Asset management systeem – Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden
Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) is een complete hulpverleningsorganisatie voor Brandweer en Publieke Gezondheid (Ambulancezorg, GGD en de GHOR) voor de vijftien deelnemende gemeenten in de regio Gelderland-Midden. VGGM beschikt over diverse (werk)locaties (zoals kazernes) en maakt gebruik van verschillende materialen en materieel. Vanwege diverse perspectieven (zoals financiën, onderhoud, keuringen, beheer, vervanging en operationele beschikbaarheid) is het wenselijk om al het materieel, materiaal, gebouwen en middelen in één systeem onder te brengen. Het beheer voor al deze onderdelen is van belang voor diverse teams/afdelingen binnen VGGM, zoals de afdelingen Inkoop & Werkplaatsen en Beheer & Logistiek van de Brandweer, Facility en de Ambulancedienst.
Op dit moment maken de verschillende afdelingen binnen VGGM gebruik van TOPdesk. De huidige geïmplementeerde versie van dit systeem ondersteunt niet voldoende de verschillende vragen uit de organisatie. Daarnaast wordt er nu ook veelal gewerkt met Excel overzichten. Dit is geen wenselijke situatie, is foutgevoelig en vergt dubbele registratie. De overeenkomst met TOPdesk eindigt op 1 januari 2024. Als eerste gaan de Brandweer en Facility over naar een nieuw asset management
systeem. Op termijn gaat ook de Ambulancedienst van dezelfde oplossing gebruik maken.
VGGM is op zoek naar een opdrachtnemer die een goed functionerend en gebruiksvriendelijk asset management systeem kan leveren dat voldoet aan de eisen en wensen van VGGM. De opdracht omvat het implementeren, beheren en onderhouden
van een softwarematige oplossing die het beheer van al het materieel en materiaal door VGGM optimaal ondersteunt.
VGGM wenst een asset management systeem aan te schaffen die ten minste de volgende functionaliteiten omvat:
– Gebouwen en middelen beheer (zoals kazernes/werklocaties en inventaris);
– Materieel- en materiaalbeheer (zoals voertuigen en repressieve toebehoren);
– Rapportage en monitoring (met betrekking tot bijv. voortgang, status en keuringen);
– Onderhoudswerkzaamheden (zoals planningen, werkorders, archivering keuring/onderhoud/reparatie werkzaamheden);
– Onderhouds-/keuringagenda (geeft signalen bij toekomstige noodzaak);
– Meldingssysteem voor gebruikers om schades/storingen te rapporteren via een device;
– Toegankelijk op verschillende apparaten middels Single Sign On (SSO);
– Oplossing e/o koppeling met toekomstige RFID tags en RFID scanners.
VGGM eist een goed functionerend en gebruikersvriendelijk asset management systeem waarmee proactief geacteerd kan worden op (her)investeringen en (on)geplande werkzaamheden. Een systeem dat beoogde gebruikers goed ondersteunt om de
noodzakelijke handelingen uit te voeren (zoals het doen van mutaties, uitdraaien van diverse overzichten waarmee processen gestuurd kunnen worden). Het doel is dat binnen de gehele regio uniform wordt gewerkt op het gebied van materieel, materiaal, huisvesting en inventaris. VGGM eist een Asset management systeem dat een nauwkeurig beeld geeft van de (wettelijke) keuringen die, periodiek, uitgevoerd dienen te worden.
Er is gekozen voor een openbare Europese aanbesteding, wat inhoudt dat binnen de aanbesteding het bepalen van de geschiktheid (kwalificatie) van inschrijvers en de gunning in één fase verloopt. De aanbestedende dienst sluit met de geselecteerde opdrachtnemer een overeenkomst. Deze overeenkomst heeft een initiële looptijd van vier jaar kan zes
keer met één jaar worden verlengd. Gunning van de opdracht zal plaatsvinden op basis van het gunningscriterium de “beste
prijs-kwaliteitsverhouding”.
Bron: Tenderned woensdag 3 augustus 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/268904