Aanbesteding vakliteratuur gemeente Haarlemmermeer

De gemeente Haarlemmermeer maakt op het moment gebruik van één ‘intermediair’ voor de levering en beheer van ‘vakliteratuur’ met bijbehorende diensten. Medewerkers bestellen, via het Facility Management Informatie Systeem (FMIS) ‘TOPdesk’, waardoor het goedkeuringsproces via manager (waar nodig) is geborgd. FM-Frontoffice geeft de intermediair opdracht via het web-based (online) bestel- en beheersysteem van de intermediair en monitort de voortgang.

De aanbestedende dienst wil één ‘intermediair’ selecteren voor de uitvoering van het leveren en beheren van ‘vakliteratuur’ met bijbehorende dienstverlening voor de medewerkers van de gemeente. Dit omvat in ieder geval het leveren en beheren van de volgende soorten vakinformatie:
 boeken en ‘E-books’ (in een digitale bibliotheek);
 abonnementen (of licenties) op dag -en weekbladen;
 abonnementen (of licenties) op serie- en vervolgwerken;
 abonnementen (of licenties) op tijdschriften;
 abonnementen (of licenties) op online kennissystemen, databanken en kennisplatforms;
 lidmaatschap vereniging(en) en netwerk(en) (incl. gekoppeld(e) tijdschrift(en));
 abonnementen (of licenties) op vakverenigingen, platforms, chatrooms en contributies.

Het betreft zowel fysieke en digitale versies, in eenmalige vorm of abonnements- / licentievorm, zowel
nationale- als internationale uitgaven. NDR: Waarom is er nog geen abo op Aanbestedingsnieuws? 

De leverancier draagt zorg voor:
 de continuïteit van het abonnement-/licentiebeheer;
 de beperking van de administratieve lasten van de gemeente rondom het beheer;
 een optimale balans in kosten en baten.

De gemeente Haarlemmermeer wenst de medewerkers vakliteratuur als een ‘service’ te bieden, inclusief abonnementen (of licenties), lidmaatschappen op vakverenigingen, platforms, chatrooms, contributies etc. Opdrachtgever heeft de volgende doelstellingen die een belangrijk deel uitmaken van deze aanbesteding:
 Gestandaardiseerde inkoop van vakliteratuur: levering en beheer van allerlei vormen van
vakinformatie dient gemeentebreed op uniforme en gebruiksvriendelijke wijze te verlopen;
 Inzicht en overzicht: het online bestel- en beheersysteem en de rapportages maken het mogelijk om
het (interne) beheer eenvoudig en adequaat uit te voeren;
 Efficiency: er wordt optimaal gebruik gemaakt van volumevoordelen en andere kansen die de markt
biedt om slim in te kopen;
 Aansluiten op klant- en marktontwikkelingen: leverancier heeft een pro-actieve rol in het signaleren van kansen en het zoeken van passende oplossingen.

De gemeente Haarlemmermeer heeft als doelstelling meer digitaal en flexibel te werken. Dat houdt in dat – waar mogelijk- fysieke vakinformatie wordt vervangen door digitale abonnementen en bronnen. Dat betekent ook dat als vakinformatie zowel fysiek als digitaal kan worden aangeboden, de aanbestedende dienst de keuzemogelijkheid voor fysiek, dan wel digitaal behoudt.

De raamovereenkomst heeft een looptijd van twee jaar, waarbij de gemeente de optie heeft de overeenkomst te verlengen met tweemaal één  jaar. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 mei 2023. Het besluit tot al dan niet verlengen is gebaseerd op de kwaliteit van de dienstverlening gedurende de initiële looptijd van de overeenkomst. Mede op basis van historische gegevens bedraagt het te verwachten volume voor deze opdracht circa €60.000,- exclusief BTW per jaar. De economisch meest voordelige inschrijving wordt door de gemeente Haarlemmermeer vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). De gemeente voert bij deze aanbesteding de openbare procedure.

Bron: Tenderned zondag 18 december 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/283044