Provincie Gelderland zoekt zaaksysteem voor vergunningverlening, toezicht en handhaving
Provincie Gelderland is met 51 gemeenten en een oppervlakte van ongeveer 5.000 vierkante kilometer de grootste provincie van Nederland. Provincie Gelderland vormt een bestuurlijke schakel tussen de Rijksoverheid en de gemeenten. De ambtelijke organisatie bestaat uit ongeveer 2.000 medewerkers, waarvan de meeste werkzaam zijn op het Huis der Provincie in Arnhem. De provinciale afdelingen VTH en B&O (Beheer en Onderhoud) verlenen vergunningen aan burgers, bedrijven en organisaties. Daarnaast ziet VTH toe op de naleving van wet- en
regelgeving, met als doel onze leefomgeving te beschermen en optimaal te benutten. Dit is een wettelijke taak, maar ook een instrument om onze provinciale doelen, bijvoorbeeld op het gebied van milieu en natuur, te behalen. De afdeling Ruimte (RUI) voorziet gemeenten en andere ketenpartners van richtinggevende en sturende ruimtelijke adviezen (planadvisering). Om de werkzaamheden van de genoemde afdelingen te ondersteunen is er een gedegen VTH-zaaksysteem als ICT-oplossing nodig.
Het huidige VTH-zaaksysteem is na optimalisaties inzetbaar, maar sluit qua inrichting op dit moment onvoldoende aan op bovengenoemde ontwikkelingen. De huidige inrichting kent beperkingen op het gebied van flexibiliteit,
rapportage, beheer en samenhang met het bredere applicatielandschap. Bovendien loopt de overeenkomst voor het huidige VTH-zaaksysteem in april 2027 af. Dit biedt de provincie de gelegenheid om de bestaande ondersteuning van vergunningverlening, toezicht, handhaving en planadvisering opnieuw tegen het licht te houden en te voorzien in een toekomstbestendige oplossing die aansluit bij de huidige en toekomstige behoeften van de organisatie.
De provincie verwacht daarnaast dat het aantal gebruikers van de oplossing op termijn zal toenemen tot ongeveer 250 gebruikers. Gedurende de looptijd van een te sluiten overeenkomst wordt verdere groei van het aantal gebruikers voorzien. De nieuwe ICT-oplossing dient daarom voldoende schaalbaar en flexibel te zijn om deze ontwikkeling op een beheerste wijze te ondersteunen.
Provincie Gelderland wil een ICT-oplossing die ten minste de primaire processen voor vergunningverlening, toezicht, handhaving en planadvisering binnen de provinciale taken op grond van de Omgevingswet en de Omgevingsverordening integraal ondersteunt, van intake tot en met afhandeling en archivering. Hieronder vallen onder meer zaakregistratie en -behandeling, documentbeheer, taakafhandeling, correspondentie, toezichtregistratie, handhavingstrajecten, archivering, rapportages en managementinformatie. De oplossing
omvat ook een DMS/RMA waarmee informatiebeheer en archivering volgens de geldende archiefwet- en regelgeving kunnen worden uitgevoerd.
De provincie gaat uit van:
een oplevering gereed voor gebruikersacceptatie uiterlijk 1 september 2027;
een succesvolle productiestelling en livegang uiterlijk 1 januari 2028.
De opdracht omvat de implementatie van een nieuwe ICT-oplossing voor vergunningverlening, toezicht, handhaving en planadvisering. Hieronder vallen ook de migratie van gegevens uit het huidige VTH-zaaksysteem PowerBrowser en het huidige DMS/RMA DocBase, het opleiden en begeleiden van gebruikers, ondersteuning bij de ingebruikname, beheer, onderhoud en verdere doorontwikkeling van de oplossing. De ICT-oplossing, inclusief DMS en RMA, fungeert als centraal systeem voor deze processen. Het Programma van Eisen (PvE) en de plannen voor implementatie, migratie, opleiding, adoptie, beheer en ontwikkeling vormen de basis voor de uitvoering van de opdracht. Na gunning werken opdrachtgever en opdrachtnemer deze plannen gezamenlijk uit tot een definitief project-, beheer- en ontwikkelplan. Opdrachtnemer moet aantonen dat de voorgestelde aanpak voldoende concreet is om binnen vier weken na opdrachtverlening uit te werken tot een uitvoerbaar en definitief plan.
De beoogde basisduur van de overeenkomst is van 18 januari 2027 tot 18 januari 2030. De basisduur van de opdracht is drie jaar. Provincie Gelderland heeft het recht om de overeenkomst vijfmaal te verlengen met een periode van twee jaar.
Bron: Tenderned dinsdag 1 september 2026 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/437911
Aanbestedingsnieuws 11e jaargang editie 2 september 2026
