Veiligheidsregio Fryslân besteedt zaaksysteem met geïntegreerd DMS aan
Veiligheidsregio Fryslân maakt momenteel gebruik van JOIN als gecombineerd zaak- en document managementsysteem (Z/DMS). Deze applicatie wordt afgenomen als een SaaS-oplossing. De huidige omgeving wordt via een webbrowser ontsloten voor medewerkers met een account.
Er werken in onze huidige omgeving circa 200 actieve behandelaars met een licentie. De verwachting is, dat dit aantal gaat stijgen.
De omgeving van het systeem zoals dat nu in gebruik is, zal niet veel veranderen. Veiligheidsregio Fryslân zal blijven samenwerken met het bevoegd gezag via de Samenwerkfunctionaliteit van het Digitaal stelsel Omgevingswet. De hoeveelheid adviesaanvragen zal stijgen, naarmate
meer afdelingen overgaan op deze manier van werken. Informatie over bedrijven en gebouwen/objecten zal opgehaald blijven worden vanuit een landelijke bron, op dit moment respectievelijk het handelsregister van de KVK en de BAG via het Kadaster. Documentcreatie zal waarschijnlijk via een externe applicatie blijven gaan, de hoeveelheid externe sjablonen waarmee gewerkt wordt zal toenemen.
De koppeling tussen de Samenwerkfunctionaliteit en JOIN loopt nu via een vertalen/mapper die geleverd wordt door EnableU.
JOIN is als SaaS-oplossing niet geïnstalleerd op de werkplekken van de gebruikers. Om te kunnen werken met sjablonen, om bestanden op te kunnen slaan en bewerken en om e-mail te kunnen opslaan of vanuit het programma te versturen, is er een cliënt nodig. Deze moet wel op
iedere werkplek worden geïnstalleerd, tezamen met een cliënt voor het werken met de externe sjablonen.
Veiligheidsregio Fryslân ambieert een informatievoorziening die toekomstbestendig, veilig en flexibel is. De focus verschuift van een gesloten, rigide naar een modulair systeem waarbij de organisatie de regie voert.
De gewenste oplossing voldoet aan de referentiearchitectuur voor veiligheidsregio’s (VeRA).
De gewenste oplossing is een SaaS-variant die gebaseerd is op de API-first-gedachte.
Interoperabiliteit: Het systeem moet gebruikmaken van open standaarden (zoals ZGWAPI’s) om vendor lock-in te voorkomen en eenvoudige uitwisseling met de frontoffice en andere kernapplicaties mogelijk te maken.
Identiteitsbeheer: Een naadloze integratie met IAM-voorzieningen (HelloID of Entra ID) is vereist voor centraal gebruikersbeheer.
Compliancy: De oplossing moet volledig voldoen aan de BIO (informatiebeveiliging), de AVG (privacy) en de Archiefwet (duurzame toegankelijkheid via MDTO en e-Depot aansluiting)
Het verschil met de huidige omgeving zit met name in de omgeving zelf.
Een directe verbinding tussen de oplossing en de Samenwerkfunctionaliteit van het DSO is de meest in het oog springende (technische) verandering.
De omgeving voor zaak- of procesgericht werken zal worden gevuld vanuit een zaaktypecatalogus/i-Navigator, in plaats van dat zaaktypes handmatig worden gevuld door de beheerders van het huidige systeem. Daarmee wordt de kans op fouten en inconsistenties sterk verkleind.
De WOO-aanvragen zullen worden vastgelegd en op de juiste wijze worden gepubliceerd.
De nieuwe af te sluiten raamovereenkomst moet per 8 juli 2026 ingaan. De geraamde waarde van de raamovereenkomst is €560.000,- excl. Btw. De maximale waarde voor de raamovereenkomst bedraagt €840.000,- excl. Btw. Opdrachtgever is gerechtigd de raamovereenkomst te beëindigen als deze voor het einde van de overeengekomen duur de genoemde maximale waarde aan opdrachten in het kader van deze raamovereenkomst heeft besteed. Als opdrachtgever van deze mogelijkheid gebruik maakt is opdrachtgever geen kosten of schadevergoeding verschuldigd aan opdrachtnemer. De Raamovereenkomst wordt aangegaan voor de periode van vier jaar met een optie tot verlenging, van
maximaal vier keer met één jaar.
Bron: Tenderned donderdag 2 april 2026 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/418395
Aanbestedingsnieuws 11e jaargang editie 3 april 2026
