Financieel management en inkoop systeem Amsterdam
De directie Financiële Dienstverlening (FD) van de gemeente Amsterdam heeft de ambitie om de financiële functie toekomstbestendig te maken. Door mee te gaan in de vernieuwing van de digitale wereld vult de directie FD de randvoorwaarden in die nodig zijn om haar dienstverlening aan te laten aansluiten bij de veranderende behoefte van de omgeving, zoals het op ieder gewenst moment beschikbaar maken van actuele informatie en de reductie van de administratieve lasten. Op basis van een martkverkenning en een onderzoek van adviesbureau Gartner zijn de directies Financiële Dienstverlening en Inkoop tot de conclusie gekomen dat het gewenst is om de overstap te maken naar een nieuw Financieel Management Inkoop Systeem (FMIS) en te werken conform marktstandaard processen binnen een SaaS-applicatie op een Cloud platform. De mogelijkheden en voordelen van deze overstap wegen op tegen de ingrijpende technische en procedurele
gevolgen.
In 2010 is het huidige Amsterdams Financiële Systeem (AFS) aangeschaft, bestaande uit Enterprise One van Oracle JD Edwards met aanvullende modules voor de Nederlandse markt en specifiek voor gemeenten, vormgegeven in het ‘Geïntegreerd Financieel Systeem (GFS)’ van CapGemini. Hierbij is destijds gekozen om een aantal processen in andere applicaties onder te
brengen:
o Het begrotings- en verantwoordingsproces in: LIAS;
o Onderbouwing van Reserves en Voorzieningen en opstellen van de verloopstaat (Excel);
o Contractmanagementproces: Topdesk-C (contractbeheer) en verscheidene andere decentrale systemen;
o Managementrapportage vanuit de datawarehouse applicatie: AMI (Amsterdams Management Informatie systeem, de applicatie AMI is niet in scope).
Tussen 2015 en 2017 heeft de doorontwikkeling van de financiële administratie er toe geleid dat de gemeente Amsterdam is gaan werken met één concernadministratie in AFS in plaats van de 44 aparte administraties, waardoor de begroting eenduidiger en de verantwoording eenvoudiger is geworden. Een groot gedeelte van de administratieve werkprocessen is tijdens deze transitie geüniformeerd, waardoor het eenvoudiger is geworden om informatie uit te wisselen met de parallele administraties binnen de Directies. In 2019 is de ambitie uitgesproken om beter aan te sluiten bij de behoeften van de Amsterdamse burgers en bedrijven en de gemeente Amsterdam. Dit heeft geleid tot de ontwikkeling van de ‘Digitale Stad’ en het programma Cijfers met Betekenis, waaronder de huidige beoogde verbetering van de financiële en inkoop processen en -dienstverlening. Daarnaast is er een inkoop-technische aanleiding om de vervanging van het financiële systeem. De aflopende contracttermijnen voor het beheer en onderhoud van AFS en LIAS vormen een aanvullende stimulans om juist nu de vervanging ter hand te nemen en een strakke opleverdatum te stellen.
Mede op basis van de informatie uit de marktconsultatie heeft de gemeente Amsterdam besloten om het nieuwe Financieel Management en Inkoop Systeem (FMIS) in twee aanbestedingen uit te vragen:
1ste: aanbesteding van de software en cloud Platform (SW)
2de: aanbesteding van een implementatie en beheer partner (IBP)
In de voorliggende Software en cloud Platform (SW) aanbesteding worden marktpartijen met kerncompetentie SaaS vendor op het gebied van finance en inkoop op een cloud platform, gevraagd een aanbieding te doen op basis van het Programma van Eisen en Wensen. Na definitieve gunning en keuze voor een SaaS oplossing zal de tweede aanbesteding worden gepubliceerd voor een relatie met een implementatie en beheer partner (IBP) die verantwoordelijk wordt voor de implementatie, de veranderopgave en het beheer van de SaaS oplossing.
Onder het beheer van de SaaS oplossing verstaat de gemeente Amsterdam het waarborgen van de continuiteit conform overeengekomen service levels, de doorontwikkeling van beperkt maatwerk en de governance richting de implementatie en beheer partner alsmede de SaaS vendor gedurende de gehele levensduur van de oplossing.
De gemeente heeft het voornemen om voor deze opdracht een overeenkomst te sluiten met één leverancier. Na het sluiten van de overeenkomst kan de opdrachtgever nadere opdrachten bij leverancier plaatsen onder de in de overeenkomst genoemde voorwaarden. Opdrachten vallend onder de overeenkomst worden per (project)opdracht afgesloten, in de vorm van een addendum waarin vervolgens de wijziging wordt overeengekomen. Opdrachtgever is van plan om een overeenkomst met een initiële looptijd van zes jaar te sluiten met hierin opgenomen een eenzijdige optie tot verlenging van maximaal twee maal
drie jaar. De overeenkomst gaat in op de datum van het ondertekenen van de overeenkomst. Opdrachtgever streeft naar een startdatum voor de implementatiefase van 1 juli 2022 of zoveel eerder als mogelijk, wanneer de opdracht voor de implementatie en beheer partner definitief is gegund. Na het aflopen van de initiële looptijd van zes jaar zal de overeenkomst stilzwijgend worden verlengd, tenzij opdrachtgever drie maanden voor het aflopen van de initiële looptijd, schriftelijk aan leverancier meedeelt de overeenkomst te willen beëindigen. De totale raming van de aanbesteding met een looptijd van twaalf jaar (inclusief verlengingsopties) wordt vastgesteld op €30.000.000,- exclusief BTW. Dit betreft een indicatie. De gemeente heeft ervoor gekozen om de opdracht aan te besteden middels een Europese openbare procedure. Opdrachtgever beoordeelt op het gunningscriterium “beste prijs-kwaliteitsverhouding” (BPKV). Dit gunningscriterium is opgebouwd uit de gewogen score van de kwaliteit en de gewogen prijs.
De gemeenteraden van Amsterdam en Weesp hebben begin 2020 ingestemd met het herindelingsontwerp gemeenten Weesp en Amsterdam. Het is de bedoeling dat met de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022 deze herindeling een feit is en Weesp onderdeel wordt van de gemeente Amsterdam. Daarmee zal de gemeente Weesp ook gebruik maken van de beoogde overeenkomst.
De gemeente schrijft er nog bij dat: Woorden die met een hoofdletter beginnen verwijzen naar een begrip uit het
Begrippenkader (Hoofdstuk 7). NDR: Uiteraard geldt dat niet voor het eerste woord in een zin en de eigennamen.
Bron: Tenderned woensdag 29 december 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/248283