Werkorganisatie Druten Wijchen zoekt een aanbieder die een zaaksysteem kan leveren
De Werkorganisatie Druten Wijchen (WDW) wil een nieuwe oplossing aanbesteden voor een all-in-one zaaksysteem. Dit nieuwe zaaksysteem gaat het huidige zaaksysteem met al zijn koppelingen vervangen. Met het nieuwe zaaksysteem wil de WDW weer toekomstbestendig zijn en gebruikmaken van de nieuwste standaarden en technologieën en mogelijkheden. We willen aan de wensen van onze inwoners en bedrijven voldoen, en veilig via verschillende kanalen met hen kunnen communiceren. En omdat momenteel onze informatie niet altijd compleet en eenduidig is opgeslagen willen we ook de informatiehuishouding verbeteren. Dit willen we bereiken door het ‘werken vanuit de zaak’ te stimuleren, en van daaruit ook alle communicatie met onze inwoners te organiseren.
De WDW wil binnen de domeinen digitaal en zaakgericht werken met behulp van de kernapplicaties, zoals OpenWave (fysiek domein), de Suite4SD (sociaal domein) en i-Burgerzaken (Burgerzaken). Deze kernapplicaties blijven dus bestaan naast het zaaksysteem en dienen hoogwaardig gekoppeld te worden aan het zaaksysteem, zodat dossiervorming en archiefbeheer centraal plaatsvindt in het zaaksysteem. Daarnaast wil de WDW het zaaksysteem inzetten als generiek processysteem voor zaakgericht werken voor de overige processen, en ziet zij het zaaksysteem als kans om kleinere applicaties op termijn uit te faseren en de processen met het zaaksysteem uit te gaan voeren.
Het zaaksysteem ondersteunt tevens het KCC in hun werk; Zij kunnen makkelijk en snel klantcontacten vastleggen en hebben inzicht in (bijna) alles wat speelt in de organisatie via een kennisbank, en wat speelt rondom een klant. Het zaaksysteem draagt bij aan de ontwikkeling om op termijn 80% van de meest gestelde vragen door het KCC af te handelen. Producten en diensten kunnen, indien dit meerwaarde oplevert voor de klant, digitaal aangevraagd worden via de website van de gemeenten Druten en Wijchen en komen direct als zaak in het zaaksysteem (bij de juiste vakgroep terecht). Daarnaast ondersteunt het zaaksysteem de Agenda Dienstverlening, waarbij de interactie met de inwoners centraal staat. Via de Persoonlijke Internet Pagina (PIP) of MijnOmgeving volgt de klant de voortgang van zijn zaak en kan eventueel zelf documenten toevoegen en inzien. Ongeacht welk kanaal wordt gebruikt voor de communicatie met onze inwoners, is er een deugdelijke verzendadministratie in het zaaksysteem vastgelegd.
De WDW ziet zaakgericht werken en de inzet van een zaaksysteem als een belangrijk middel om medewerkers meer overzicht te geven op hun eigen werk en dat van hun collega’s. Zij kunnen integraal, eenduidig en klantgericht samenwerken met de zaak als middelpunt, en werken voortaan ‘vanuit de zaak’. Alle dossiers (en het archief) zijn digitaal beschikbaar, waarmee het plaats- en tijdonafhankelijk werken wordt ondersteund, maar er ook uniform en transparant met de klant wordt gecommuniceerd.
De technische implementatie start uiterlijk op 1 juli 2026. Aansluitend of parallel daaraan start de inrichting van het zaaksysteem. De livegang van het systeem is gepland in maart 2027. De migratie van de lopende zaken dient afgerond te zijn op het moment van livegang. De migratie van afgesloten zaken dient vervolgens binnen één maand na livegang te zijn afgerond.
De te sluiten overeenkomst bestaat uit de implementatieperiode en de beheerperiode. De implementatieperiode start na ondertekening van de overeenkomst door beide partijen en eindigt na acceptatie van de implementatie waarna de beheerperiode aanvangt. De contractduur is vastgesteld op vier jaar met drie keer een optie tot verlengen van twee jaar per verlenging. In de overeenkomst wordt aan de hand van een Service Level Agreement (SLA) aandacht besteed aan de wijze waarop wordt omgegaan met onderhoud, updates en upgrades.
Bron: Tenderned woensdag 4 maart 2026 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/414248
Aanbestedingsnieuws 11e jaargang editie 5 maart 2026
