Stedelijk Museum Amsterdam zoekt HRM-systeem
In de huidige situatie heeft het Stedelijk een raamovereenkomst afgesloten met één marktpartij die zowel het HRM-systeem levert als de salarisverwerking verzorgt. Deze overeenkomst loopt af op 31 mei 2026 en het Stedelijk zoekt naar een volledig werkend systeem vanaf 1 januari zodat er een periode van schaduw draaien mogelijk is. De scope van de opdracht omvat:
1. het leveren, implementeren en beheren van een SaaS HRM-systeem;
2. De juiste inrichting van het salarissysteem en het doorvoeren van de maandelijkse salarisverwerking, inclusief het klaarzetten van alle betaalbestanden en rapportages.
Verder is belangrijk dat het systeem:
• SaaS is, maar die binnen de standaardoplossing kan worden geconfigureerd door opdrachtgever;
• Een modulaire opbouw heeft;
• dat beschikt over een Employee Self Service (ESS)- en Management Self Service (MSS)- functionaliteit, die beide gebruikersvriendelijke workflows bevatten;
• dat beschikt over een telefonische app voor ESS en MSS;
• de toepassing van de museum-cao, regelingen specifiek van opdrachtgever en huidige en toekomstige wet- en regelgeving borgt;
• zorgt dat informatie slechts eenmaal hoeft te worden ingevoerd (of t geleverd door of aan andere applicaties) en processen zijn zo ingericht dat fouten maken nagenoeg onmogelijk is. De onderdelen van de oplossing sluiten naadloos op elkaar aan;
• dat in- en externe koppelingen kan leggen, minimaal met Zorg van de Zaak (ivm Ziek- en betermeldingen) en het UWV.
• Dat is ingericht is op toepassing van de ABP-pensioenregeling.
De eisen voor het systeem zijn opgenomen in het Programma van Eisen. Het Stedelijk heeft momenteel 211 medewerkers. Van deze medewerkers zijn 25 personen leidinggevend en 4 personen HR-personeel. Alle medewerkers moeten toegang hebben tot de gebruikers interface van het systeem. Daarnaast hebben de 25 leidinggevenden extra bevoegdheden zoals het accorderen van vakanties en het inzien van rapportages van het personeel. Het Stedelijk wil dat het HR-personeel volledige beheerdersbevoegdheid heeft. De raming van de opdracht bedraagt maximaal €420.000,- exclusief btw. Deze raming omvat de gehele scope, inclusief de optie tot uitbreiding van de dienstverlening of verlenging van de overeenkomst. Daarnaast betreft dit de gehele vaste looptijd.
De De te sluiten overeenkomst heeft een initiële looptijd van vier jaar. De verwachte ingangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2026. De opdrachtgever heeft de mogelijkheid om de overeenkomst onder dezelfde condities tweemaal te verlengen met twee jaar.
Bron: Tenderned zondag 15 juni 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/382523
Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 17 juni 2025
