Salaris- en personeelsinformatiesysteem voor Wedeka Bedrijven

Wedeka Bedrijven is een sociaal ontwikkelbedrijf in Oost Groningen. De organisatie is als gemeenschappelijke regeling opgericht door de gemeenten: Stadskanaal, Veendam, Westerwolde, Borger-Odoorn en Midden Groningen. In opdracht van bedrijven, instellingen maar ook particulieren, wordt er door de medewerkers een grote verscheidenheid aan werkzaamheden uitgevoerd. Daarnaast is Wedeka sterk in het begeleiden en ontwikkelen van mensen naar een reguliere arbeidsplek in onze maatschappij.

Binnen het bedrijfsonderdeel Bedrijfsvoering is de afdeling HRM verantwoordelijk voor de personeels- organisatie en informatie en bestaat uit 20 medewerkers, waarvan er 6 direct te maken hebben met het beheren en muteren in het systeem. De salarisadministratie draagt zorg voor een correcte salarisverwerking en -administratie. De salarisadministratie valt binnen Bedrijfsvoering onder de afdeling Finance & Control en bestaat uit 4 medewerkers salarisadministratie.
Meer informatie over de organisatie kunt u vinden op de website: www.wedeka.nl.

Het nieuwe salarissysteem vervangt het huidige systeem van ADP, waarmee de samenwerking uiterlijk afloopt op 31 december 2027. Om de continuïteit en betrouwbaarheid van de salarisadministratie te waarborgen, is het noodzakelijk om tijdig over te stappen naar een nieuw salarissysteem. Hierbij kiest Wedeka voor een gefaseerde aanpak om een soepele overgang te waarborgen:
– Fase 1: Implementatie van de salarisfunctionaliteit – gereed per 1 januari 2026.
Het nieuwe salarissysteem moet uiterlijk op 1 januari 2026 operationeel zijn en gekoppeld worden aan het huidige HR-systeem Compas, dat in deze fase leidend blijft voor de payroll-verwerking. Om een soepele overgang te waarborgen, wil Wedeka minimaal enkele maanden voorafgaand aan de ingebruikname een schaduwdraai-periode doorlopen.

– Fase 2: Implementatie van de HR-functionaliteit, gepland vanaf medio 2026 of later. In deze fase wordt het nieuwe HR-systeem de primaire oplossing, terwijl Compas ondersteunend blijft voor aanvullende functionaliteiten. Op termijn kan het nieuwe HR-systeem verder worden uitgebreid tot een centrale oplossing voor alle HR-processen, zoals personeelsbeheer, verzuimregistratie en rapportages. Compas blijft dan op de achtergrond operationeel voor specifieke toepassingen zoals cliëntdossiers, trajecten, detacheringen, capaciteitsplanning en SW-statistieken.

De keuze voor een gefaseerde implementatie met een eerste focus op salarisfunctionaliteit vanaf 1 januari 2026 en een tweede fase voor HR-functionaliteit medio 2026 of later, is gebaseerd op strategische, operationele, en organisatorische overwegingen.

De volgende taken vallen binnen de scope van de opdracht:
• licenties voor het salaris- en HR-systeem;
• implementatie, inclusief migratie van gegevens;
• training van gebruikers;
• onderhoud en ondersteuning na livegang;
• integratie/koppelingen met bestaande IT-systemen;
• onderhouden van cao’s.

Gezien de impact op de organisatie wil Wedeka een raamovereenkomst afsluiten voor een langere duur. In verband met de fasering worden opdrachten uitgewerkt in afzonderlijke deelovereenkomsten binnen het kader van deze raamovereenkomst.
De raamovereenkomst heeft een initiële looptijd van tweeënzeventig maanden. De verwachte ingangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2026. De implementatieperiode (hiervoor trekt Wedeka de periode tot en met 31 december 2026 uit) maakt onderdeel uit van deze raamovereenkomst, maar telt niet mee met de looptijd van de raamovereenkomst. Wedeka heeft eenzijdig de mogelijkheid om de raamovereenkomst onder dezelfde condities vier maal te verlengen met twee  jaar.

Bron: Tenderned woensdag 12 februari 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/367325

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 13 februari 2025