Zaaksysteem en Document Management Systeem – Waterschap Vallei en Veluwe
Waterschap Vallei en Veluwe wil invulling geven aan de doelstellingen rondom (digitaal) duurzaam informatiebeheer en (zaakgerichte) dienstverlening. Randvoorwaarden voor het behalen van deze doelstelling is het hebben van informatievoorziening die voorziet in de benodigde functionaliteit en optimaal integreert met de al bestaande voorzieningen.
Functionaliteiten waarvoor de applicatie wordt ingezet zijn:
• Aanvragen van producten en diensten
• Beheren van e-formulieren
• Tonen en bijwerken lopende zaken en mijn gegevens
• Beheren van zaken
• Beheren van documenten
• Archiveren van informatieobjecten
• Registeren en delen van zaken
• Registeren en delen van documenten
• Registeren en afhandelen van meldingen openbare ruimte
• Beheren van klantcontacten
• Ondersteuning van projectmatig werken
• Ondersteuning van bestuurlijke besluitvorming
Het nieuwe zaaksysteem dient tenminste te voldoen aan de volgende basisvereisten: dossiervorming, eenduidige relaties, procesinformatie en managementinformatie. Het doel is om met dit aanbestedingstraject één nieuw geïntegreerd zaaksysteem te selecteren dat voldoet aan de eisen en wensen van de gebruikers van Waterschap Vallei en Veluwe. Waterschap Vallei en Veluwe wenst een standaard (geen maatwerk) applicatie te selecteren. Waterschap Vallei en Veluwe vindt de volgende
uitgangspunten van belang:
– Gebruiksvriendelijkheid (intuïtief systeem)
– Goede en uitgebreide zoekfunctie
– Eenduidige informatiehuishouding
– Flexibiliteit met betrekking tot het inrichten en uitvoeren van processen
Bovendien dient het nieuwe systeem goed te integreren te zijn in het ICT-landschap van Waterschap Vallei en Veluwe en is het toekomstbestendig. Waterschap Vallei en Veluwe gaat het systeem niet intern beheren maar extern, bijvoorbeeld op basis van SaaS. De nieuwe applicatie moet platform-, tijd- en plaats- onafhankelijk benaderbaar zijn. Het nieuwe systeem moet compatible zijn met Office 365. In de gewenste situatie zorgt de leverancier voor een zorgvuldige implementatie, waarbij aandacht is voor het opleiden van de gebruikers. Daarnaast is er een visie in ontwikkeling die op termijn uitgaat van een
centraal en generiek DMS voor de gehele organisatie gebaseerd op Microsoft SharePoint.
Waterschap Vallei en Veluwe is voornemens één overeenkomst te sluiten met de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De te sluiten overeenkomst heeft een initiële looptijd van zes jaar en loopt initieel tot 1 april 2029. De Overeenkomst kan tweemaal met vierentwintig maanden verlengd worden.
Bron: Tenderned donderdag 13 oktober 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/275710