Zomerspecial: speltheorie, tijd en inkoop – Aanbestedingsnieuws
KlussenKlussen

Zomerspecial: speltheorie, tijd en inkoop

De inkoper die ik aan de lijn had, zag de bui al hangen. Ze had het zo best mogelijk uitgevraagd maar je weet dat dit niet goed kán aflopen. Er kwam veranderende regelgeving aan, waarschuwden we. En op basis van een nieuwe uitspraak, mocht dat stellen van duurzame criteria allemaal niet meer.  Ja maar, als het allemaal niet mag, bleef er niet veel over van haar duurzame aanbesteding. De regelgeving was uiteindelijk niet het enige dat veranderde. Het hele bestuur veranderde. De organisatie veranderde. De opdracht veranderde. De wensenlijst veranderde. En de bewoners veranderden ook. En het weer sloeg ook nog om.

Als ik het van te voren wist

Tijdreizen is voor economen en juristen bij het opstellen van theoretische kaders erg makkelijk.Voor de inkoper valt het nog niet mee. Inkopers kunnen de tijd niet stil zetten om de meest rechtvaardige en doortimmerde, doelmatige aanbesteding uit te zetten tegen de beste voorwaarden, als de kwaliteit achteraf niet blijkt te voldoen, zodat ze van te voren in de uitvraag kunnen specificeren dat de trein niet in de fik moet vliegen. Jammer dan. “Hire a better lawyer”, zei de meest arrogante van mijn rechtenprofessors, met pretoogjes.

Maar dat jammer dan, huur maar een duurdere advocaat, dat gaat wel ten koste van alle publieke belangen die gemoeid zijn met de inkoop. In dit concrete geval is de situatie er voor alle betrokkenen van leveranciers tot gemeente, maar ook stakeholders van buurtbewoners tot bomen, er slechter op geworden. Niemand is er bij gebaat geweest. Maar het was wel allemaal erg eerlijk en volgens de regels.

Ceteris Paribus

Economisch gezien doe je wetenschappelijke uitspraken op basis van ceteris paribus, bij gelijke omstandigheden en gelijke gevallen. Dan moet er gelijk gehandeld worden. Een van de manieren om die gelijke gevallen gelijk te behandelen, is door de tijd stil te zetten en de bevindingen op t=0 te vergelijken met t=1 .Als een jurist regels maakt, zijn die regels onafhankelijk van de tijd. De regel fluctueert niet mee met de tijd, tussen t=0 en t=1, op basis van contextafhankelijke factoren. De regel is hetzelfde, want regels zijn regels.

Wetgevingsjuristen zijn ook maar mensen, die hebben ook niet alle tijd. Ze kunnen ook niet van tevoren bedenken dat het misgaat bij de thuiszorg en bij de taximarkt. Hoogstens kan het gebeuren, dat het niet duidelijk is hoe t precies moet van te voren, en dat het daarom “wordt overgelaten aan de rechter”, met een open norm. Dat kunnen ze leuk bedenken op een Ministerie of ergens in de EU, maar tegen de tijd dat de rechter bij een thuiszorg-inkoop eraan te pas komt, is het al te laat. Je kan dit probleem oplossen met een commissie, die er van tevoren naar kijkt, maar als die het altijd goed wil doen, kijkt die pas achteraf.

De keuze is dus beperkt:
of je bepaalt het van te voren en je hebt onvoorziene omstandigheden,
of je bepaalt het achteraf maar dan is het te laat om er nog wat aan te doen.
of je bepaalt het ad hoc zoals inkopers dat altijd gedaan hebben, al naar gelang het beste inzicht. Ook dan gaan er dingen mis, maar dan accepteer je dat, omdat de mensen onder je enige vrijheid hebben en dat de mensen in je organisatie ruggegraat nodig hebben. Dat laatste is niet zo veel, want ruggegraat, dat betekent: dat ze niet altijd doen, wat de baas zegt.

Alleen in dat laatste geval geef je ook de verkoper ruimte om met je mee te denken. Je zou het met aanbestedingen bijna vergeten maar een inkoop gaat gepaard met een verkoop. Als een inkoper zich beperkt, geeft dat daarmee automatisch ook een andere onderhandelingsruimte, voor de verkoper, en andersom. De belangen van inkoper en verkoper zijn strategisch interdependent. Het hangt van elkaar af, hoe op elkaar gereageerd gaat worden, hoe men ageert. Dat is waar speltheorie om de hoek komt kijken. Speltheorie is een wiskundige theorie, waarbij belangen die van elkaar afhangen, in kaart worden gebracht zodat duidelijk wordt, welke inzet het meest succesvol gaat zijn, onder gelijkblijvende omstandigheden.

Speltheorie is: 

Speltheorie is een wiskundige analyse van pay offs tussen partijen en is bedacht in de Tweede Wereldoorlog door Oskar Morgenstern en John von Neuman. Door John Nash in de jaren ’50 is daaraan toegevoegd, hoe evenwichten zitten in non-cooperatieve spellen. Dat is later verfijnd en verder uitgebouwd, met talloze voorbeelden van spellen, waarbij evenwichten in kaart worden gebracht. Een voorbeeld van zo’n non-cooperatief spel is het prisoners dilemma.

Op het moment dat je in kaart gaat brengen wat de te verwachten belangen van de spelers (inkoper en verkoper) zijn en wat hun pay offs (voorkeur voor prijs/kwaliteit) zijn, kom je tot de conclusie dat gelijkwaardige partijen soms tot handelingen overgaan, die als ze er met elkaar maar konden overleggen, niet waren gedaan. Je kiest als het ware ervoor, om je eigen staart af te bijten, uit angst voor dat de ander je staart afbijt. Bovendien zijn er spelen waarbij de pay offs zodanig zijn verdeeld, dat er helemaal geen evenwicht uit komt rollen.

In het prisoners-dilemma is een optimale situatie theoretisch bereikbaar, maar niet zonder bemiddeling van een interveniënt, die naleving garandeert. In het spel moeten beide gevangenen dan kiezen om elkaar niet te verklikken. Dat is de situatie waar ze allebei het beste bij zijn gediend, maar het vereist, dat ze dat doen, zonder dat van te voren te weten. Want als een er dat van tevoren weet dat de ander niet verklikt, dan bereikt de hij een betere situatie door wel te verklikken.

Speltheoretisch zijn er dan twee evenwichtige situaties. Een die optimaal is voor de gevangen maar die variant is onbereikbaar zonder overleg en een die suboptimaal is voor de gevangenen en zonder overleg hun noodlot wordt. Daarmee is nog lang niet alles gezegd. Er zijn allerlei filosofische bezwaren tegen in te brengen, met name over de berekenbaarheid van pay-offs in de praktijk. maar daar ga ik u niet mee vermoeien. Daarnaast zijn er nog veel meer spellen getheoretiseerd, waarin de belangenverdeling steeds net tot andere mogelijke evenwichten leidt. Bijvoorbeeld de battle of sexes en de chicken game en het nulsomspel. Het is dus niet gezegd, dat een bepaalde inkoop een prisoners dilemma is.

Wat de pay offs en evenwichten zijn voor je concrete aanbesteding, dat zou je door een wiskundige jurist moeten laten doorrekenen en die zijn er niet zo veel en dat kun je ook niet elke keer doen. Bovendien, en dat is helaas het element tijd weer, je kan dat niet van tevoren foutloos doen. Foutloos kan alleen achteraf. Je weet niet van tevoren wat voor offertes je krijgt op je aanvraag. Je kan wel rekening houden met de verkoper maar dan gaat de verkoper weer rekening houden met dat je rekening met hem houdt en dan wil je daar ook rekening mee kunnen houden.

Noodzaak van overleg

Je móet soms als inkoper wel overleggen. Dat gaat direct gepaard met tijd. Je hebt de tijd niet om oneindig over de toekomst te speculeren voor een inkoop. Dat overleg gaat dan niet per se over de hockeyvereniging maar over wat de leverancier minimaal zal verwachten van jou, opdat je kan bepalen wat je verwacht, van de leverancier. Zodat het voor alle partijen duidelijk is, dat het niet alleen niet in het belang van de inkoper, maar ook niet in het belang is van de verkoper, om te reageren met de goedkoopste opdracht; enkel en alleen om de order binnen te halen.

