Projectmanagement t.b.v. realisatie VO-Campus in Emmeloord

De gemeenteraad van Noordoostpolder heeft medio 2021 ingestemd met het plan om alle VO-leerlingen te huisvesten op één locatie aan de Espelerlaan in Emmeloord. Alleen het huidige gebouw van het Vakcollege zal behouden blijven. In totaal zal er 15.000 m² aan nieuwbouw gerealiseerd worden. De VO-Campus biedt straks onderwijs aan ruim 2.700 leerlingen.
De scholen en de gemeente hebben een zestal pijlers benoemd voor de VO-Campus:
1. Doorgaande leerlijnen: ‘van 10 tot werk’
2. Technologie en Innovatie: ‘maken en ontwikkelen’
3. Kunst, Cultuur en Klassieken: ‘creativiteit en vorming’
4. Sport, Bewegen en Gezondheid: ‘leren is topsport’
5. Samenwerking en keuzevrijheid: ‘een passende plek voor iedereen’
6. VO-campus: ‘een aantrekkelijke plek in onze samenleving’.
In de komende ontwerp- en voorbereidingsfase zullen deze zes pijlers verder uitgewerkt worden en vertaald moeten worden naar een ontwerp voor de VO-Campus. Hierin wil opdrachtgever de onderwijsvisies van de scholen vertaald zien en op zoek gaan naar duurzame oplossingen. Hierbij willen ze actief zoeken naar verregaande samenwerking met derden die een bijdrage kunnen leveren aan de ontwikkeling van de leerlingen. Hierbij wordt gedacht aan culturele instellingen, sport en bewegen, bedrijfsleven, bepaalde zorgaanbieders en het nabijgelegen ROC. Aanbesteder kijkt niet alleen naar de gebouwen maar ook naar de totale inrichting van het terrein. De VO-Campus moet open en welkom aanvoelen. Voor de realisatie van de VO-Campus heeft de gemeenteraad ingestemd met een taakstellend budget van in totaal €36.000.000,-.  Gepland is dat in 2026 de VO-Campus een feit is. Gemeente Noordoostpolder zal voor dit project optreden als bouwheer. Sinds 2021 geldt dat nieuwbouw moet voldoen aan de BENG-norm (Bijna Energie Neutraal Gebouw). Opdrachtgever heeft de ambitie om verder te gaan dan BENG en zoekt een projectmanagementbureau dat opdrachtgever adviseert en ondersteunt om deze ambitie te verwezenlijken.

De projectmanager van het projectmanagementbureau werkt in opdracht van de Stuurgroep VO-Campus, waarin de bestuurders van de gemeente, VariO en Emelwerda vertegenwoordigd zijn. De taken en verantwoordelijkheden van de projectmanager zijn weergegeven op de demarcatielijst.  De demarcatielijst is richtinggevend. inschrijver is de expert en
weet wat nodig is om een dergelijk project succesvol te begeleiden. Werkzaamheden die niet in de demarcatielijst zijn opgenomen, maar wel nodig zijn om een dergelijke opdracht succesvol te begeleiden, zijn dus wel onderdeel van de opdracht. Opdrachtnemer zal in nauwe samenwerking met de architect, de technische adviseurs, de  aannemers en installateur(s) de ontwerp- en de contractdocumenten toetsen en optimaliseren. Aspecten die dan vooral aan de orde komen zijn duurzaamheid, risicoanalyse van het bouwproces, budgetbewaking, directievoering, uitvoeringsdeskundigheid, logistieke randvoorwaarden en ontwerp. De wijze van uitvoering van de opdracht is onderwerp bij de tussentijdse- en eindevaluatie voor elke fase. Bij die
evaluatie wordt beoordeeld of de geformuleerde doelen en de uitvoering voldoen aan de gestelde eisen in de opdrachtomschrijving en de volgende criteria:

• Opdrachtgever wordt altijd proactief en tijdig geïnformeerd over de voortgang van het project en de risico’s;
• Opdrachtnemer heeft vroegtijdig contact opgenomen met opdrachtgever over de te lopen risico’s die invloed hebben op functionaliteit, doorlooptijd en/of kosten van het project en er zijn realistische alternatieven voorgelegd door opdrachtnemer;
• Opdrachtnemer heeft duidelijk gecommuniceerd met opdrachtgever over de invulling van de rol, nakomen van de afspraken en betrokkenheid van iedere deelnemer in dit project.

