Raadsinformatiesysteem Stede Broec-Enkhuizen-Drechterland

De SED organisatie is een ambtelijke samenwerking die werkt voor de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Aanleiding voor deze aanbesteding is dat de huidige overeenkomsten voor het RIS aflopen. Het doel van deze aanbesteding is om met een inschrijver een overeenkomst te sluiten voor het uitvoeren van de opdracht.
De SED organisatie is op zoek naar een opdrachtnemer die de levering, implementatie, het beheer en onderhoud kan verzorgen van een RIS. Het RIS wordt door de gemeenteraden en de raadsgriffies gebruikt ter ondersteuning in het besluitvormingsproces. Daarnaast wordt het RIS ook door onze inwoners en andere betrokkenen gebruikt als bron van informatievoorziening. De SED organisatie wil daarom een transparant en toekomstbestendig systeem, waarbij toegankelijkheid en gebruiksgemak van essentieel belang zijn.

Het RIS wordt op dit moment geleverd door Notubiz. Het RIS fungeert als verzamelplaats voor vergaderstukken van de gemeenteraden, zoals raadsvoorstellen en – besluiten, ingekomen stukken en andere vergaderdocumenten. Daarnaast wordt dit systeem ingezet om te kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten om alle informatie rondom de gemeentelijke besluitvorming openbaar te maken.

Op dit moment worden de volgende modules, diensten en functionaliteiten bij Notubiz afgenomen.

Voor de gemeente Stede Broec:
– Politiek Portaal beheer basis
– Notubox
– NotuCast
– NotuRecord
– Ingekomen stukken
– PDF converter
– Politiek Portret
– Raadsvragen
– Moties en amendementen

Voor de gemeente Enkhuizen:
– Politiek Portaal beheer basis
– Notubox
– NotuCast Premium audio / video
– Ondertiteling on demand
– NotuRecord audio
– Ingekomen stukken
– PDF converter
– Politiek Portret
– Technische vragen
– Schriftelijke vragen
– Moties en amendementen
– Raadsbrieven / Collegeberichten
– Toezeggingen
– Module besloten gedeelte plus zoeken

Voor de gemeente Drechterland:
– Politiek Portaal beheer basis
– Notubox
– NotuCast
– NotuRecord
– Ingekomen stukken
– PDF converter
– Parallelle sessies
– Politiek Portret
– Technische vragen
– Schriftelijke vragen
– Moties en amendementen

De SED organisatie is op zoek naar een totaaldienstverlener die een toegankelijk en gebruiksvriendelijk RIS kan leveren, implementeren en onderhouden. Het uitgangspunt is dat ten minste de functionaliteiten worden aangeboden zoals die afgenomen worden bij de huidige dienstverlener. Er wordt nadrukkelijk gezocht naar een systeem dat in de praktijk beproefd is en dat gebruiksgemak voor deze verschillende gebruikersgroepen vooropstelt. De griffies streven ernaar de raden continu kwalitatief
hoogwaardige ondersteuning aan te bieden, Daarvoor is een RIS nodig dat zich blijft doorontwikkelen, zodat de gebruikersmogelijkheden kunnen worden verbeterd en uitgebreid. Opdrachtgever behoudt zich dan ook het recht voor om toekomstige en nog niet concreet voorziene (AI) toepassingen af te nemen binnen deze opdracht. Het nieuwe RIS dient uiterlijk per 1 februari 2026 operationeel te zijn. De initiële looptijd van de overeenkomst is van 23 oktober 2025 (geschatte startdatum implementatie) tot 1 april 2030. De deadline van de implementatie is 1 februari 2026. De overeenkomst kan tweemaal worden verlengd met twee jaar per verlenging.

Bron: Tenderned woensdag 2 juli 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/384605

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 3 juli 2025