E-HRM SAAS oplossing Veiligheidsregio Kennemerland

De Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) bestaat sinds 1 januari 2008. Veiligheidsregio’s zijn verschillend georganiseerd. VRK bestaat uit de onderdelen: Brandweer Kennemerland, GGD Kennemerland, Meldkamer Noord-Holland, het Veiligheidsbureau Kennemerland, GHOR Kennemerland, Veilig thuis Kennemerland en ondersteunende afdelingen in het Facilitair Bedrijf. Er werken totaal ongeveer 800 vaste medewerkers en 300 vrijwilligers. Het bestuur bestaat uit de burgemeesters van de 9 regiogemeenten.

Afdeling P&O
De huidige afdeling P&O is een zelf-organiserend team die verantwoording aflegt aan de directie. P&O ondersteunt bij de totstandkoming van de optimale formatiebezetting en de gewenste ontwikkeling van individu en organisatie om ervoor te zorgen dat organisatiedoelen worden behaald. Medewerkers tonen eigenaarschap en zijn zich bewust van de eigen verantwoordelijkheid voor gezondheid en veiligheid en handelen daarnaar. P&O is zichtbaar en heeft tevreden collega’s (klanten). De bestuurbaarheid van HR-processen is goed en we blijven voor op de golf met ontwikkelingen. Onze systemen sluiten goed op elkaar aan, informatie is actueel en ondersteunen medewerkers en leidinggevende in hun functioneren waarbij P&O desgevraagd faciliteert, initieert adviseert en toetst.
Er zijn drie belangrijke ontwikkelingen voor P&O waar te nemen, dat zijn:
De sterke ontwikkeling van de arbeidsmarkt;
De impact van corona op het dagelijkse werk
De verdere digitalisering van HR-processen cq EHRM.
Op dit moment maakt de afdeling HR gebruik van de volgende softwarepakketten:
Workforce van de leverancier ADP voor respectievelijk Management /Employee Self Service (MSS/ESS) en de verwerking van de Personeelsadministratie, Prisal van de leverancier ADP voor het verwerken en het berekenen van de salarissen,
Werkenbijdevrk.nl en regioflexwerk.nl beide zijn van leverancier The Solutions Factory voor het werven en selecteren van nieuwe medewerkers, Veiligheidspaspoort (VP) van Magenta voor het registeren van de vakbekwaamheid en Inplanning van Intuss voor het registreren van geplande- en gewerkte tijd. ADP ondersteunt VRK in de vorm van salarisdienstverlening met de berekeningen van de salarissen, het bijwerken van software op basis van Wet- en regelgeving (CAO ondersteuning) en de afdrachten naar derden zoals Belastingdienst en Pensioenfonds. Het huidige contract met ADP kent een einddatum per 31 december 2022. Het huidige contract kent geen verlengingsopties en is gezien de contractwaarde aanbestedingsplichtig. VRK is derhalve verplicht om een nieuwe overeenkomst te verwerven met deze Europese Aanbesteding.

Het doel is een E-HRM systeem met bijhorende salarisdienstverlening ter ondersteuning van de werkzaamheden voor de afdeling HR te verwerven. De gewenste HR-processen moeten ondersteund worden door geautomatiseerde werkstromen (workflows) waardoor onnodige administratieve handelingen en inefficiëntie voorkomen worden. Ondersteuning en in positie brengen van managers en medewerkers (de klanten van HR) door het optimaliseren van de HR-dienstverlening is hierbij het uitgangspunt. Er ontstaat dan ruimte voor betere en completere managementinformatie, het vroegtijdig signaleren van vraagstukken en dilemma’s, het faciliteren van de gesprekscyclus en het integreren van het wervingsproces in dit systeem.

De uitkomst van deze aanbesteding dient te resulteren in een overeenkomst voor de levering van de gebruikersrechten voor een E-HRM systeem (in de vorm van een SAAS oplossing) en de bijhorende salarisdienstverlening met één opdrachtnemer. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van vier jaar. De overeenkomst gaat in op naar verwachting in op 1 juli 2022 en eindigt van rechtswege op 30 juni 2026. Pas op het moment dat het E-HRM systeem per 1 januari 2023 in gebruik wordt genomen start de periode waarvoor de verwerkingskosten mogen worden gefactureerd. De aanbestedende dienst heeft de mogelijkheid om de overeenkomst zes keer onder dezelfde voorwaarden te verlengen met een periode van één jaar.

De aanbestedende dienst streeft ernaar de opdracht op 30 juni 2022 (definitief) te hebben gegund. Van de huidige opdrachtnemer en de nieuwe opdrachtnemer wordt verwacht dat zij gedurende de transitieperiode waar nodig samenwerken en zorg dragen voor een onverstoorde dienstverlening/ leveringen aan de aanbestedende dienst. Voor de aanbesteding van de opdracht, hanteert de aanbestedende dienst de Europese openbare aanbestedingsprocedure. Alle Inschrijvingen die niet zijn uitgesloten van de aanbestedingsprocedure en die door de Aanbestedende Dienst geldig zijn bevonden, worden beoordeeld aan de hand van het gunningscriterium: de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Bron: Tenderned zaterdag 5 februari 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/251557