Raadsinformatiesysteem Venlo – Aanbestedingsnieuws
KlussenKlussen

Raadsinformatiesysteem Venlo

Huidig ris/bis Venlo

De afgelopen tijd hebben we veel aandacht besteed aan de aanbestedingen voor een raadsinformatiesysteem. De ene gemeente volgt de andere op, en dat in een markt waarin Notubiz een marktaandeel heeft van – volgens sommige bronnen 90%-, we hebben er zelfs een weekendspecial over gepubliceerd. Zie voor deze artikelen.

Nu is de beurt dus aan de gemeente Venlo die op 24 september ( Tenderned) 22 september (TED)  een openbare aanbesteding plaatst voor een raadsinformatiesysteem.  De gemeente Venlo maakt primair gebruik van een tweetal systemen om de raad te ondersteunen, te weten NotuBiz (raadsinformatiesysteem) en iBabs (bestuurlijk informatiesysteem).
Met NotuBiz worden de Audio – en Videotulen van raadsbijeenkomsten uitgezonden en opgeslagen. De opdracht bestaat uit:

  • Het leveren en gebruiksklaar opleveren van een ‘compleet’ raadsinformatiesysteem (RIS) voor (openbare) publicatie, interne communicatie, verslaglegging en archivering, webcasting en papierloos vergaderen (dan wel aansluit op de bestaande
    functionaliteiten van papierloos vergaderen) voor de gemeente Venlo;
  • Het volledige onderhoud van de systemen (incl. gebruikersondersteuning, updates en upgrades) gedurende de looptijd van de overeenkomst. Het raadsinformatiesysteem biedt een digitale werkomgeving voor raadsleden en groepen van raadsleden (uitwisselen van informatie zoals annotaties, dossiervorming, samenwerken in documenten etc.) en ondersteunt de communicatie tussen raadsleden en de samenleving.

Op basis van de historische factuurwaarde (2017 t/m 2020) bedraagt de gemiddelde opdrachtwaarde voor het raadsinformatiesysteem € 35.000 (excl. btw) per jaar. De genoemde bedragen zijn zuiver indicatief. De bedragen van de voorgaande jaren geven namelijk geen betrouwbare maatstaf om de precieze omvang van de opdracht vast te stellen.
De gemeente Venlo geeft dan ook geen (omzet)garanties. Voor een uitvoerige beschrijving van de opdracht wordt verwezen naar het programma van eisen en wensen. 
De overeenkomst voor het raadsinformatiesysteem voor de gemeente Venlo wordt
aangegaan voor de duur van vier jaar. Optioneel kan de gemeente Venlo eenzijdig besluiten de overeenkomst vier keer met twee jaar te verlengen. Voorzien is dat de overeenkomst op 3 januari 2022 in werking treedt.
De overeenkomst wordt gegund aan één inschrijver en wel die inschrijver die de beste prijs-kwaliteitsverhouding (EMVI) heeft, waarbij sprake is van een tweetraps beoordelingstraject.
– Ronde 1: Beoordeling ingediende documenten;
– Ronde 2: Presentatie demo/presentatie van het aangeboden raadsinformatiesysteem.  (week 47)

Aan deze aanbesteding is een marktconsultatie vooraf gegaan. De Venlose antwoorden zijn opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. Hierbij valt ons het volgende op.

Gemeente Venlo heeft geen behoefte aan een vakapplicatie voor besluitvorming. Dit gezien de ambtelijke organisatie toereikend is uitgerust en geen aanpassingen voor besluitvorming behoeft. Wél zijn we op zoek naar slimme informatie-uitwisseling tussen ambtelijke organisatie en gemeenteraad. Gemeente Venlo is tevens op zoek naar een omgeving waarin maatschappelijke opgaves gevolgd kunnen worden in proces en tijd.

en

Gemeente Venlo staat open voor elke aanbieder, die een oplossing biedt welke aansluit op onze bestaande vergadertooling. We zijn echter ook geïnteresseerd in nieuwe, creatieve oplossingen die onze gemeenteraad zo goed mogelijk kan ondersteunen. Dit is ook één van de redenen om deze marktconsultatie te starten.

In de leidraad staat een herzieningsclausule zodat de inhoud van de opdracht aangevuld kan worden.

Gedurende de looptijd van de overeenkomst behoudt de gemeente Venlo zich het recht voor
om de opdracht als volgt te wijzigen:
– Het leveren van het bestuurlijke informatiesysteem (vergadertool). Dit betreft het
digitaal agenderen, vergaderen en archiveren van directie en het college van
burgemeester en wethouders. Het BIS ondersteunt hierbij de volgende processen:

  • Bestuurlijke Besluitvorming:
    – Aanvragen Burgemeestersbesluit;
    – Aanvragen Directiebesluit;
    – Aanvragen Collegebesluit;
    – Informeren in Uitvoering overleggen.

De digitale werkomgeving van het bestuurlijke informatiesysteem geldt niet alleen voor de
Bestuurlijke Besluitvorming. Zowel intern als extern wordt in een 70-tal vergaderingen het
bestuurlijke informatiesysteem gebruikt voor de agendering.

Voortschrijdend inzicht dus, want bij de MC was nog geen behoefte aan een systeem voor bestuurlijke besluitvorming. Daar de gemeente in de leidraad niet heeft aangegeven alternatieven niet op prijs te stellen is het dus – Kata Bunga -alle remmen los.

Bron: Tenderned vrijdag 24 september 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/239019

 

Bol.com AlgemeenBol.com Algemeen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *