Rijnvicus zoekt leverancier ERP-systeem

Rijnvicus is het duurzaam en sociaal ontwikkelbedrijf van de gemeente Alphen aan den Rijn, Kaag en Braassem en Nieuwkoop. Rijnvicus maakt momenteel gebruik van meerdere verouderde softwareoplossingen ter ondersteuning van haar bedrijfsvoering. Voor klant-, financiële-, productie- en logistieke processen wordt al jaren gewerkt met het ERP-systeem van ISAH. In de loop der jaren is dit pakket uitgebreid met veel maatwerk om aan de specifieke wensen van de organisatie te voldoen. Hoewel het systeem

nog functioneert, voldoet het niet langer aan de huidige en toekomstige eisen op het gebied van integratie, flexibiliteit en
gebruiksvriendelijkheid. Daarnaast maakt Rijnvicus op dit moment gebruik van het payroll- en HRM-pakket van ADP. ADP heeft echter aangegeven deze dienstverlening per 1 januari 2028 te beëindigen, waardoor vervanging noodzakelijk is. Tegen deze achtergrond is Rijnvicus dit aanbestedingstraject gestart met als doel om, bij voorkeur, één integrale ERP-oplossing (ERP-suite) te selecteren, waarmee de bedrijfsfuncties HRM, Finance, CRM, Inkoop en Productie logisch zijn geclusterd in modules binnen één overkoepelend en samenhangend softwarepakket.

Belangrijke uitgangspunten voor deze oplossing zijn:
– Centrale gegevensopslag: alle relevante gegevens, zoals personeels-, financiële en inkoopinformatie,
worden centraal beheerd in één (SAAS-)omgeving;
– Uniform systeem waarin processen logisch op elkaar aansluiten, zonder de noodzaak van handmatige ‘workarounds’
– Consistente gebruikersinterface voor alle gebruikers, met de mogelijkheid om processen gebruiksvriendelijk te ondersteunen.

De opdracht bestaat uit de levering, implementatie, beheer, hosting en onderhoud van één integrale ERP-oplossing, waarmee de bedrijfsfuncties HRM, Finance, CRM, Inkoop en Productie binnen Rijnvicus optimaal met elkaar zijn verbonden, inclusief alle aanverwante dienstverlening. Om de gewenste situatie te bereiken heeft Rijnvicus een aantal eisen en wensen opgesteld. Alle eisen zijn bedoeld als minimum, waaraan uw product en/of dienstverlening moet voldoen. Voldoet u niet aan een eis, dan kan uw offerte worden uitgesloten van verdere beoordeling. Wensen hebben tot doel de inschrijvingen te beoordelen in relatie tot de uitgangspunten en/of verwachtingen van Rijnvicus. Indien u een wens niet beantwoordt, scoort u op die wens geen punten.

De te sluiten overeenkomst heeft een initiële looptijd van tweeënzeventig maanden. De gewenst ingangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2027 en eindigt van rechtswege op 31 december 2032. De voorafgaande implementatieperiode (hiervoor trekt Rijnvicus de periode tot en met 31 december 2026 uit) maakt onderdeel uit van deze overeenkomst. Deze periode telt niet mee voor de berekening van de looptijd van de overeenkomst. Na de initiële looptijd, heeft Rijnvicus de mogelijkheid om de overeenkomst onder dezelfde condities viermaal te verlengen met twee jaar.

Bron: Tenderned woensdag 3 september2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/390972

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 4 september 2025