Geïntegreerd HRM-FIN systeem – Veiligheidsregio Zuid-Limburg
Laatst geupdate op april 5, 2023 door redactie
Deze aanbesteding gaat over de aanschaf door Veiligheidsregio Zuid-Limburg (VRZL), of het verwerven van een gebruiksrecht daarop, van een geïntegreerd HRM en Financieel systeem, met optionele onderdelen zoals mobiliteit en strategische personeelsplanning, alsmede magazijnbeheer en logistiek, kernregistratie relaties (incl. functionaliteiten) en rooster
functionaliteit, waardoor de oplossing ook een (klein) ERP systeem kan zijn. VRZL zal als resultaat van deze aanbesteding een contract sluiten met de deelnemer aan wie de opdracht is gegund.
Een geïntegreerd systeem is volgens opdrachtgever een geautomatiseerd systeem waarbij de informatieoverdracht, van welke aard dan ook, tussen de systeemdelen HRM en FIN geheel automatisch plaats vindt door middel van een geautomatiseerde koppeling of anderszins. De geïntegreerde oplossing heeft de onderstaande kenmerken / voordelen voor de VRZL:
– Hergebruik van gegevens
• Het rekeningschema vanuit het Financiële deel van de oplossing is te gebruiken in het P&O deel. Er is dus maar één uniek rekeningschema waarop geboekt kan worden. Dit betekent maar één keer inrichten en onderhouden.
• De organisatie structuur is direct gekoppeld aan het rekeningschema. De salariskosten worden vanuit die structuur op de juiste posten geboekt.
• Met één druk op de knop, na salarisrun worden de loonjournaalposten (na controle door Financiën) verwerkt vanuit het HRM deel in het FIN deel.
• Relevante Bijlagen of opmerkingen zijn zichtbaar op elke plaats in het systeem, waar de betreffende gegevens waarop deze van toepassing, zijn gepresenteerd en gebruikt kunnen worden.
– Gebruiksgemak
• Over de financiële en personele gegevens (HRM) zijn eenvoudig gecombineerde rapportages te maken.
• Er is binnen deze oplossing één ingang beschikbaar voor zowel de HRM als de Financiële processen.
• Voor de eindgebruiker betekent een geïntegreerde oplossing dat de oplossing voelt als een eenheid met gelijk uiterlijk, zelfde bewoording/termen.
-Eenvoud in beheer
• Gebruikers van het systeem worden eenmalig ingevoerd (liefst geautomatiseerd) en zijn voor autorisaties in beide delen (HRM en FIN) te gebruiken. Dus bijvoorbeeld, zowel de workflows van de HRM processen als die van het financiële systeem.
• Er hoeft voor deze oplossing maar één SLA en één verwerkersovereenkomst afgesloten te worden.
Opdrachtgever eist dat het geïntegreerde systeem voor HRM en FIN waarvoor zij opdracht wil verlenen, reeds bij een andere Veiligheidsregio en/of bij een andere decentrale overheid, met succes is geïmplementeerd. Opdrachtgever volgt een Europese
openbare procedure. Opdrachtgever toetst op basis van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).
Bron: Tenderned donderdag 30 maart 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/292954
Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 31 maart 2023