Toegangsverlening- en bezoekersregistratiesysteem Den Haag & Utrecht – NWO – Aanbestedingsnieuws

Toegangsverlening- en bezoekersregistratiesysteem Den Haag & Utrecht – NWO

Illustratie: pixabay.com

NWO, de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek, zet zich in voor een sterk wetenschapsstelsel in
Nederland door kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap te bevorderen. NWO zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap en bevordert de impact ervan op de maatschappij. De hoofdtaak is het financieren van wetenschappelijk onderzoek aan Nederlandse publieke onderzoeksinstellingen, in het bijzonder de universiteiten. NWO richt zich op alle wetenschappelijke disciplines en onderzoeksvelden. NWO is een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) met wettelijk vastgelegde missie en taken en valt onder de verantwoordelijkheid van het ministerie van OCW. NWO treedt op als aanbestedende dienst voor deze aanbesteding. Het huidige toegangsverleningssysteem in Den Haag is geïnstalleerd en wordt onderhouden door de organisatie
Stanley. Het toegangsverleningssysteem is aangeschaft toen NWO het pand aan de Laan van Nieuw Oost-Indië 300 in
het jaar 2000 ging betrekken. Er is toen gekozen voor een inbraaksysteem met toevoeging van een module
toegangsverleningssysteem. Op dit moment is NWO Den Haag onderverdeeld in vier zones, Zone 0 is de buitenschil, deze wordt afgeschermd met drie paslezers, zone 1 betreft de garage, fietsenstalling en publiekshal, deze wordt afgeschermd met vijf  paslezers, zone 2 betreft de toegang tot kantoorgedeelte, deze wordt afgeschermd met tien paslezers, tot slot zone 3 dit betreft MERruimtes en voorraadruimtes, deze zone wordt afgeschermd met vier paslezers. In Den Haag is aan circa 550 NWO medewerkers (inclusief inhuur) en circa 500 ZonMw medewerkers (inclusief inhuur) een toegangspas verstrekt. Bezoekers dienen zich aan te melden bij de receptie en de bezoeker wordt opgehaald door de medewerker voor wie het bezoek bestemd is. Met de toegangspasjes kan tevens gebruikt worden gemaakt van de multifunctionals op beide locaties. In het pand in Den Haag is ook de organisatie ZonMw gehuisvest, zij zijn onderhuurder van NWO, en maken gebruik van een aantal voorzieningen van NWO, waaronder de vergaderruimtes en bedrijfsrestaurant. De medewerkers van ZonMw kunnen zich met toegangspas door het hele pand bewegen, dit geldt ook andersom, NWO-medewerkers kunnen zich met toegangspas bewegen op het ZonMw gedeelte.

Bij het betrekken van NWO aan de Winthontlaan in 2019 is het bestaande toegangsverleningssysteem weer zoveel mogelijk werkzaam gemaakt, met dien verstande dat er binnen afzienbare tijd een nieuw, overkoepelend toegangsverleningssysteem aangeschaft zal worden. Voor de toegang werkt NWO Utrecht met een ander systeem dan NWO Den Haag. Op dit moment is NWO Utrecht onderverdeeld in vier zones. Zone 0 is de buitenschil, deze wordt afgeschermd met één paslezer, zone 1 betreft de garage, fietsenstalling en publiekshal, deze wordt afgeschermd met twee paslezers, zone 2 betreft de toegang tot het
kantoorgedeelte, deze wordt afgeschermd met vier paslezers tot slot zone 3 dit betreft de MER-ruimtes en de
voorraadruimtes, deze wordt afgeschermd en afgesloten met een slot. In Utrecht is aan circa 250 NWO medewerkers (inclusief inhuur) een toegangspas verstrekt. Bezoekers dienen zich aan te melden bij de receptie en de bezoeker wordt opgehaald door de medewerker voor wie het bezoek bestemd is. Met de toegangspasjes kan tevens gebruikt worden gemaakt van de multifunctionals op beide locaties.