De opdracht, met als uitgangspunt een “traditionele” aanpak, die aan een projectmanagementbureau zal worden gegeven omvat tevens de selectie voor de architect, bouw- en technische- bedrijven en de begeleiding bij het indienen van de omgevingsvergunning. Inschrijvers dienen de “traditionele” aanpak als uitgangspunt voor hun inschrijving te hanteren. Opdrachtgever staat open voor een alternatieve aanpak als blijkt dat dit het proces en de realisatie van de visie van opdrachtgever ten goede komt. In ieder geval onderstaande taken vallen onder de verantwoordelijkheid van het projectmanagementbureau:

• Aanjager van het project zijn tot en met de nazorgfase en zorgen dat het project binnen de vastgestelde kaders gerealiseerd wordt;
• Projectadviseur van de stuurgroep bestaande uit gemeente en schoolbesturen;
• Zorg dragen voor een vlotte communicatie tussen de drie partijen, waarbij niet geschroomd moet worden
  om partijen aan te spreken als dat nodig is in het belang van het proces;
• Communiceren met alle betrokken partijen, dit in samenspraak met de gemeente en beide
  schoolbesturen;
• Leidinggeven aan het afstemmingsproces tussen de toekomstige partijen die in het project
  vertegenwoordigd zijn;
• Agenda opstellen en verslaglegging van de diverse overleggen;
• Architectenselectie conform de geldende aanbestedingsregels (uitgangspunt Europese aanbesteding);
• Installateursselectie conform geldende aanbestedingsregels (uitgangspunt Europese aanbesteding);
• Constructeursselectie conform geldende aanbestedingsregels (uitgangspunt Europese aanbesteding);
• Aannemersselectie conform geldende aanbestedingsregels (uitgangspunt Europese aanbesteding);
• Selectie van de benodigde technische adviseurs;
• Deelnemen, bewaken en adviseren bij het ontwerp- en/of bouwproces in al zijn facetten;
• Gevraagd wordt kennis en ervaring in te brengen in het definitief maken van de contractuele
  bestekdocumenten ten behoeve van de nieuwbouw van het project;
• Voor het beheersen van het project dient per fase en per maand een rapportage opgeleverd te worden
  waarin de onderstaande aspecten worden geformuleerd, bewaakt, beheerst en bijgesteld. Onder andere
  op Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie, Organisatie, Risico’s, Programma van uitgangspunten en eisen;
• Evaluatie per fase door middel van een beslisdocument conform fasering (VO – DO – Bouwaanvraag –
  Aanbesteding – Uitvoeringsopdracht – Oplevering – Onderhoudstermijn);
• Bewaken van de planning;
• Toezien op en controleren van het inregelen van installaties;
• Bewaken van het budget.

Optioneel:
• Toezichthouder tijdens de bouw (inschrijver dient de kosten hiervoor te offreren op het calculatieblad. Deze kosten wegen niet mee voor de gunning van de opdracht. Opdrachtgever heeft de mogelijkheid om dit uit te besteden aan een derde partij;

De projectmanager dient tot 1 jaar na oplevering de volgende taken te verrichten:
• Eindcontrole van facturen (oplevertermijnen, onderhoudstermijnen, eindtermijnen adviseurs);
• Inhoudelijk Ondersteunen bij het opmaken van de eindafrekening;
• Organiseren en monitoren van afhandelen opleverpunten;
• Organiseren en voorzitten van bouwvergaderingen (minimaal 1 na oplevering);
• Organiseren en opstellen documenten voor afsluiten onderhoudsperiode;
• Opstellen Procesverbaal einde onderhoudsfase en organiseren nalopen en monitoren onderhoudspunten;
• Organiseren, monitoren en evt. opschakelen bij onderhoudspunten en klachten tot 1 jaar na oplevering.

Startdatum van de overeenkomst: 1 december 2021 en de einddatum: Einde werk (naar verwachting in 2026 vermeerderd met één jaar voor nazorg). De Opdracht in deze Europees openbare aanbesteding wordt gegund op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving op basis van de “beste prijs-kwaliteitsverhouding”.

Bron: Tenderned zaterdag 11 september 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/237930