratie behoort niet tot de scope van de opdracht.

Het systeem moet minstens de volgende modules/ functionaliteiten kunnen bieden:
– Grootboek
– Crediteuren
– Debiteuren
– (Meerjaren-) Begroting
– Balans
– Activa
– Verplichtingenadministratie
– Projectadministratie
– Factuurherkenning (e-Verbinding of via SaaS-applicatie van inschrijver)
– E-facturatie
– Verkoopfacturen genereren
– Betalingsverkeer
– Budgetbewaking
– Investeringsbudgetten/ -kredieten
– Module inkoopdocumenten met bijbehorende workflows

Integratie en koppelingen met andere systemen
• Civision Innen (PinkRoccade);
• Lias Enterprise (Inergy B.V.);
• Makelaarssuite (Pinkroccade);
• Grex 10 Basis (begroten) en Grex10 SaaS Grondbedrijf administratie (Sweco);
• Uitvaart Suite Begraafplaatsadministratie (Trobit);
• Motion Pro salarisadministratie (Centric);
• E-facturatie (e-Verbinding);
• Betalen manager kasadministratie gemeentewinkel (JCC);
• Timetell (urenadministratie van Timetell);
• Zaaksysteem (Mintlab)

De gemeente wenst met deze openbare procedure een overeenkomst aan te gaan met één partij voor de levering, implementatie en het gebruik van een financieel administratie softwaresysteem zoals dat is vastgelegd in het PvE en de aanbestedingsdocumentatie. De start van het implementatietraject is voorzien per 1 april 2022. Het implementatietraject dient te zijn afgerond op 30 november 2022 waarna een testperiode wordt gehanteerd van één maand. De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van zes jaar aangevuld met de tijd die nodig is voor de implementatie en de voorbereiding daarop. De gemeente heeft verder de mogelijkheid om de overeenkomst eenzijdig met twee maal twee jaar te verlengen. De geplande aanvangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2023. Gunning vindt plaats aan de inschrijver die niet is uitgesloten wegens het niet voldoen
aan de minimumeisen en de economisch meest voordeligeinschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft ingediend.

Bron: Tenderned zondag 5 december 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/245925