ICT hardware Stichting Fluvium openbaar onderwijs – Aanbestedingsnieuws

ICT hardware Stichting Fluvium openbaar onderwijs

Illustratie: pixabay.com

Fluvium is een scholenstichting met twintig schoollocaties in verschillende dorpen in de Betuwe. Op onze locaties werken ruim 200 medewerkers die openbaar onderwijs verzorgen aan ongeveer 2200 leerlingen. De scholen van Fluvium zijn een afspiegeling van de dorpen waarin zij staan en hebben elk een authentieke identiteit. De dorpen waren in het verleden als eilanden van elkaar gescheiden, maar werken inmiddels meer en meer samen. Desondanks zijn de verschillen tussen dorpen en scholen groot. In sommige dorpen daalt het aantal leerlingen doordat families naar steden trekken. In andere dorpen is sprake van nieuwbouw, wat zorgt voor instroom en verandering van de dorpscultuur. In weer andere dorpen groeit het reformatorisch en (streng) christelijk onderwijs, waarbij ons openbare onderwijs in een ander daglicht komt te staan. Iedere school heeft dus zijn eigen specifieke behoeften en wensen. Belangrijk voor deze opdracht is dat Fluvium beschikt over een aantal kleine scholen waar zo goed als geen niet-leerkrachten werkzaam zijn en ook de directeur voor de groep kan staan. Hierdoor is het van belang dat bij aflevering van hardware goede afspraken met de locatie worden gemaakt over het moment van, en de wijze waarop, levering moet plaatsvinden. Hetzelfde geldt wanneer sprake is van het verlenen van service, bijvoorbeeld bij een garantie claim.

Scholen bieden een contextrijke omgeving aan waarin leerlingen door middel van onderzoekend leren digitaal geletterd worden. ICT wordt gezien als middel en niet als doel op zich. De afgelopen jaren is het aantal devices per leerling enorm toegenomen. De Corona periode heeft dit proces verder versterkt. Fluvium verwacht dat het aantal devices per leerling niet significant zal gaan toenemen waardoor de stichting komt in de vervangende fase. Afgeschreven devices zullen (veelal) preventief worden vervangen.  Binnen Fluvium heeft iedere locatie een ICT-er welke samen bovenschools een werkgroep vormen. Daarvan is één collega voorzitter en tevens centraal contactpersoon namens de gehele stichting. Alle ICT-er’s waaronder de voorzitter, voeren deze taak part-time uit naast een functie als leerkracht of directeur.

Het is voor opdrachtgever van belang dat bij levering op tijd gegevens worden verstrekt om devices op te kunnen nemen in het netwerk. Dit geldt zowel voor Chromebooks als voor Microsoft producten. Hoe hierin wordt voorzien kunt u benoemen in (één van) de kwaliteitsvragen). Opdrachtgever is vooral ingericht op Google producten en diensten. Het netwerkbeheer wordt uitgevoerd door Cloudwise waarbij gebruik gemaakt wordt van het COOL product. Medewerkers en leerlingen maken voornamelijk gebruik van Chromebooks. Ook zijn er, beperkt, Windows en Apple devices in gebruik. Daarnaast werken een aantal scholen met eigen hardware met Snappet.

De aanbesteding betreft een raamovereenkomst voor levering van;

  • Chromebooks;
  • laptops;
  • desktops;
  • tablets;
  • aanverwante apparatuur als beeldschermen, toetsenborden, dockingstations, etc;
  • groot formaat schermen (touch en non touch);
  • overige front-end ICT hardware.

Levering omvat hierbij de volgende dienstverlening:

  • Opdrachtgever wenst alle gegevens van de leveringen te ontvangen in een overzichtelijk bestand. Hierin moet opgenomen zijn: merk, type, serienummer, MAC adres(sen) en aangebracht kenmerk.
  • Afleveren op locatie; in door Opdrachtgever aan te wijzen ruimte, verwijderen en afvoeren van verpakkingsmateriaal.
  • Het gebruiksklaar leveren van nieuwe laptopkarren.
  • Het kenmerken van apparatuur.
  • Het bieden van service en garantie.

Naast de levering wenst opdrachtgever aanvullende dienstverlening uit (te kunnen) vragen:

  • Het herinstalleren van reeds aangekochte en in gebruik zijnde laptopkarren met nieuwe laders die toebehoren aan de te leveren hardware.

De apparatuur zal met name worden ingezet binnen het primair onderwijs, voor gebruik door leerlingen en voor medewerkers van opdrachtgever. Andere ICT-componenten zoals bijvoorbeeld servers, software, printers, routers, switches, digiborden, touchscreens en andere infrastructurele componenten zijn geen onderdeel van deze aanbesteding. Ook ICT (werkplek)beheer valt buiten de scope van deze aanbesteding. Er is gekozen om voor het leveren van ICT hardware een raamovereenkomst aan te gaan met meerdere partijen om de inkoop van deze productgroep in één keer goed in te richten en te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Opdrachtgever grijpt deze aanbestedingsprocedure aan om de inkoop van ICT hardware te bundelen in twee jaarbestellingen. In de huidige situatie nemen de scholen zelf contact met leverancier(s) op om een bestelling te plaatsen. Hierdoor benutten de scholen de kracht van de stichting niet en laten zij kansen liggen op het verminderen van de inspanning bij zowel de aankoop van hardware als de gebruiksperiode bij service en garantie. Daarnaast wordt de korting die ontstaat bij het plaatsen van een grotere bestelling momenteel niet (ten volle) benut. Opdrachtgever heeft begroot de volgende bedragen te besteden:
2022 € 120.000 (reeds 50.000 besteed)
2023 € 215.000
2024 € 78.000
2025 € 65.000*
2025 betreft een grove schatting vanwege onzekerheden in o.a. toestroom leerlingen en gebruiksduur reeds aanwezige hardware). Aan de bedragen kunnen geen rechten worden ontleend. Vanwege de veranderende markt kan opdrachtgever geen specificatie afgeven van hetgeen afgenomen zal worden.

De te sluiten raamovereenkomst gaat in op het moment van ondertekening door opdrachtgever. De looptijd van de overeenkomst zal twee jaar bedragen, met de mogelijkheid tot tweemaal verlenging van de raamovereenkomst met één jaar. Voor het vergeven van een order (bestelling) vanaf een bedrag van €10.000,- exclusief BTW, zal onder de contractanten een “minicompetitie” worden gehouden. De opdrachtgever zal aan de drie contractanten een offerte-aanvraag doen. Op basis van de door de contractanten ingestuurde offerte zal een gunningsbeslissing worden gemaakt voor de desbetreffende order. De gunningsbeslissing zal worden genomen op basis van de criteria die bij de aanvraag zullen worden medegedeeld. Contractanten hebben vanaf het ontvangen van offerteaanvraag tien werkdagen om een offerte in te dienen. Mocht tijdens de minicompetitie blijken dat alle contractanten niet het gevraagde kunnen leveren dan behoudt de opdrachtgever zich het recht voor dit elders aan te schaffen.

Op basis van de aanbestedingswet 2012 en het inkoopbeleid van opdrachtgever is gekozen een openbare Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De reden daarvoor is de aard en de omvang van de opdracht. Het gunningscriterium voor deze aanbesteding is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Bron: Tenderned donderdag 29 september 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/273660

 

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *