Technisch document management systeem Amsterdam aanbesteed
Als assetmanagementorganisatie van de gemeente Amsterdam beheert de afdeling Stedelijk Beheer de objecten in de openbare ruimte van Amsterdam. Het areaal bestaat onder andere uit circa 1.689 vaste en 103 beweegbare bruggen, 42 sluizen, 600 km oeverconstructies (ruim 6.500
objecten), 250.000 bomen, 30 km² verhardingen, 120.000 lichtmasten en 5 verkeerstunnels. De afdeling Stedelijk Beheer beheert het areaal conform ISO 55000 en is op zoek naar een technisch documentmanagement-systeem, hierna tDMS, om de object gebonden documenten (in
zogenoemde beheerdossiers) in onder te brengen. Het geheel aan (in- en externe) partijen die assetmanagementtaken (schouw, inspectie,
monitoring, klein en groot onderhoud, vervanging, renovatie, sloop e.d.) uitvoeren aan de assets noemen we de assetmanagementketen. De afdeling Stedelijk Beheer heeft als asseteigenaar een regierol in de assetmanagementketen en faciliteert als onderdeel van het takenpakket de toegang tot assetinformatie, waaronder beheerdossiers.
De afdeling Stedelijk Beheer is georganiseerd naar typen assets, zodat inhoudelijke vakkennis optimaal ingezet kan worden. De afdeling bestaat uit de volgende assetteams. Tussen haakjes staan enkele typerende voorbeelden van assets genoemd die door het team beheerd worden:
• Groen (groenobjecten, bomen, faunavoorzieningen)
• Water (duikers, pompen, blusvoorzieningen)
• Wegen (verhardingsobjecten, speeltoestellen, fonteinen)
• OVL (straatlantaarn, klokken, lichtkunst)
• VRI (verkeersregelinstallaties, detectielussen, camera’s)
• VIS (verkeersinformatiesystemen, dynamische parkeerborden, wayfinding)
• Civiele Constructies vast (vaste bruggen, kademuren)
• Civiele Constructies beweegbaar (beweegbare bruggen, sluizen)
• Tunnels (verkeerstunnels)
De stand van zaken op het gebied van documentbeheer verschilt per assetteam en objecttype. Verschillende teams hebben verschillende bronnen van documenten, verschillende ketenpartners waarmee ze samenwerken en de nadruk qua volumes verschilt. Sommige teams hebben weinig dossiers met elk duizenden documenten, andere teams hebben tienduizenden dossiers met elk enkele documenten. Ook hebben sommige teams specifieke veel voorkomende bestandsformaten (bijv. e-PLAN voor elektrische tekeningen). We hebben het in totaal over honderdduizenden dossiers, miljoenen documenten en tientallen Terabytes voor tientallen tot honderden in- en externe gebruikers. In het algemeen geldt dat object gebonden documentatie momenteel op veel verschillende plekken opgezocht moet worden en dat bij aanvang van uit te voeren klein of groot
onderhoud steeds opnieuw de actualiteit bepaald moet worden. De informatie is verspreid over verschillende systemen binnen en buiten de afdeling, zoals netwerkschijven, mailboxen en DMS’en. Ook in DMS’en van (onderhouds-)leveranciers en in het Stadsarchief zijn object
gebonden documenten beschikbaar. Soms zijn object gebonden documenten vanuit wet- en regelgeving ook fysiek (als kopie) aanwezig in de betreffende objecten. Medewerkers kunnen nu actuele documenten niet vinden en als ze iets vinden weten ze niet of het actueel is.
Voor het actueel houden van de documenten worden, mede door het gebrek aan één DMS voor beheerdocumenten, verschillende werkprocessen aangehouden. Specifieke werkprocessen bij verschillende afdelingen leiden ertoe dat documenten niet op alle vindplaatsen worden bijgewerkt, waardoor de benodigde (tijds)investering voor het samenstellen van actuele dossiers niet afneemt.
Het nu aanbestede tDMS moet Stedelijk beheer in staat stellen om de documentaire informatie actueel, betrouwbaar en compleet te houden. Hiermee wordt bereikt dat de medewerkers van de gemeente in staat zijn op elk moment de juiste documenten te zoeken en te vinden. Met het vinden van de juiste documenten voldoet de opdrachtgever aan wettelijke verplichtingen, wordt er bijgedragen aan veilig werken, het voorkomen van storingen en sluitingen (buiten gebruik stellen) van de objecten en vergroten aanbesteder de efficiëntie. Het tDMS is gebruiksvriendelijk en heeft hiervoor voldoende performance. De gemeente voor een Software as a Service (SaaS) oplossing voor het tDMS. Dit betekent dat het systeem als een online dienst wordt afgenomen en beheerd door de leverancier, terwijl gebruikers binnen en buiten de gemeentelijke organisatie via
een beveiligde verbinding toegang hebben tot de applicatie en de relevante beheerdossiers. Deze opzet zorgt voor een centraal beheerd, actueel en breed toegankelijk systeem.
De gemeente heeft het voornemen de overeenkomst voor de duur van vijf jaar te sluiten met een eenzijdige optie op verlenging van maximaal tweemaal twee jaar en eenmaal één jaar.
Bron: Tenderned vrijdag 10 april 2026 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/419278
Aanbestedingsnieuws 11e jaargang editie 13 april 2026
