Raadsinformatiesysteem gemeente Alkmaar – Aanbestedingsnieuws
KlussenKlussen

Raadsinformatiesysteem gemeente Alkmaar

Fragment duurzaam Alkmaar ©Alkmaar 2019
https://www.alkmaar.nl/duurzaamalkmaar

De gemeente Alkmaar heeft besloten een Europese openbare aanbesteding te organiseren voor een raadsinformatiesysteem.
Alkmaar werkt sinds 2013 met het RIS van NotuBiz en heeft vanaf 2010 alle openbare commissie- en raadsvergaderingen voor het publiek ontsloten. De huidige overeenkomst eindigt op 1 januari 2022. Voor het voorbereiden en uitschrijven van een aanbesteding is de overeenkomst verlengd tot 1 december 2022. Het RIS heeft ca. 80-100 interne gebruikers die – binnen een beveiligde omgeving – toegang hebben tot het besloten gedeelte. Er is behoefte aan een gelijkwaardig systeem dat in de praktijk beproefd is. Daarnaast moet het mogelijk zijn het RIS door te ontwikkelen en de gebruiksmogelijkheden te verbeteren en uit te breiden. Vanuit één beheeromgeving wordt vergaderinformatie beschikbaar gesteld zowel via een webinterface als via een speciale app. De app synchroniseert automatisch met het RIS, zodat de gebruiker automatisch de meest recente versie van de stukken/agenda ontvangt. Agenda’s, besluiten, verslagen, moties, vragen, etc. kunnen met één druk op de knop zowel op
internet als in de app gepubliceerd worden zonder dubbele handelingen uit te voeren. Vanuit de beheeromgeving kan zonder tussenkomst van derden rechtstreeks gepubliceerd worden op het internet of het besloten gedeelte van het RIS en de app en kunnen de RIS accounts beheerd worden. Alle stukken betrekking hebbend op één  vergadering (vergaderstukken, audio-video-beelden en verslag) worden geïntegreerd gepresenteerd. Het RIS is opgebouwd uit meerdere modules. Sinds de start zijn er in de loop der jaren meerdere modules aan toegevoegd. De ervaringen met de huidige leverancier zijn positief.

De gemeente Alkmaar wenst een overeenkomst af te sluiten voor het leveren van één integraal raadsinformatiesysteem met in ieder geval de volgende producten en diensten:
• Agendabeheer reguliere vergaderingen commissies en raad: aanmaken openbare en besloten deel van agenda’s; koppeling met vergaderstukken en overige gerelateerde documenten; geïndiceerde zoekfunctie op sprekers, onderwerpen en agendapunten;
• Evenementenkalender met een koppeling aan outlook;
• Publicatie via website van de aanbieder.
• Koppeling van RIS met het zaaksysteem van de gemeente ten behoeve van de vorming van bestuurlijke dossiers en ondersteuning van de procesgang;
• Live uitzenden en kunnen terugkijken van commissies en raad in beeld en geluid: offline en online, vanaf elke device en browser;
• Flexibiliteit om vanaf elke locatie te vergaderen en uit te zenden via elk device;
• Ondertiteling van reguliere vergaderingen van commissies en raad;
• Hosting en mogelijkheid van archivering.

De visuele verslaglegging vindt plaats via Alkmaar Centraal.
Een uitgebreide specificatie van de opdracht is vermeld in het PvE en het Programma van Wensen. De gemeente Alkmaar is nadrukkelijk op zoek naar standaardsoftware dat bewezen werkt bij andere gemeenten, ook wel ‘commercial off the shelf’ genoemd en niet naar een nog te ontwikkelen maatwerkoplossing. De beantwoording van de eisen en wensen dient te zijn gebaseerd op de functionele en technische eigenschappen die de software vanaf de indieningsdatum van de inschrijving biedt. De gebruikers en beheerders (raad, raadsgriffie, rekenkamercommissie, informatiebeheer) van het huidige raadsinformatiesysteem zijn gewend aan de manier van werken met de applicaties van NotuBiz. In de gunningscriteria is daarom een plan van aanpak implementatie en support opgenomen voor het geval de opdracht aan een andere opdrachtnemer gegund wordt. Onderdeel van dit plan vormt een training voor alle gebruikers.

De gemeente Alkmaar wil een overeenkomst afsluiten voor de levering van een raadsinformatiesysteem voor de duur van vier jaar met een optie tot zes keer één jaar (twaalf maanden) verlenging. Het streven is om de overeenkomst op 1 december 2022 in werking te laten treden. Nadat vastgesteld is dat inschrijver kwalitatief geschikt bevonden is (geen uitsluitingsgronden van
toepassing en voldoen aan de geschiktheidscriteria), volgt beoordeling van de inschrijvingen. De inschrijvingen voor deze aanbesteding worden beoordeeld aan de hand van de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).

Bron: Tenderned donderdag 23 december https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/247609

 

Bol.com AlgemeenBol.com Algemeen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *