Werkplek hardware & mobiele telefoon VR Utrecht

De huidige hardware op de werkplekken van de Veiligheidsregio Utrecht is verouderd. De kans op uitval wordt groter en de capaciteit van deze oplossing is beperkt ten opzichte van nieuwere hardware en standaarden. De huidige windows versie is op veel devices verouderd en wordt niet meer ondersteund na 14 oktober 2025 door Microsoft. Daarnaast is er nu te veel verschillende hardware in omloop en het beheer arbeidsintensief.
De VRU maakt gebruik van een Microsoft omgeving (M365) en de huidige applicaties zijn ook daarop ingericht. Op dit moment worden de images on-site zelf door de VRU ingespoeld, alvorens uitgifte. Alle hardware is verspreid over verschillende locaties. t.w. ca. 75 locaties. (Brandweerkazernes en
kantoren). Alle hardware komt nu op één locatie binnen en vanuit daar verder uitgegeven. Op dit moment heeft de VRU een raamovereenkomst voor drie vastgestelde modellen mobiele telefoons met één aanbieder. Deze overeenkomst biedt te weinig flexibiliteit om in te gaan op ontwikkelingen in de markt, zowel op technisch gebied als op prijs. Samsung Knox is een beveiligingsplatform dat is ingebouwd in Samsung-apparaten, ontworpen om zowel persoonlijke als zakelijke gegevens te beschermen. Het biedt een veilige omgeving voor apps en gegevens, voor ons en onze gebruikers hun apparaten kunnen beheren en beveiligen tegen bedreigingen. Ons Knox systeem bestaat uit volgende oplossingen:
• Knox Suite: Een pakket met tools voor apparaatbeheer en beveiliging.
• Knox Mobile Enrollment: Voor het eenvoudig registreren van meerdere apparaten tegelijk.
• Knox Manage: Een platform voor het beheren van zakelijke apparaten.
• Knox E-FOTA: Voor gecontroleerde firmware-updates.

De uitgifte van de mobiele telefoons gebeurt op eenzelfde wijze als de hardware. Alle units komen centraal binnen en worden vanuit daar uitgegeven.

De aanbestedende dienst wenst een raamovereenkomst af te sluiten met een opdrachtnemer die werkplek hardware en mobiele telefoons kan leveren. De opdracht wordt ingedeeld in twee percelen, namelijk werkplek hardware (perceel 1) en mobiele telefoons (perceel 2).
De VRU heeft ervoor gekozen om werkplek hardware en mobiele telefoons in twee percelen aan te besteden om hiermee maximale mededinging en concurrentiestelling te bewerkstelliging. Een leverancier mag voor beide percelen inschrijven.

De eerste batch van de werkplek hardware ( Perceel 1) dient geleverd te worden voor 15 September 2025 en mag in deelleveringen plaatsvinden. Dit omdat Windows 10 end of life is en wij als instantie over moeten naar Windows 11 om te kunnen voldoen aan de veiligheidseisen. De volgende hardware wil de VRU afnemen:
– Configuratie 1 (landingsplaats)
Een 27 inch beeldscherm met geïntegreerde docking , camera, microfoon en luidsprekers. Een tweede 27 inch beeldscherm via daisy-chaining aangesloten op het scherm met geintegreerde docking functionaliteit aangesloten. In samenwerking met een laptop, of tablet via het docking aangesloten. Het scherm met geintegreerde docking functionaliteit moet AUTO KVM SWITCHING ondersteunen.
– Configuratie 2 (werkplek i.c.m. landingsplaats)
Een 27 inch beeldscherm met geïntegreerde docking , camera, microfoon en luidsprekers. Een tweede 27 inch beeldscherm via daisy-chaining aangesloten op het scherm met geintegreerde dockingfunctionaliteit aangesloten en een desktop pc. In samenwerking met een laptop, of tablet via het docking aangesloten. Het scherm met geintegreerde dockingfunctionaliteit moet AUTO KVM SWITCHING ondersteunen.
– Configuratie 3 (Laptop)
• Laptops 14” en 16”
– Configuratie 4 (Tablet PC)
• Tablet PC (Rugged Devices)
– Specials
De aanbieder kan in overleg met opdrachtgever afwijkende hardware leveren wegens arbo technisch advies of speciale toepassingen die gewenst zijn in de organisatie. Alle hardware kan naar één locatie worden gezonden en vanuit daar distribueert de VRU zelf. De VRU wilt dat de werkplek hardware ingespoeld wordt van een door de VRU aangeleverde image samen met de levering hiervan. Zodat de VRU de ontvangen laptops ook direct kan gaan uitleveren aan de medewerkers, zonder iedere laptop eerst te moeten uitpakken en configureren.

Hoofddoel van de aanschaf van mobiele toestellen (Perceel 2) voor de VRU is het faciliteren van de bereikbaarheid van haar medewerkers waarbij het veilig gebruik van apps op de toestellen zo veel mogelijk is geborgd. VRU wenst mobiele telefoons inclusief accessoires aan te schaffen. Naast de aanschaf van de end-user devices en accessoires wordt aanvullend het volgende uitgevraagd:
• Webportal voor plaatsen van bestellingen;
• EA Raamovereenkomst levering mobiele telefoons
• Aanleveren van CMDB gegevens per toestel per bestelling (zie Programma van Eisen) Afhandelen garantie-werkzaamheden bij defecten;
• Reparatie en/of afhandelen van reparatieverzoeken buiten garantie;
Voor het eerste jaar verwacht de VRU 840 mobiele telefoons. Dit betreft slechts een indicatie en kan geen rechten aan ontleend worden.

De initiele duur van de raamovereenkomsten voor perceel 1 en 2 bedragen twee  jaar. Veiligheidsregio Utrecht heeft een mogelijkheid deze raamovereenkomsten tweemaal met één jaar te verlengen.

Bron: Tenderned donderdag 5 juni 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/381332

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 6 juni 2025