SURF zoekt financieel systeem (SaaS)
Coöperatie SURF U.A. is de ICT-coöperatie van het onderwijs en onderzoek in Nederland. Binnen de coöperatie werken onderwijsinstellingen samen aan ICT-voorzieningen én ICT-vernieuwingen. De aanleiding voor deze aanbesteding is het aflopen van de huidige overeenkomst met AllSolutions voor het financieel systeem (SAM) op 31 december 2026. Dit systeem werd geïmplementeerd in de nasleep van de integratie van de voormalige werkmaatschappijen SURFnet, SURFsara en SURFmarket tot één organisatie in 2021. Hoewel het systeem destijds snel is aangepast aan de nieuwe organisatie, sluit het inmiddels onvoldoende aan bij de huidige omvang en complexiteit van SURF.
De aanbesteding omvat de levering, het als SaaS ter beschikking stellen, de implementatie inclusief integraties en het onderhoud en beheer van een financieel systeem voor SURF. Deze systemen vervangen een deel van de huidige functionaliteit van het SAM-systeem (AllSolutions), waarbij SURF bewust kiest voor een gefocuste aanpak waarin bepaalde functionaliteiten uit het huidige brede systeem worden gehaald en worden ondergebracht in gespecialiseerde modules.
Het financieel systeem vormt de kern van de financiële administratie van SURF. Het ondersteunt de grootboekadministratie, de financiële projectadministratie inclusief kostentoerekening, de vastlegging van vaste activa, de verkoopfacturatie (het opstellen en verzenden van facturen), de verwerking van inkoopfacturen tot en met het betaalbaar stellen van goedgekeurde facturen, en
de verwerking van banktransacties zoals betalingen en ontvangsten. Ook de financiële administratie van subsidies valt binnen de scope, waarbij het systeem het registreren, bewaken en rapporteren van subsidiestromen moet ondersteunen.
Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de volledige implementatie inclusief datamigratie vanuit het huidige systeem, systeemintegratie, gebruikerstraining en ondersteuning bij change management. Tevens valt het continue beheer, ondersteuning en onderhoud van het financieel systeem binnen de scope, evenals het verstrekken van nieuwe versies (updates en upgrades) gedurende de contractperiode.
De aanbestedende dienst wenst in het kader van deze aanbesteding voor een nieuw financieel systeem een optie op te nemen voor een aanvullend onderdeel van het inkoopproces. Deze optie heeft betrekking op de functionaliteiten die nauw samenhangen met de financiële administratie, waaronder de operationele inkoopafhandeling en de analyse van inkoopgegevens.
De te sluiten overeenkomst heeft een initiële looptijd van vijf jaar. Opdrachtgever kan de overeenkomst vijfmaal eenzijdig verlengen, telkens voor een periode van één jaar. Voor deze aanbesteding heeft de aanbestedende dienst gekozen voor de mededingingsprocedure met onderhandeling. De mededingingsprocedure met onderhandeling bestaat uit twee fasen:
1) De selectiefase
2) De gunningfase met onderhandelingen
Bron: Tenderned zondag 27 juli 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/387722
Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 29 juli 2025
