Raadsinformatiesysteem gemeente Lochem

Lochem is een uitgestrekte plattelands gemeente met een stad, diverse kernen en een groot buitengebied. De gemeente is op zoek naar een opdrachtnemer die de levering, implementatie, het beheer en onderhoud kan verzorgen van een raadsinformatiesysteem (RIS), bestuurlijk informatiesysteem (BIS) en papierloze vergaderoplossing. Het RIS en BIS worden respectievelijk door de gemeenteraad en de griffie, door het college en het bestuurssecretariaat gebruikt ter ondersteuning in het besluitvormingsproces. Daarnaast wordt het RIS ook door onze inwoners gebruikt als bron van informatievoorziening. De gemeente wil daarom een transparant en toekomstbestendig systeem, waarbij toegankelijkheid en gebruiksgemak van essentieel belang is. De papierloze vergaderoplossing wordt, naast het faciliteren van de raad en het college, ook gebruikt door tal van vergadergremia. Een belangrijke gebruiker daarvan is ook de commissie bezwaarschriften. Het streven is om op 1 januari 2026 de implementatie van het RIS, BIS en papierloze vergaderoplossing te hebben voltooid en per deze datum in gebruik te nemen. Zie voor meer informatie het Programma van Eisen en Wensen. De gemeente hoopt met de aanbesteding en implementatie van een nieuwe oplossing toekomstbestendig te zijn en de gehele informatievoorziening van de raad, inwoners en belanghebbenden een stap vooruit te brengen. Een aantal concrete doelstellingen:
a) Een betere zoekfunctie en eenvoudiger raadpleegbaarheid van alle opgeslagen gegevens.
b) Een efficiëntere ondersteuning van het gehele besluitvormingsproces met minder dubbele handelingen.
c) In lijn zijn met de eisen die worden gesteld door digitale toegankelijkheid, archiveren en de Woo.
d) Betrokkenheid van de inwoners bij het werk van de raad vergroten.

Binnen de scope van deze opdracht valt het leveren van een RIS, BIS en papierloze vergaderoplossing inclusief licenties, waaronder onder meer begrepen:

• Leveren van een webcastoplossing inclusief VOD ondertiteling (tevens transcriptie).
• Leveren van een vergaderapp.
• Het verzorgen van koppelingen met het zaaksysteem (momenteel is dat Djuma), de AV-installatie (MVI) en een e-Depot.
• Verzorgen van projectmanagement en projectrealisatie
• Migreren en importeren van data uit het huidige RIS, BIS en papierloos vergaderen.
• Leveren van beheer en support, inclusief gebruikersondersteuning, helpdesk, updates en upgrades.

De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van maximaal acht jaar. De beoogde looptijd van de overeenkomst is van 1 januari 2026 tot 31 december 2029 met daarna een optie tot eenzijdige verlenging van de gemeente van vier keer één jaar. De maximale opdrachtwaarde is geraamd op €750.000,-. Inschrijvingen boven deze grens worden in principe terzijde gelegd.

De Gemeente Lochem volgt voor de aanbesteding een Europese openbare procedure op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).
De openbare procedure houdt in dat iedere geïnteresseerde die voldoet aan de gestelde eisen, een inschrijving mag indienen en mag meedingen naar gunning van de opdracht. De inschrijvers dienen zich te realiseren dat hun aanbod éénmalig en definitief is met de inschrijving die wordt ingediend. De
openbare procedure biedt géén ruimte voor het voeren van onderhandelingsgesprekken.

Bron: Tenderned zondag 20 april 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/375717

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 22 april 2025