Aanbesteding busvervoer philharmonie zuidnederland 2020-2024
De philharmonie zuidnederland heeft twee standplaatsen, te weten Eindhoven en Maastricht, zijnde de afzonderlijke percelen in de aanbesteding.
Deze aanbesteding heeft betrekking op de opdracht voor het vervoer van musici en hun instrumenten(koffers) vanuit de twee standplaatsen van philharmonie zuidnederland (i.e. Eindhoven en Maastricht) naar repetities en uitvoeringen. Uitvoeringen vinden plaats zowel door de week als in het weekend. Het betreffen voornamelijk uitvoeringen in Nederland, maar buitenlandse uitvoeringen komen ook voor. Repetities vinden in principe door de week plaats op de twee standplaatsen. Sporadisch wordt elders gerepeteerd. Tevens komt het voor dat voorafgaand aan uitvoeringen op locatie wordt gerepeteerd. Het doel van deze aanbesteding is per perceel een marktpartij te contracteren die met een hoogwaardige dienstverlening tegen marktconforme tarieven op een eenvoudige en toegankelijke wijze busvervoer voor philharmonie zuidnederland-medewerkers mogelijk maakt. In de tweede fase van de aanbestedingsprocedure (de gunningsfase) dienen de geselecteerde gegadigden op basis van de gunningsleidraad een Inschrijving in te dienen.
Het busvervoer bestaat uit ritten:
• met vertrek- en retourplaats Eindhoven; (perceel 1)
• met vertrek- en retourplaats Maastricht (perceel 2)
Vanuit elke standplaats zijn er in principe vier opstaproutes afhankelijk van de geografische uitvoeringsplaats met standaard opstap- en aanrijtijden. De bus rijdt de route zoals door het orkest wordt opgegeven. De planning van de ritten wordt maandelijks afgestemd.
De dienstverlening betreft alle operationele- en administratieve werkzaamheden die nodig zijn voor een correcte uitvoering en afhandeling van de op het busvervoer betrekking hebbende aanvragen/opdrachten, facturering en rapportages. Er is gekozen voor raamovereenkomsten omdat op voorhand niet is aan te geven hoe vaak en op welke momenten behoefte aan busvervoer gedurende de contractperioden zal zijn.
Busvervoer kan plaatsvinden op alle dagen van de week met bussen tot en met 58 personen. De grootte van de bus en de tijden vinden plaats in overleg met de orkestinspectie. Per jaar worden naar schatting vanuit Maastricht en Eindhoven in totaal circa 300 (2018: 340) ritten uitgevoerd
(167 perceel 1 en 173 ritten perceel 2). Het aantal kan jaarlijks wijzigen en de genoemde aantallen zijn indicatief.
De looptijd van de raamovereenkomsten bedraagt één jaar, met als beoogde startdatum 1 september 2020. De raamovereenkomsten zullen voorzien in een eenzijdige optie (geen verplichting) voor philharmonie zuidnederland om de raamovereenkomst drie maal met een periode van één jaar te verlengen. Aangezien op het moment van gunning de subsidiebeschikking(en) 2021-2024 van de Rijksoverheid en provinciale en regionale overheden nog niet definitief zal / zullen zijn vastgesteld, wordt in de Raamoveenkomsten een ontbindende voorwaarde opgenomen met de strekking dat philharmonie zuidnederland de raamovereenkomsten per 31 december 2020 kan ontbinden, indien de subsidiebeschikking(en) 2021-2024 niet worden verleend of ontoereikend is/zijn.
Bron: Tenderned 19 december 2019 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/183509