Revitalisatie audiovisuele installaties gemeente Noordoostpolder
De gemeente Noordoostpolder ( o.a, Emmeloord) wenst de audiovisuele installatie in de raadzaal en de beide commissiekamers te revitaliseren en aan te passen aan de actuele functionele en technische eisen en mogelijkheden. Dat betekent dat de audiovisuele apparatuur in de raadzaal en commissiekamers grotendeels moet worden vervangen. De raadzaal van de gemeente Noordoostpolder in Emmeloord is een grote vergaderzaal met een vaste opstelling van het meubilair om de raadsvergaderingen te faciliteren. Daarnaast wordt de raadzaal ook gebruikt voor (trouw)plechtigheden en presentaties. De audiovisuele installatie in de raadzaal van de gemeente Noordoostpolder dateert grotendeels uit 2011. De apparatuur is verouderd en moet worden vervangen. De functionaliteit van de installatie(s) moet worden uitgebreid. Daarnaast is het geluid niet meer van de gewenste
kwaliteit.
De vergaderkamers worden o.a. gebruikt voor commissievergaderingen. Er zijn audiovisuele voorzieningen om de vergaderingen te kunnen weergeven via een webcast en voor de weergave van presentaties. De apparatuur is verouderd en moet worden vervangen. De functionaliteit van de installatie(s) moet worden uitgebreid. Daarnaast is het geluid (m.n. voor het publiek) niet meer van de gewenste kwaliteit.
De gemeente wenst met de nieuwe audiovisuele middelen de functionele en technische prestaties van de audiovisuele installaties in de raadzaal en de beide commissiekamers te verbeteren, enige extra functionaliteit toe te voegen en de middelen aan te passen aan de moderne technische mogelijkheden en prestaties. Zowel in de raadzaal als in de commissiekamers is geen verbouwing of aanpassing van de ruimte voorzien. Ook het nu aanwezige meubilair blijft in gebruik en aanpassingen aan dit bestaande meubilair zijn slechts beperkt en in overleg mogelijk. Er moet zoveel mogelijk gebruik gemaakt worden van de al aanwezige buisleidingen, goten en vloer- en wanddozen.
Noordoostpolder wenst met deze opdracht één opdrachtnemer te selecteren die voor de gemeente:
− nieuwe, hoogwaardige, veilige (hackproof), stabiele én betrouwbare AV Installaties, inclusief discussiesysteem, installeert en gebruiksklaar oplevert in zowel de raadzaal als twee commissiekamers, waarbij de AV Installaties onafhankelijk van elkaar te gebruiken zijn;
− alle benodigde software en licenties levert zodanig dat de AV Installaties volledig volgens de specificaties bruikbaar zijn;
− zich maximaal inspant het raadsinformatiesysteem (RIS) (bij aanvang van de opdracht zal deze van Gemeenteoplossingen zijn) aan de AV Installaties te koppelen en werkend te hebben bij oplevering van de AV Installaties;
− daarbij zorgdraagt voor eenvoudige, intuïtieve en gebruiksvriendelijke bediening van de AV installaties en benodigde software;
− het technisch mogelijk maakt dat vergaderingen en bijeenkomsten zowel in beeld als geluid live kan worden weergegeven via een webcast en/of kan worden opgenomen;
− de AV Installaties én software (exclusief het raadsinformatiesysteem) beheert en onderhoudt gedurende de looptijd van de overeenkomst; en
− de te leveren AV Installaties zijn off the shelf, en werken merk- en software-onafhankelijk. Het moet mogelijk zijn om in de toekomst andere apparatuur en/of software aan en op de AV Installaties te installeren.
Daarnaast is het de wens van gemeente Noordoostpolder om toekomstbestendige AV installaties geleverd te krijgen. Onder toekomstbestendig wordt in ieder geval verstaan:
− de mogelijkheid om de AV Installatie in de raadzaal en de cirkel (camerastanden e.d.) aan te kunnen passen op 31 i.p.v. 30 zetels, mocht gemeente Noordoostpolder meer dan 50.000 inwoners behalen;
− de mogelijkheid om op termijn hybride te gaan vergaderen (met deelnemers in het gemeentehuis en elders).
De gemeente zal een schouw organiseren zodat belangstellenden de situatie ter plaatse kunnen schouwen. Dit zal worden georganiseerd op donderdag 5 augustus 2021 13:00 uur op het gemeentehuis van gemeente Noordoostpolder aan het Harmen Visserplein 1 in Emmeloord. Alle belangstellenden zullen hier gelijktijdig bij aanwezig zijn. Mochten de Covid- 19-maatregelen vanuit de Rijksoverheid een gelijktijdige schouwing belemmeren, dan zal de gemeente een alternatieve aanpak communiceren.
Belangstellenden kunnen zich aanmelden voor de schouw door een aanmelding aan de gemeente, door uiterlijk dinsdag 3 augustus 2021 14:00 uur een aanmelding te sturen via de berichtenmodule in TenderNed met daarin vermeld van welk bedrijf u bent en welke personen er worden aangemeld. Er mogen maximaal twee aanmeldingen per bedrijf ingediend worden.
De gemeente volgt een openbare aanbestedingsprocedure conform de Aanbestedingswet 2012, behoudens voor zover daarvan in de aanbestedingsstukken wordt afgeweken. Om tot gunning van de opdracht te komen hanteert de gemeente het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), welke wordt vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).
Bron: Tenderned zondag 25 juli 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/234097