roostersoftware HR Stichting Amsterdam UMC

De aanleiding van deze aanbesteding is gelegen in het feit dat de overeenkomsten met de huidige leverancier voor roostersoftware aflopen. Ter voorbereiding op deze aanbesteding is er een marktconsultatie openbaar in de markt gezet via Tenderned en Ted door Amsterdam UMC. Er hebben zich vier gegadigden aangemeld. De partijen hebben schriftelijk antwoord gegeven op de vragen en een aantal partijen zijn uitgenodigd voor een verdere mondelinge toelichting op een aantal specifieke vragen.
NB: er kunnen geen rechten ontleend worden aan eerder gepubliceerde informatie en eisen. Houdt er rekening mee dat de eisen gewijzigd/aangescherpt kunnen zijn na de marktconsultatie. Informatie die u al heeft gecommuniceerd in de marktconsultatie kan niet verondersteld worden bekend te zijn bij het beoordelen van deze aanbesteding.

Deze aanbesteding wordt gezamenlijk uitgevoerd door vier Universitair Medische Centra (UMC’s). Elk UMC heeft zijn eigen organisatie, processen en systemen. Het doel van deze aanbesteding is om gezamenlijk een toekomstbestendig, flexibel en integraal personeelsplanningssysteem te selecteren en implementeren. Voor elk UMC zal er een aparte eigen nieuwe software omgeving ingericht moeten worden. Binnen de organisaties is personeelsplanning een kritisch en complex kernproces dat meerdere lagen bestrijkt:
strategisch (productie en formatie), tactisch (jaarplanning) en operationeel (roosters en dagelijkse inzet).
– De zorg wordt 24/7 geleverd en kent grote variatie in zorgvraag, kwalificaties, inzetbaarheid en wettelijke kaders.
– Daarnaast werkt een aantal ondersteunende en stafafdelingen op kantoortijden in een repeterend werkpatroon
– Het beleidskader en wettelijke kaders betreffen zowel de CAO UMC’s, de Arbeidstijdenwet (ATW), Arbeidstijdenbesluit (ATB) en Toeslag Verzwarende Omstandigheden (TVO) als de arbeidsvoorwaarden voor medisch specialisten in dienstverband. Deze zijn voor elk UMC gelijk, maar er kan sprake zijn van een eigen interpretatie en invulling (couleur locale).
Elk UMC richt zich op drie kerntaken: patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs & opleiden. Een optimale inzet van personeel en middelen is essentieel om deze taken kwalitatief en efficiënt uit te voeren.

Momenteel maken alle UMC’s gebruik van Ortec WS (OWS) als centraal applicatie voor het roosteren van personeel en werkplekplanning. Daarnaast worden er nog diverse systemen gebruikt binnen de UMC’s. Het huidige planningsproces verloopt in grote lijnen vergelijkbaar, maar wat in welke systemen gebeurt en de exacte inrichting verschillen per UMC. Amsterdam UMC werkt volledig in de Cloud die volledig wordt beheerd door de leverancier, terwijl de overige UMC’s nog een on-premise situatie kennen.

Het op te leveren resultaat is: “het leveren, adviseren, implementeren en onderhouden in een cloud omgeving van een integraal roosterprogramma HR voor het inroosteren van alle benodigde, gespecialiseerde medewerkers (artsen, verpleegkundigen, paramedici en ondersteunend personeel) binnen de complexe, 24/7 opererende omgeving van een Academisch Medisch Centrum”.

De te sluiten raamovereenkomst kent een initiële looptijd van zes jaar, met de eenzijdige mogelijkheid voor UMC deze maximaal drie keer te verlengen, elke keer voor de duur van vierentwintig maanden. De aanbestedende dienst heeft ervoor gekozen om de opdracht als raamovereenkomst in de markt te zetten. Hier is voor gekozen omdat op voorhand niet te bepalen is wat de precieze hoeveelheid in de praktijk zal zijn. De aanbestedende dienst volgt met de4ze aanbesteding de openbare procedure.

Bron: Tenderned zaterdag 21 maart 2026 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/416693

Aanbestedingsnieuws 11e jaargang editie 23 maart 2026