Raads- en Bestuursinformatiesysteem (RIS/BIS) Gemeente Dijk en Waard

In het kader van de bestuurlijke fusie van de gemeenten Langedijk en Heerhugowaard per 1 januari 2022 in de gemeente Dijk en Waard is het noodzaak om over te gaan naar één RIS/BIS. De gemeenten Heerhugowaard en Langedijk hebben medio 2019 uitgesproken wat voor hen het beoogd resultaat is van de fusie. Zij richten zich op drie (hoofd)doelstellingen:
• het verhogen van de kwaliteit;
• het verlagen van de kwetsbaarheid;
• het versterken van de positie in de regio.

In de huidige situatie wordt door de twee gemeenten Langedijk en Heerhugowaard via verschillende processen met twee dezelfde RIS/BIS applicaties gewerkt. De processen worden op dit moment geharmoniseerd, op punten wordt ook de organisatie aangepast. De doorlooptijd is kort. Toch wil de gemeente één goed werkende applicatie realiseren. Punten van
aandacht zijn:
• Binnen twee weken na de definitieve gunning is er een implementatieplan door de opdrachtnemer opgeleverd. Dit plan is gebaseerd op het plan dat is aangeleverd bij inschrijving en verder met de opdrachtgever afgestemd.
• De opdrachtnemer levert een ervaren projectleider, een projectleider die eerder een succesvolle integratie van een RIS/BIS heeft gerealiseerd.
• Door de opdrachtnemer wordt aangegeven welke input hij wanneer verwacht van de gemeente.
• De inschrijver levert een aanpak voor de realisatie van de gegevensconversie/migratie.
• De applicatie wordt als SaaS of als clouddienst geleverd.

In de nieuwe situatie biedt het RIS/BIS de mogelijkheid om bestuurlijke besluitvormingsprocessen te ondersteunen. Het
systeem kent drie hoofdfunctionaliteiten:
• Papierloos vergaderen
• Webcasting
• Website
Het nieuwe RIS/BIS wordt door de opdrachtnemer aangeboden als een SaaS-dienst die aansluit op de informatiesystemen van de gefuseerde gemeente. Belangrijke componenten hiervan zijn het zaaksysteem en de website. Gebruikersvriendelijkheid en flexibiliteit zijn belangrijke aspecten aan het nieuwe RIS/BIS. Voor gebruikers is het duidelijk waar ze zich in het systeem en proces bevinden en welke acties ze moeten uitvoeren. Veranderingen in de organisatie en regelgeving moeten eenvoudig door te voeren zijn in het systeem. Belangrijk is dat de inrichting van het RIS/BIS eenvoudig in eigen beheer te onderhouden is. In de aanbestedingsdocumenten is verder beschreven wat de eisen en wensen zijn ten aanzien van het RIS/BIS.

De opdracht behelst de volgende aspecten:
a) De volgende processen worden ondersteund met het RIS/BIS:
• Bestuurlijke besluitvorming (ambtelijk/bestuurlijk opstellen, doorsturen/publiceren, beoordelen, accorderen, besluiten, agenderen, samenvoegen, vergaderen, notuleren, afsluiten);
• Raadplegen/Informatievoorziening (agenda & stukken, video, audio, ondertiteling, live & terugkijken);
• Archiveren (zaaksysteem, e-depot);
• Autorisatiebeheer (rollen, groepen);
b) Implementatie van het systeem en de processen bestaande uit projectleiding, procesuitwerking- en inrichting, data conversie/migratie, testen, opleiden van de organisatie en ondersteuning bij livegang;
c) Koppelingen zoals beschreven in het programma van eisen (zaaksysteem en website);
d) Onderhoudsovereenkomst/Servicecontract voor onderhoud en verdere ontwikkeling van de applicatie voor de duur van de overeenkomst;
e) Helpdeskfunctie voor vragen bij gebruik van het systeem gedurende de looptijd van de overeenkomst.

De opdrachtgever wenst een overeenkomst af te sluiten met één professionele en betrouwbare aanbieder ten behoeve van de uitvoering van de opdracht. De voorgenomen contractduur betreft een periode van vier jaar, ingaande 1 januari 2022, met daarna de mogelijkheid om de overeenkomst zes maal met één jaar te verlengen. In het laatste jaar heeft de gemeente het recht om het contract ook tussentijds op te zeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. De totale potentiële contractduur bedraagt daarmee maximaal tien jaar.

De opdracht wordt via TenderNed verstrekt door de Werkorganisatie Langedijk & Heerhugowaard. Hier wordt het TenderNed-account van de gemeente Heerhugowaard voor gebruikt. Op 1 januari 2020 zijn de gemeenten Heerhugowaard en Langedijk een ambtelijke fusie aangegaan. Beide gemeenten zijn een procedure gestart om te komen tot een bestuurlijke fusie van de gemeente Dijk en Waard per 1 januari 2022. Bij de bestuurlijke fusie wordt de overeenkomst overgenomen door de gemeente Dijk en Waard. De Werkorganisatie Langedijk en Heerhugowaard (WLH)  volgt, gelet op de aard en de omvang van de opdracht, een openbare Europese aanbestedingsprocedure conform de Aanbestedingswet 2012.

Bron: Tenderned 7 mei 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/227250