Raadsinformatiesysteem Lisse

In de huidige situatie wordt gebruik gemaakt van de volgende applicaties:

• Agendabeheer (Politiek Portaal)
  
• NotuBox:
• NotuCast Premium video:
• NotuRecord video:
  

De documenten worden op een externe locatie opgeslagen.

In de door de gemeente gewenste situatie krijgt men de beschikking over het gebruik van één geïntegreerd raadsinformatiesysteem met in ieder geval de volgende applicaties: 

• Agendabeheer reguliere vergaderingen commissies en raad: aanmaken openbare en besloten deel van agenda’s; koppeling met vergaderstukken en overige gerelateerde documenten; geïndiceerde zoekfunctie op sprekers, onderwerpen en agendapunten;
• Publicatie van stukken via de website;
• Evenementenkalender: vergaderingen, werkbezoeken, overige bijeenkomsten voor raadsleden en commissieleden en vergaderingen van andere gremia ter informatie.
• Koppeling met JOIN/DECOS ten behoeve van de vorming van bestuurlijke dossiers over (deel)onderwerpen;
• Live uitzenden en terugkijken commissies en raad in beeld en geluid via elk gewenst device en elke gewenste browser;
• Klantenportaal: integratie van de besluitenlijst en de stemming in de vergadering;
• Hosting:
• Archivering: opslaan en overdracht van documenten en audiovisuele verslagen (videotulen) van commissies en raad conform wettelijke vereisten;
• Ondersteuning tweede livestream ten behoeve van flexibel vergaderen van commissies en raad;
• Ondersteuning hybride vergaderen;
• Ondertiteling commissies en raad: voldoen aan de vereisten van toegankelijkheid;
• Digitale leeromgeving Nederlandse Vereniging voor raadsleden.
• Optioneel: digitaal stemmen.

Met de inschrijver worden in een SLA afspraken gemaakt over de kwaliteitseisen die gesteld worden aan de geleverde producten en diensten, de service en support en de gebruiksvriendelijkheid van het raadsinformatiesysteem voor gebruikers en beheerders.

De gemeente wenst een overeenkomst af te sluiten voor het leveren van één integraal
raadsinformatiesysteem met in ieder geval de volgende producten en diensten:
• Agendabeheer reguliere vergaderingen commissies en raad: aanmaken openbare
en besloten deel van agenda’s; koppeling met vergaderstukken en overige
gerelateerde documenten; geïndiceerde zoekfunctie op sprekers, onderwerpen en
agendapunten;
• Evenementenkalender met een koppeling aan outlook;
• Publicatie via website Lisse
• Koppeling van RIS met JOIN/DECOS ten behoeve van de vorming van bestuurlijke dossiers;
• Live uitzenden en kunnen terugkijken van commissies en raad in beeld en geluid: offline en online, vanaf elke device en browser;
• Tweede livestream ten behoeve van flexibel vergaderen;
• Ondertiteling van reguliere vergaderingen van commissies en raad;
• Hosting en archivering.
Een uitgebreide specificatie van de opdracht is omschreven het Programma van Eisen en Wensen.
De gemeente is nadrukkelijk op zoek naar standaardsoftware dat bewezen werkt bij andere gemeenten, ook wel ‘commercial off the shelf’ genoemd en niet naar een nog te ontwikkelen maatwerkoplossing. De beantwoording van de eisen en wensen dient te zijn gebaseerd op de functionele en technische eigenschappen die de software vanaf de indieningsdatum van de inschrijving biedt.

De overeenkomst in deze openbare aanbesteding wordt afgesloten voor een periode van maximaal negen jaar. De beoogde looptijd van de overeenkomst is van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2023 met een optie tot eenzijdige verlenging door de gemeente van zeven keer één jaar. Gunning vindt plaats aan de inschrijver die niet is uitgesloten wegens het niet voldoen aan uitsluitingsgronden en minimumeisen en de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft ingediend. 

NDR. Omdat de redactie van Aanbestedingsnieuws regelmatig raadsvergaderingen bekijkt van de diverse gemeenteraden, we kunnen niet overal acte de presence geven, vallen ons toch wel een aantal zaken in deze “Coronatijd” op. De webcambeelden zijn ronduit slecht. Ondanks dat de meeste gemeente een lokale omroep financieren is men blijkbaar niet op de gedachte gekomen om deze omroep in te schakelen bij het af- en instellen van de webcam. Resultaat is vaak zoals de afbeelding bij dit artikel. Bedroevend slecht en soms lachwekkend. De dame linksboven in de figuur heeft het begrepen en zit voor een goed ingestelde camera. Voor de rest is het alleen een hoofd in de linkerhoek, of alleen een hoofd op een drukke achtergrond, een slechte belichting, wazige achtergrondbeelden. We zetten het nu neer bij deze aanbesteding maar het geldt voor vrijwel iedere raad die meent de burger op deze wijze van informatie te voorzien. Bedenk dat de beelden opvraagbaar blijven tot in de “eeuwigheid”.

Bron: Tenderned 19 april 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/225574