Verzorging restauratieve voorzieningen provincie Flevoland

De aanleiding voor deze aanbesteding is dat de overeenkomst met de huidige opdrachtnemer verloopt op 15 oktober 2025. Met deze aanbesteding wenst opdrachtgever dat per 15 oktober 2025 een nieuwe overeenkomst geïmplementeerd is. Bij de provincie werken ruim 610 medewerkers, aangevuld met stagiaires en externe inhuur. In het provinciehuis zijn dagelijks gemiddeld circa 440 personen aanwezig (exclusief externe huurders en bezoekers) met een piek op dinsdag en donderdag. De provincie Flevoland is een organisatie in ontwikkeling en het aantal medewerkers kan fluctueren gedurende de contractperiode. De organisatie richt zich op het ontwikkelen en uitvoeren van beleid en het personeelsbestand bestaat voornamelijk uit mensen met WO/HBO en MBO-achtergrond.

De eerste en tweede etage zuid van het provinciehuis zijn aan de Omgevingsdienst Flevoland, Gooi en Vechtstreek (OFGV), hier zijn ongeveer 220 personen werkzaam. De derde etage zuid is verhuurd aan twee verschillende huurders, namelijk Visit Flevoland, waar ongeveer 6 personen werkzaam zijn en Flever waar ongeveer 40 personen werkzaam zijn. Alle externe huurders kunnen, tegen gelijkwaardige voorwaarden als de medewerkers van de provincie, gebruik maken van het bedrijfsrestaurant, banquetingservice en vergaderzalen in het provinciehuis.

De vergadervoorzieningen worden benut door medewerkers en diverse gasten. Vanuit de gedachte van ‘One FM’ zijn alle facilitaire medewerkers (in de catering, bodediensten, receptie en schoonmaak) samen verantwoordelijk voor een gastvrij ontvangst van alle bezoekers en het representatief houden van het vergadercentrum en de zalen. Cateringmedewerkers verzorgen de restauratieve voorzieningen op de diverse vergaderlocaties, d.w.z. het klaarzetten, opruimen en schoonmaken van buffetten, bestek, glaswerk, porselein e.d. Bij evenementen verzorgen bodes het klaarzetten van sta/diner tafels, podia, stoelen, etc..

De aanbesteding betreft de volgende restauratieve diensten:

• De verzorging van het restaurant
• Exploiteren van koffie via het Trefpunt
• De verzorging van directieservice
• Aanbod zoals omschreven in banquetingmap
• De verzorging van catering t.b.v. Statenvergaderingen
• De verzorging van catering t.b.v. commissievergaderingen

Indien opportuun, is het mogelijk dat de scope gedurende het nieuwe contract uitgebreid wordt met:

• Verzorgen van cateringdienstverlening in het ProefLokaal Flevoland
• Verzorgen van dienstverlening in de (nieuwe) koffiecorner in de centrale hal
• De verstrekking van vending machines voor artikelen zoals vruchtensappen, gezonde snacks met een eerlijk, duurzaam en gezonder assortiment.

De volgende diensten vallen buiten de scope van de aanbesteding:

• Maatwerk banqueting evenementen (ongeveer 10 per jaar), zoals onder andere de aangeklede kerstlunch voor 450 personen en exclusieve/representatieve bijeenkomsten;
• De verstrekking van koffie en thee via koffieautomaten.

In het Programma van Eisen staan de eisen waaraan opdrachtnemer gehouden is bij de uitvoering van de opdracht. Inschrijvers dienen hieraan, op straffe van uitsluiting te voldoen op het moment van inschrijven. Indien er sprake is van een eis waaraan dient te worden voldaan op het moment van aanvang van de uitvoering is dit expliciet opgenomen in het Programma van Eisen.

Er is sprake van een overeenkomst met een initiële looptijd van zestig maanden. Na het verstrijken van de initiële looptijd heeft de aanbestedende dienst de mogelijkheid de overeenkomst tweemaal tegen dezelfde voorwaarden eenzijdig te verlengen voor een periode van telkens twaalf maanden.

De aanbestedende dienst wil Inschrijvers zoveel mogelijk gelegenheid geven zich optimaal te informeren over de opdracht en de procedure. Daarom maakt een schouw onderdeel uit van deze aanbesteding. De schouw heeft als doel om inschrijvers inzicht te geven in de opdracht. Tijdens de schouw worden geen vragen beantwoord. Eventuele vragen kunnen tijdens de vragenronde (Nota van inlichtingen) worden gesteld. De bijeenkomst vindt plaats op 2 april 2025 11:00 en zal ca. 1.5 uur duren. Inschrijvers zijn van harte welkom op het volgende adres: Visarenddreef 1, 8232 PH Lelystad. Parkeerruimte bij de het provinciehuis is (zeer) beperkt. Echter, er is in de directe omgeving voldoende (betaalde) parkeergelegenheid aanwezig. De locatie is ook uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer. Indien u aanwezig wilt zijn, dient u zich om praktische redenen uiterlijk 2 werkdag(en) van tevoren aan te melden door via het aanbestedingsplatform een bericht te sturen naar het contactpunt van deze aanbesteding, onder vermelding van ‘Aanmelding schouw’. In uw bericht zet u de naam van de onderneming, de naam(namen) van de deelnemers, het 06 nummer en het email adres van de personen die aanwezig zullen zijn. Er kunnen zich maximaal twee personen per onderneming aanmelden. Personen dienen zich bij de receptie op eerste verzoek te kunnen legitimeren met een geldig rijbewijs, paspoort of identiteitskaart.

NDR. LET OP! Dit betekent dat u nog vandaag( 31 maart 2025)  vóór 12 uur moet  aanmelden.

Bron: Tenderned vrijdag 28 maart 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/372527

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 31 maart 2025