De huidige toegangsverleningssystemen op de locaties in Den Haag en Utrecht zijn verouderd en upgraden van de beide gescheiden systemen is niet meer zinvol in relatie tot de standaard. NWO wil daarom de toegangsverleningssystemen vervangen door één overkoepelend systeem. Gebruikers van de locatie Den Haag kunnen met dezelfde pas/tag toegang krijgen tot de locatie in Utrecht en omgekeerd. NWO beschikt over twee locaties (Den Haag en Utrecht) en het gebouw in Den Haag wordt deels onderverhuurd. Het is noodzakelijk dat het beheer van de toegangspassen/tags voor NWO Den Haag en Utrecht vanuit één beheeromgeving gedaan kan worden, waarbij specifieke gebruikers beheerdersrechten krijgen. Daarnaast moet ook
de onderhuurder ZonMw toegang tot een beheer omgeving krijgen waarbij er alleen inzage is in de eigen medewerkers. Beheerders van NWO mogen geen inzage kunnen hebben in de beheer omgeving van de onderhuurder ZonMw en andersom. Er zijn ruimtes waar zowel NWO alsmede onderhuurder ZonMw toegang tot moet hebben, daarom moet het mogelijk zijn dat er voor deze specifieke ruimtes vanuit zowel de beheer omgeving van NWO alsmede die van onderhuurder ZonMw toegangspassen/tags gekoppeld kunnen worden. Verder dient er voor beide locaties een eigen device voor de uitgifte en het beheer van toegangspassen/tags te komen. De toegangspassen/tags dienen een complexe versleuteling te krijgen en waardoor deze moeilijk te kraken zijn. Daarnaast dienen, net zoals nu het geval is, met de toegangspas/tag de multifunctionals op beide locaties bediend kunnen worden.  De liften van beide gebouwen zijn niet voorzien van beveiligde doorgangen, waardoor het mogelijk is om ongehinderd en ongedetecteerd toegang tot de verdiepingen te krijgen. Er dienen daarom sensor bewaakte
doorgangen met automatische deurelementen in de receptie locatie Den Haag, ingang NWO aan de Laan van N. O.I. 300 en locatie Utrecht geplaatst te worden waar, bij aanbieden van een toegangspas/tag, toegang wordt verleent naar de liften. Direct na doorgang sluiten de deuren automatisch om onbevoegde doorgang te verhinderen.

De huidige methode van vastleggen van de bezoekers is in strijd met de AVG wetgeving en in geval van calamiteiten is voor de BHV niet goed inzichtelijk van waar welke bezoekers in het pand zijn. NWO wil daarom een nieuw digitaal bezoekersregistratiesysteem in gebruik nemen gecombineerd met het nieuwe toegangsverleningssysteem. NWO zoekt een leverancier die het huidige toegangsverleningssysteem van NWO op de locaties Den Haag en Utrecht door een nieuw uniform toegangsverleningssysteem kan vervangen. Dit toegangsverleningssysteem dient gebruiksvriendelijk en eenvoudig te kunnen worden bediend, zodat er inzicht is in de toegang van personen tot het pand en NWO in staat is om te reageren op veranderingen of bedreigingen. Dit toegangsverleningssysteem dient toekomstbestendig te zijn en minimaal de komende tien  jaar gebruikt te kunnen worden. Bij de vervanging levert de opdrachtnemer de hardware en draagt deze zorg voor turnkey en storingsvrije oplevering zonder dat de bedrijfsvoering van NWO wordt verstoord. Daarnaast draagt de opdrachtnemer zorg voor de verwijdering van alle bestaande hardware en alle bouwkundige/elektrotechnische aanpassingen die hiermee gemoeid zijn. De veiligheid van de buitenschil moet gegarandeerd zijn en aansluiten op de rest van het toegangsverleningssysteem.

