Onderhoud Forum Groningen

De gemeente Groningen heeft het voornemen het multidisciplinair onderhoud voor de gebouwgebonden elementen van het Forum aan te besteden. Dit betreft het preventief onderhoud, het verzorgen van het storingen- en klachtenonderhoud en beheerstaken op basis van prestatieafspraken. De gemeente Groningen heeft ervoor gekozen om de overeenkomst op basis van prestatieverplichting aan te besteden waarmee op output (technische kwaliteit van de elementen en serviceniveau) gestuurd wordt. De gemeente Groningen wil met deze aanbesteding een aantal doelstellingen bereiken:

• De gebouwgebonden elementen functioneren tijdens de contractperiode optimaal.
  
• De samenwerking met de opdrachtgever, haar huurder en de opdrachtnemer leidt tot een verhoging van de effectiviteit en de efficiëntie met betrekking tot het beheer van het gebouw, waarbij korte communicatielijnen noodzakelijk zijn en middels een vast team commitment geborgd is.
  
• Gebruik maken van de kennis en expertise in de markt ten aanzien van innovatie en duurzaamheid.
  

Het Forum omvat onder andere de volgende functies:
+ Horeca inclusief keuken
+ Ontmoetingsruimten
+ Overige ondersteunende ruimtes
+ Kantoor- en vergaderruimten
+ Bioscoop
+ Bibliotheek
+ Museum
+ Expo
+ Technische ruimten
+ Et cetera

De gemeente Groningen heeft met het Forum één kerntaak; passende exploitatie van het object om te kunnen bijdragen aan het primair bedrijfsproces van haar huurder Forum Groningen. De opdrachtnemer is als uitvoerende partij bewust van dit primair bedrijfsproces en handelt hiernaar. De opdrachtnemer inventariseert, legt vast, voert uit, analyseert, verbetert en rapporteert hier eenduidig en objectief over. De opdrachtgever, of een door haar aangesteld persoon of organisatie, treedt op als
regievoerder.

De werkzaamheden voor uitvoering van de opdracht bestaan uit het onderhouden van de gebouwgebonden elementen (multidisciplinair) van het gebouw. Hieronder wordt verstaan:

• Preventief onderhoud
  
• Correctief onderhoud in een 24/7- omgeving
  
• Klachtenonderhoud
  
• Werkzaamheden ten aanzien van wet- en regelgeving
  
• Beheerstaken (bijvoorbeeld Legionella)
  
• Beheerorganisatie zoals;
  

o 24 uurs intake en herstel en afhandeling van storingen.
o Plannen en organiseren van onderhoud (inclusief aansturing derden)
o Contractmanagement (vanuit onderhoudsleverancier)
o Opstellen managementrapportages en bijwonen overlegmomenten met opdrachtgever
o Borgen dat gebouwen voldoen aan wet- en regelgeving
o Bijhouden documenten t.a.v. onderhoud
o Bijhouden gebouwtekeningen en gebouwdossier (verrekening)
o Financiële bewaking
o Advieswerkzaamheden (o.a. inzake duurzaamheid, optimalisering, energiereductie et cetera)
o Het voorbereiden en uitvoeren van onderhoudsactiviteiten
o Opstellen en actualiseren Meerjaren Onderhoudsplan.
o Aanwezigheid van een servicemedewerker (ten minste 4 dagen op doordeweekse dagen); belast met de opvolging van storingen, klachten of andere soortgelijke meldingen. Ook is deze medewerker belast met de operationele uitvoering van de overeenkomst zoals uitvoering geven aan het preventief onderhoud, aanspreekpunt zijn voor het operationeel overleg en dergelijke.

Voor de onderhoudswerkzaamheden aan het gebouw zal een prestatieovereenkomst worden aangegaan voor een initiële periode van twee jaren met de mogelijkheid om te verlengen met vier maal één jaar. In de inschrijvingsfase wordt hierop nader
ingegaan. De niet-openbare aanbestedingsprocedure vangt aan met de selectiefase, waarna de inschrijvingsfase volgt. In de selectiefase wordt een selectie gemaakt van vijf geschikte gegadigden. Deze worden uitgenodigd voor deelname aan de tweede fase, de inschrijvingsfase. Indien er sprake is van minder dan vijf geschikte gegadigden, vervolgt de procedure met dit aantal, tenzij de aanbestedende dienst reden ziet tot stopzetting van de procedure. In de inschrijvingsfase worden de geselecteerde partij(en) uitgenodigd een inschrijving te doen op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Bron: Tenderned zondag 20 maart 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/256304