Daarbij draait het niet alleen cruciaal om vertrouwen van de inkoper en verkoper, maar ook om het vertrouwen in de bemiddelende instantie tussen die partijen en dat is normaal gesproken ook weer de overheid, maar dan de bestuurder in plaats van de inkoper. Vertrouwen kun je wel ten dele uit een onderhandeling halen, of uit past performances, of op basis van een VOG, VGA-certificeringen, de torah, de bijbel, de koran of allerlei andere vertrouwen-wekkende papieren, maar de grondslag van het vertrouwen is het goed gevoel dat je erbij krijgt en het algehele draagvlak van alle partijen en stakeholders.

Dat vertrouwen komt niet uit alleen papier. Onuitgesproken verwachtingen, die voortvloeien uit de aard van het beest, moet je boven water zien te krijgen. Zo weet je wat je eigen pay offs zijn, aan de hand van de ander zijn hypothetische pay offs. Maar dat is achteraf kennis waar je achteraf niet meer zo veel aan hebt. Van tevoren wist je dat niet.  En als je van tevoren wist dat je dat kon weten, dan heb je daar achteraf ook nog steeds niks aan. Dus moet je vertrouwen ergens anders uit halen en de enige manier om ergens vertrouwen aan te ontlenen is een gesprek. Als je dan gewapend met teams juristen en ambtelijke uitvragen de leveranciers benadert, hebben ze niet het idee, dat je hun producten ook wel zou kunnen willen: tijdverspilling. Er zijn ook klanten die hun factuur gewoon betalen zonder e-factuur.

Eigen belang niet werkelijk eigen belang

Het kan dus veel zin hebben voor inkopers om in elk geval enige notie te hebben van speltheorie en de -in elk geval theoretische- mogelijkheid dat het achterna lopen van rationeel eigen belang, als iedereen dat doet, omdat iedereen dat doet, dat niet leidt tot een situatie die werkelijk in je eigen belang is. Dat maakt inzichtelijk waarom onderhandelingen noodzakelijk zijn.

Al doende leert men, dat de informatie ook vanuit leveranciers moet komen, Nu is er gelukkig de marktconsultatie. Marktconsultaties zijn onmisbaar voor dat stukje nieuwe informatie en voortschrijdend inzicht dat nodig is om de deal te sluiten. Zo weten marktpartijen dat de overheid naast de uitvraag ook bijzonder veel waarde kan hechten aan de bomen die er staan, dijken die het houden, het omgevingslawaai, de monumentale waarde van de gebouwen die naast het bospad staan.  Een marktconsultatie is geen beste stok achter de deur, maar helpt ongetwijfeld meer, dan helemaal niet onderhandelen.

Fraai is de procedure van een marktconsultatie nog steeds niet, want het vreet tijd, die je niet altijd hebt bij een inkoop. Zo heeft de inkoper van forensische zorg ook niet eeuwen de tijd om onderzoek te doen naar alternatieven voor het aanbesteden van forensische zorg, hangende de inkoop, liet staatssecretaris Dijkhoff van justitie recent weten.

Spijt is zonde van de tijd

Als een inkoper zeker van zijn zaak is, weet wat hij van de markt kan verwachten en dat zijn eisen realistisch zijn en er niet mee gemarchandeerd wordt, (ceteris paribus) zélfs dan kan het misgaan, doordat er niet wordt onderhandeld.  Terwijl je de ambities hebt om er met die precieze partij uit te komen, en het ene kleine dingetje de énige voorwaarde is waar een succesvolle aanbesteding op afketst. Terwijl je er bijna bent, is het schip in het zicht van de haven gestrand, om de kleinste kleinigheid, waar je best mee had kunnen leven, als je t maar van tevoren wist, maar ja dat wist je niet. Jammer joh.

De huidige ijsbeer-houding is dan: “Jammer jôh, stuur nu maar al je leveranciers maar naar het UWV, ontsla de inkoper en hire a better lawyer”. Die houding komt voort uit de adviseursrancune: je wist het van tevoren, je zei het en je werd ontslagen toen je waarschuwde, achteraf krijgt de messenger alle schuld op zich terwijl die er niets aan kon doen en het nog zo zei. Voor het tonen van ruggegraat krijg je stank voor dank en achteraf gelijk, als het al te laat is.”

Na de regen komt weer zonneschijn ©ZaZ 2017

Zie je nou wel, is een van de minst geliefde inkoopmethodieken, die toch nog steeds erg vaak wordt toegepast. Dat is direct het gevolg van tijd. Tegen de tijd dat iedereen de inkoper zijn problemen snapt, is de Fyra al gekocht. Van tevoren zeggen dat blijkens de inschrijvingen onder de huidige omstandigheden het product wel of niet ingekocht kan worden, helpt alleen, als er iemand luistert.

Achteraf niet de ijsbeer uithangen is zo lastig, omdat je dan al ontslagen bent en moet leven van zelf gevangen rauwe jonge zeehondjes in plaats van gewoon brood op de plank. Als waarschuwer kun je mensen hoogstens aanmoedigen in het diepe gat van vertrouwen te springen, en dan waarschuwen, dat vertrouwen extra geld, tijd en energie kost, waar dat ook in gaat zitten, of het nu gaat om de Fyra, de inkoper, de Minister van de inkoper, of de dure advocaat.

Vertrouwen kost tijd

En dan kijken we gek op dat er zo weinig vertrouwen is in de markt. We doen het allemaal onszelf aan. Vertrouwen moet je geven én nemen. Vinger aan de pols, overleg met elkaar en duidelijke verwachtingen over en weer. Overleg dus. En dat moet dan wel kunnen. Verkopers gaan niet vrijelijk overleggen met onbenaderbare inkoopafdelingen die alleen terugpraten in marktconsultaties en aankondigingen. Ze kennen elkaar door en door, en roddelen met elkaar in louche inkopersclubjes op al die aanbestedingsfora over wat voor producten jij verkoopt. Daar ga je niet al je bedrijfsgeheimen aan verkopen, als ze die daarna als uitvraag op TenderNed zetten.

Overleg moet net als inkoop ook van twee kanten komen. Als je in je eentje aan de onderhandelingstafel zit, gebeurt er niet veel. Als adviseur geef ik mijn cliënten dan ook graag de tijd die ervoor nodig is om te snappen dat ze me niet willen, omdat ze me heel hard nodig hebben. De liefde moet van twee kanten komen. Daarbij word ik dan gehinderd door de aanbestedingswet die verkopers laat afwachten met de klant te paaien tot dat de inkoper gepaaid wil worden. Bovendien mag de inkoper alleen gepaaid worden met een tender-inschrijving. Twee navigatie-cd’s zijn al te veel. Hoe langer de inkoper wacht, hoe minder de verkoper over heeft, om mee te paaien. Hoe succesvoller de inkoper inkoopt, hooe minder er valt in te kopen.

Om de verkopers vertrouwen te kunnen gunnen, moeten bestuurders dus de inkopers de vrijheid gunnen en de inkopers moeten de verkopers de mogelijkheid gunnen om te verkopen en te overtuigen. In een economische recessie gunt niemand meer iets. Het getuigt van een hardvochtigheid die ons onze bomen, thuiszorg, ambulancewagens en gemeentelijke zwembaden verkwanselt, voor een gelijke kans tussen ondernemers. Dat kan toch niet? Er is toch niet zo weinig draagvlak in Nederland voor ander publiek belang dan succesvol inkopen?

mr.drs. S.M. Ploeg

aanbestedingsjurist/filosoof
geen rechtsfilosoof

(Lucas 17:11-19)

https://www.cobouw.nl/bouwbreed/artikel/2016/12/je-kunt-het-niet-altijd-zo-krijgen-als-je-het-hebben-wilt-101247694

Je kan niet eerlijk kiezen: 13 redenen waarom Aanbestedingsrecht nooit gaat werken

Bol.com AlgemeenBol.com Algemeen

7 thoughts on “Zomerspecial: speltheorie, tijd en inkoop

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *