Raadsinformatiesysteem Gemeente Gooise Meren
De gemeente Gooise Meren wil dat inwoners en raadsleden het hele besluitvormingsproces makkelijk en duidelijk kunnen volgen via de gemeentelijke website. Dit betekent dat ze informatie kunnen vinden over vergaderingen, agenda’s, agendapunten, vergaderstukken, stemgedrag en genomen raadsbesluiten. Daarnaast heeft de organisatie de ambitie om het in de toekomst mogelijk te maken voor inwoners en raadsleden om inzichtelijk te krijgen hoe het besluitvormingsproces verband houdt met de plannen en project in de gemeente. Zij ziet dit als volgt voor zich:
De website is de centrale plek waar alle informatie over het bestuur, het besluitvormingsproces en de (ruimtelijke) plannen en projecten te vinden is. Deze informatie moet actueel, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk zijn. De gemeente wil zelf de regie houden over de inrichting en het beheer van deze informatie, met voldoende flexibiliteit om snel wijzigingen door te voeren.
Op dit moment maakt de gemeente Gooise Meren gebruik van een CMS, waarbij de livestream van vergaderingen wordt verzorgd door Arbor Media. Daarnaast heeft de gemeente Gooise Meren recent Jacot Audiovisueel aanbesteed voor de levering van audiovisuele middelen in de vier ruimten waar raads- en commissievergaderingen plaatsvinden. Daarbij heeft aanbestedende dienst recent voor elk van deze ruimten via de huidige livestream partner een server aangeschaft (Dell PowerEdge R360 1U rackmount server). Het systeem maakt het mogelijk videobeelden lokaal op te nemen en live te streamen. Hiermee beschikt de organisatie over een toekomstbestendige en professionele voorziening voor video-opslag en –distributie.
De opdracht in deze aanbesteding betreft het leveren, installeren en onderhouden van een raadsinformatiesysteem (RIS) dat voorziet in de benodigde functionaliteiten voor de ondersteuning van het besluitvormingsproces binnen de gemeenteraad van Gooise Meren. Het systeem moet voorzien in alle essentiële componenten en functionaliteiten zoals agendabeheer, vergaderregistratie, documentdistributie, besluitvorming, archivering, en eventueel livestreaming en/of koppelingen met andere gemeentelijke systemen. Gebruiksgemak voor raadsleden, griffie en andere gebruikers is een belangrijke voorwaarde.
De te sluiten overeenkomst biedt de gemeente de mogelijkheid om gedurende de looptijd flexibel en op afroep aanvullende diensten of uitbreidingen af te nemen, afgestemd op de ontwikkelingen in wetgeving, gemeentelijke processen en technologische innovatie. Daarbij wordt uitgegaan van korte implementatietermijnen, duidelijke afspraken over service en onderhoud, en een hoge mate van beschikbaarheid, veiligheid en continuïteit. De benodigde hardware (zoals schermen, microfoons, tablets en overige apparatuur) wordt separaat door de aanbestedende dienst aangeschaft en valt niet binnen de scope van deze opdracht. De opdrachtnemer wordt geacht de software geschikt op te leveren voor gebruik op deze hardware, en in overleg technische compatibiliteit te waarborgen.
De aanbestedende dienst beoogt een overeenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer voor een initiële looptijd van vier jaar, ingaande op 1 januari 2026. De overeenkomst kan aansluitend door de aanbestedende dienst driemaal met maximaal twee jaar worden verlengd, onder gelijkblijvende voorwaarden.
Bron: Tenderned woensdag 24 september 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/393758
Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 25 september 2025
