West-Brabantse gemeenten zoeken personeelsinformatie- en salarissysteem
De aanbestedende dienst bestaat uit de organisaties Belastingsamenwerking West-Brabant, gemeente Bergen op Zoom, gemeente Drimmelen, gemeente Etten-Leur, gemeente Geertruidenberg, gemeente Halderberge, gemeente Moerdijk, gemeente Roosendaal, gemeente Rucphen, gemeente Steenbergen. Op 1 januari 2016 is er een contract tussen veertien West-Brabantse gemeenten en het huidige personeelsinformatie-/salarissysteem Workforce van ADP gesloten. Omdat ADP de functionaliteiten voor gemeentelijke organisaties vanaf 2028 niet meer ondersteunt en het huidige contract met ADP op 31 december 2025 afloopt, is de aanbestedende dienst op zoek naar een nieuwe partij die helpt bij de inrichting en implementatie van een gezamenlijk salaris- en personeelsinformatiesysteem en die tevens de hosting van dit systeem gaat verzorgen. Dit systeem moet bijdragen aan de continuering van de eerder vastgestelde samenwerkingsdoelstellingen: de 3 K’s (Kwaliteit
optimaliseren en Kwetsbaarheid & Kosten reduceren). Om te komen tot het gewenste eindresultaat zijn de volgende uitgangspunten bepaald:
• De levering van de dienstverlening blijft te allen tijde gecontinueerd;
• Met de aanschaf van het nieuwe systeem ontstaat een kwaliteitsimpuls door het gebruik van nieuwe technieken en vernieuwde procesafspraken;
• De schaalgrootte van het samenwerkingsverband heeft bij de aanbesteding een gunstig prijseffect in aanschaf en beheer tot gevolg;
• Kwetsbaarheden in de bedrijfsvoering worden verminderd;
• De onderlinge samenwerking wordt positief beïnvloed.
De afgelopen jaren is er door de aanbestedende dienst onderling steeds meer samengewerkt door de
salarisadministratieafdelingen. Deze samenwerking is momenteel vormgegeven door medewerkers te autoriseren voor een andere organisatie, zodat vanaf de eigen werkplek de andere organisatie kan worden ondersteund op het gebied van salarisadministratie. Daarnaast wordt het functioneel beheer regionaal uitgevoerd. Ondanks dat de aanbestedende dienst onderling steeds nauwer samenwerkt, zijn de deelnemende organisaties ook nog steeds autonoom. Dit betekent dat iedere gemeente en organisatie naast de bepalingen vanuit de CAO Gemeenten en/of CAO SGO ook nog eigen secundaire arbeidsvoorwaarden heeft. Deze worden (voorlopig) niet geüniformeerd. Daarnaast wordt de salarisadministratie niet alleen voor de eigen medewerkers uitgevoerd, maar ook voor andere organisaties binnen de regio. Dit varieert van werkgevers die zijn gevormd op basis van een Gemeenschappelijke Regeling (GR) tot werkgevers die “gemeente-volgend” zijn voor wat betreft de salaristabellen, maar verder een eigen rechtspositie kennen (en dus ook niet ABP-deelnemer zijn).
Voor medewerkers van een GR vindt de verloning wel conform de CAO SGO plaats en zij kennen net als een gemeente, eigen secundaire arbeidsvoorwaarden. Al deze verschillende arbeidsvoorwaarden dienen binnen het systeem mogelijk te zijn.
De opdracht betreft een meerjarenovereenkomst. De opdracht wordt vastgelegd in een individuele overeenkomst tussen elke organisatie die deel uitmaakt van de aanbestedende dienst, als afzonderlijke opdrachtgever, en de opdrachtnemer. De overeenkomsten zijn identiek aan elkaar. Een concept overeenkomst is toegevoegd aan de aanbestedingsdocumenten. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2025. In het jaar 2025 is er sprake van implementatie en kunnen de implementatiekosten in rekening worden gebracht. Vanaf 1januari 2026 dient de ICT-prestatie live te zijn (fatale termijn) en kunnen de jaarlijkse periodieke kosten gefactureerd worden. De overeenkomst heeft een vaste looptijd van vier jaar. De overeenkomst kan vier keer worden verlengd voor de duur van twee jaar. Aanbesteder volgt met deze aanbesteding de openbare procedure.
Bron: Tenderned woensdag 12 juni 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/339091
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 13 juni 2024