Zaaksysteem SED Organisatie – Aanbestedingsnieuws
KlussenKlussen

Zaaksysteem SED Organisatie

Foto: Pixabay.com

De SED is een ambtelijke fusieorganisatie en werkt voor de besturen van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Het werkgebied ligt aan het IJsselmeer en het Markermeer en is veelzijdig, recreatief en cultuurhistorisch.
De gemeentelijke taken worden onder mandaat vanuit de gemeenten door de SED organisatie uitgevoerd.

Per 31 december 2022 wordt het zaaksysteem van de SED organisatie en de gemeenten Drechterland, Enkhuizen en Stede Broec niet meer ondersteund. Het zaaksysteem wordt ook gebruikt bij het Recreatieschap Westfriesland en Afvalbeheer Westfriesland, waaraan de SED organisatie op een aantal vlakken ondersteuning verleend.

Het huidige zaaksysteem is ook aan het einde van de levenscyclus maar Common Ground is nog niet volwassen genoeg voor ons om in de organisatie mee te werken. De SED organisatie kijkt hierbij ook naar de ontwikkelingen rond zaakgericht werken vanuit de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Dus naast vervanging van het huidige systeem willen we ook kunnen
aansluiten op deze ontwikkelingen. Denk hierbij aan Common Ground. In deze overgangsperiode tussen traditioneel zaakgericht werken en werken volgens Common Ground zoekt de SED organisatie een partner om de dienstverlening rond het zaaksysteem voort te zetten.
De SED is in 2015 gestart met zaakgericht werken en met digitaal werken in een zaaksysteem. In deze periode was het uitgangspunt dat we generiek zouden beginnen met de inrichting maar dat de processen uitgebreider werden ingericht. Archivering verloopt alleen in het zaaksysteem. In de loop van de jaren is dat beeld veranderd. Het koppelen van systemen leverde niet het gewenste resultaat op en back office applicaties werkten meer naar eigen archivering toe waardoor de noodzaak voor een dik ingericht zaaksysteem verdween. Door deze nieuwe inzichten en beleid dat deze inzichten ondersteunt, zijn we nu bezig met een verandering van “alles in het zaaksysteem” naar “in de back office wat kan en in het zaaksysteem waar nodig”.
Alle afdelingen hebben toegang tot het zaaksysteem en slaan hun archiefwaardige documenten daarin op.

Omdat de SED organisatie drie gemeenten bediend, moet er per gemeente een archief gevormd worden. Daarnaast voert de SED werkzaamheden uit voor twee gemeenschappelijke regelingen. Hierdoor worden in het zaaksysteem zes archieven gevormd:
– Gemeente Stede Broec
– Gemeente Enkhuizen
– Gemeente Drechterland
– SED Organisatie
– Recreatieschap Westfriesland
– Afvalbeheer Westfriesland

Op hoofdlijnen vragen wij in deze aanbesteding een oplossing voor:
– Zaaktypeconfiguratie
– Zaakregistratie
– Documentcreatie gekoppeld aan onze eigen sjablonengenerator
– Autorisatie
– Rapportages
– Documentmanagement
– Recordmanagement
– Klantcontactfunctionaliteit
Verder valt ook binnen de scope:

o Proof of Concept vóór definitieve gunning van de Opdracht
o Training van de applicatiebeheerders, Informatiebeheer, KlantContactCentrum medewerkers, medewerkers van de afdelingen en afdelingshoofden
o Ondersteuning bij de implementatie van het zaaksysteem
o Informeren over nieuwe en/ of extra functionaliteiten en innovaties binnen de aangeboden oplossing

Opdrachtgever wil met één opdrachtnemer een overeenkomst sluiten met een looptijd van vier jaar. Opdrachtgever heeft door middel van een optie de mogelijkheid de overeenkomst maximaal twee keer te verlengen met een periode van één jaar.
De ingangsdatum van de overeenkomst is begin april 2022. De einddatum van de overeenkomst is begin april 2026, tenzij een verlengingsoptie wordt ingeroepen. Indien de overeenkomst niet verlengd wordt, of niet meer verlengd kan worden, loopt deze van rechtswege af.
Het plafondbedrag voor deze opdracht voor de totale maximale duur van zes jaar is €650.000, – exclusief btw.

Bron: Tenderned vrijdag 24 december 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/247891

Bol.com AlgemeenBol.com Algemeen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *