Vervanging uitgaand subsidiesysteem Eindhoven

Het doel van deze openbare aanbesteding van gemeente Eindhoven is haar gebruikers te faciliteren met een passend en gebruiksvriendelijk systeem voor uitgaande subsidieverlening en een probleemloze gebruiksperiode. Het systeem biedt de mogelijkheid om alle benoemde processen met betrekking tot het verstrekken van subsidies uit te voeren. Naast het realiseren van een vereenvoudiging van de werkprocessen dient het systeem bij te dragen aan optimale gebruiksvriendelijkheid en efficiënte verwerking van uitgaande subsidies. Om dit doel te bereiken wil de gemeente komen tot een overeenkomst met één ) leverancier met de beste prijs-kwaliteitsverhouding. De driedaagse werkweek en BKPV hoe schrijf je dat uit?

De Aanbestedende dienst heeft voorafgaand aan deze aanbesteding reeds een marktconsultatie uitgevoerd op TenderNed.
Het doel van de ze marktconsultatie was het verkrijgen van inzicht in;
• De geïnteresseerde marktpartijen die de bovenstaande dienstverleningen geheel of gedeeltelijk door synergetische voordelen kunnen opleveren
• Mogelijke innovatieve, efficiënte en / of kostenbesparende oplossingen vanuit de markt
• De stand van zaken bij diverse leveranciers om de benodigde technische oplossing te leveren
• De aanwezige risico’s
• Inzicht in de investeringskosten voor de betreffende dienstverleningen en de verwachten lopende kosten

Het algemeen verslag van de marktconsultatie is toegevoegd aan de aanbestedingsdocumenten. Zie ook: Marktconsultatie vervanging uitgaand subsidiesysteem Eindhoven. De gemeente Eindhoven zoekt in deze aanbesteding de balans tussen functionaliteit /kwaliteit en kosten en verwacht van de te selecteren leverancier dat deze proactief meedenkt en -werkt aan de invulling hiervan. De leverancier dient de volgende prestatie te leveren:
– het ter beschikking stellen van een systeem voor uitgaande subsidies (voor ruim 75 gebruikers, waarbij zo’n 25
gebruikers dagdagelijks gebruik maken van het systeem en de andere met een lagere frequentie, waarbij ruim 600
aanvragen jaarlijks worden verwerkt) in een test- en productie-omgeving met bijbehorende dienstverlening uitgaande
van de gestelde eisen / wensen zoals deze in dit aanbestedingsdocument inclusief bijlagen zijn vastgelegd.
– De ter beschikking gestelde oplossing wordt volledig gehost door de leverancier.
De leverancier dient, om bovenstaande te realiseren, de volgende prestatie te leveren:
– eenmalig: het verzorgen van de implementatie (installatie en inrichting en opleiding conform aan te leveren
implementatieplan, inclusief de benodigde koppelingen) van een uitgaand subsidie systeem;
– jaarlijks: Onderhoud en ondersteuning, conform SLA, hieronder wordt conform GIBIT (volgens GIBIT artikel 8.3 en
8.10), bestaande uit:
• Correctief onderhoud;
• Preventief onderhoud;
• Innovatief onderhoud;
• Gebruikersondersteuning;
In het kader van Preventief en/of Innovatief Onderhoud garandeert leverancier ten minste:
• dat het systeem steeds tijdig zal blijven voldoen aan de voor het overeengekomen gebruik relevante wet- en regelgeving;
• dat het systeem steeds tijdig geschikt zal blijven voor gegevensuitwisseling met de overige relevante onderdelen van het applicatielandschap (voor zover bekend bij leverancier) en in dat kader aan de overeengekomen interoperabiliteitseisen zal blijven voldoen;
• dat de het systeem door middel van het tijdig uitbrengen van updates en/of upgrades steeds tijdig zal blijven voldoen aan nieuwe versies van normen die in de overeenkomst als vereiste normen zijn gespecificeerd;
• dat bij het uitbrengen van updates en/of upgrades de performance van het systeem ten minste gelijk blijft en dat het systeem blijft voldoen aan het overeengekomen gebruik.
De te leveren ICT-oplossing voor uitgaande Subsidies en bijbehorende dienstverlening dient te passen binnen de ICT
architectuur van de gemeente Eindhoven en dient met diverse (interne) systemen te kunnen communiceren. 

De geplande uiterste opleverdatum voor een werkende en volledig geïmplementeerde applicatie is 1 september 2022. De overeenkomst die wordt gesloten met de winnende partij(en) is een overeenkomst voor levering en diensten in de zin
van de Aanbestedingswet. De Overeenkomst heeft een looptijd van vier jaar en gaat in per  februari 2022. De initiële contracttermijn eindigt op 31 januari 2026. Opdrachtgever heeft daarna drie maal eenzijdig de mogelijkheid om de overeenkomst onder dezelfde condities te verlengen met telkens maximaal twee jaar.  

Bron: Tenderned zondag 26 september 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/239238