De scope van de Opdracht betreft:
• Leveren, installeren, implementeren en bedrijfsklaar opleveren van een toegangsverlening- en bezoekersregistratiesysteem als SaaS applicatie voor de locaties Den Haag en Utrecht bestaande uit:

o Inrichten SaaS softwareomgeving inclusief levering van de benodigde licentie(s) en realisatie koppelingen;
o Leveren, installeren, implementeren en bedrijfsklaar opleveren van benodigde hardware t.b.v. het bezoekersregistratiesysteem op beide locaties;
o Het zorgdragen van communicatie tussen de toegangsverleningssystemen van beide locaties met de centrale database (de SaaS applicatie) inclusief redundancy en eventueel het leveren van producten/diensten die hierbij benodigd zijn;
o Onderhoud en beheer van de SaaS applicatie en de soft- en hardware op locatie;
o Levering, installeren, implementeren en bedrijfsklaar opleveren van een sensorsluis voor de locatie Den Haag, ingang NWO aan de Laan van Nieuw Oost-Indië 300 en locatie Utrecht;
o Leveren toegangspasjes/tags gedurende de looptijd van de overeenkomst;
o Verwijderen en afvoeren bestaande paslezers, vergrendelingen, bekabelingen, magneetcontacten, paniekontgrendelknoppen, kleefmagneten met mechanische sloten en deuropenknop/request exit knoppen;
o Plaatsen van paslezers, vergrendelingen, bekabelingen, magneetcontacten, paniek-ontgrendelknoppen en
deuropenknop/request exit knoppen;
o Uitgifte device voor programmeren toegangspassen/tags voor NWO (2 voor NWO, locatie Den Haag, 2 voor de locatie Utrecht en 2 voor onderhuurder ZonMw).

NWO biedt de mogelijkheid om een schouw te doen op de locatie Den Haag en Utrecht. De schouw in Den Haag zal
(onder voorbehoud) plaatsvinden op 31 mei 2022 van 10.00 – 12.00 uur. De schouw in Utrecht zal (onder voorbehoud) plaatsvinden op 1 juni 2022 van 10.00 – 12.00 uur. Het is niet mogelijk om zelfstandig of op een andere dan de bovengenoemde data de locaties te schouwen. Indien de inschrijver gebruik wil maken van de mogelijkheid om de locatie te bezoeken, dient inschrijver uiterlijk 30 mei 2022,15.00 uur de namen van de vertegenwoordiger(s) van inschrijver via de berichtenmodule van Negometrix op te geven. Indien inschrijver hiervan geen gebruik wenst te maken dan wordt inschrijver verzocht om dit eveneens uiterlijk 30 mei 2022, 15.00 uur via de berichtenmodule van Negometrix aan te geven.
Per inschrijver worden maximaal twee vertegenwoordigers in de gelegenheid gesteld om deel te nemen aan de schouw. Let er op dat de vertegenwoordigers een geldig identiteitsbewijs bij zich dienen te dragen, omdat anders de toegang tot de locatie geweigerd kan worden. De schouw is een zogezegd “stille schouw”. Eventuele vragen van inschrijvers dienen schriftelijk te worden gesteld en zullen ook slechts schriftelijk worden beantwoord in de Nota van Inlichtingen.

De indicatieve waarde van de opdracht is €375.000,-. Het genoemde bedrag is slechts ter indicatie verstrekt. De overeenkomst zal naar verwachting ingaan op 14 oktober 2022 en worden afgesloten voor een vaste periode van vier jaar. De aanbestedende dienst heeft het recht de overeenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden driemaal eenzijdig te verlengen met een periode van twee jaar. De prestatie dient volledig bedrijfsklaar opgeleverd en operationeel te zijn op 14 april 2023. Voor deze aanbesteding wordt de openbare procedure gehanteerd. De economisch meest voordelige inschrijving wordt door de aanbestedende dienst vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Bron: Tenderned zondag 22 mei 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/262243

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *