E-depot Den Haag – Aanbestedingsnieuws
KlussenKlussen
Foto: Pixabay.com

De gemeente Den Haag is verplicht om al het duurzaam te bewaren archiefmateriaal in een archiefbewaarplaats te bewaren en te beheren, voor zowel analoog als digitaal materiaal. Vanaf de jaren ’90 werkt de gemeente steeds meer digitaal. Burgers moeten al hun zaken met de overheid vooral digitaal kunnen afhandelen. Veel informatie ontstaat daarom digitaal en moet digitaal worden opgeslagen en beheerd. Het werken met ‘digitaal geboren’ informatie vereist een andere werkwijze en andere kennis dan bij papieren archieven. Om digitale collecties in de toekomst duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen werkt de gemeente aan een nieuwe bewaaromgeving: het e-depot. Een e-depot is een archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet 1995. Daarmee is de beschikking over een e-depot een wettelijke verplichting voor alle overheden. Te bewaren gemeentelijke informatie moet na 20 jaar worden overgebracht naar het gemeentelijk archief, in de nieuwe concept archiefwet
wordt die termijn zelfs teruggebracht naar 10 jaar.

De doelstelling van de opdracht is de realisatie van een e-depot oplossing (standaardoplossing), welke geschikt is voor de toekomstige duurzame opslag van digitale (‘born-digital’) en gedigitaliseerde informatie, waarmee wordt bedoeld het in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie. Deze informatie betreft informatie van de gemeente Den Haag, maar betreft ook overgebrachte of uitgeplaatste informatie van andere (overheids)organisaties, waarvoor de gemeente
Den Haag de zorg draagt. De informatie van deze andere organisaties moet volstrekt gescheiden opgeslagen en beheerd kunnen worden.

Het doel is om te komen tot een overeenkomst met één opdrachtnemer voor het leveren van een SaaS ICT-oplossing/dienst voor een e-depotvoorziening om informatieobjecten duurzaam te kunnen beheren en bewaren. Opdrachtgever wil zelf, zonder tussenkomst van de leverancier, het functioneel beheer (onder functionele beheertaken worden onder andere verstaan: ingests, exports, autorisaties, mutaties gegevens en gebruikers, metadataschema’s) uit kunnen voeren, maar het technisch beheer bij
de leverancier beleggen. De inhoud van de opdracht is nader beschreven in het Programma van Eisen en in de kwalitatieve gunningscriteria. Naast dienstverlening vraagt opdrachtgever aan opdrachtnemer tevens het voorbereiden en uitvoeren
van een implementatie in 2022 inclusief benodigde instructie en begeleiding.

De geschatte benodigde opslagcapaciteit bedraagt in het eerste jaar van de overeenkomst 20 Tb en in het laatste jaar van de overeenkomst 125TB. Opdrachtgever verwacht voor de bewaaromgeving vijf gebruikerslicenties nodig te hebben. Indien
opdrachtnemer calculeert per gebruikerslicentie kan bij de aanbieding rekening worden gehouden met vijf gebruikers. Dit aantal is slechts indicatief en opdrachtgever zal uiteindelijk betalen voor de daadwerkelijk benodigde licenties per jaar. De aanbesteding gaat enkel uit van een bewaaromgeving, waarbij het creëren van informatie-objecten voor duurzame bewaring is inbegrepen, evenals het vervaardigen van objecten voor ter beschikking stelling. Het publiceren zelf, het kunnen raadplegen (raadpleegomgeving) door burgers en het tonen aan burgers is daarmee geen onderdeel van de scope.

Opdrachtgever wenst een overeenkomst aan te gaan met één opdrachtnemer voor een initiële termijn van vier jaar, met een aan opdrachtgever eenzijdig toekomende optie tot verlenging van tweemaal twee jaar. De Gemeente Den Haag heeft gekozen voor een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. Dit betekent dat in principe iedere geïnteresseerde marktpartij een inschrijving kan indienen voor deze opdracht. Indien de gemeente Den Haag overgaat tot gunning van de opdracht, vindt de gunning plaats op grond van de naar het oordeel van de gemeente Den Haag  de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Het gunningscriterium dat daarvoor wordt gebruikt is de beste prijs-kwaliteitsverhouding
(BPKV). 

Bron: Tenderned woensdag 22 december 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/247525

Bol.com AlgemeenBol.com Algemeen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *