Productie en verzending verkiezingsdrukwerk Leiden

De gemeente Leiden is verantwoordelijk voor de organisatie van de verkiezingen. Gemiddeld zal ieder jaar minstens één verkiezing of stemming plaatsvinden. De omvang van de opdracht is van te voren niet precies te bepalen. In de organisatie van verkiezingen is er behoefte aan aanzienlijke hoeveelheden drukwerk. Dit drukwerk moet aan hoge kwaliteitseisen voldoen zoals de richtlijnen en
specificaties van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Ook gelden er strenge beveiligingseisen aan het drukwerk zelf, het productieproces en de persoonsgegevens. De gemeente zoekt een opdrachtnemer die ervoor zorgdraagt dat de stembescheiden tijdig worden geleverd binnen een bepaalde termijn. Er wordt per verkiezing door de opdrachtnemer, in overleg met de opdrachtgever, een planning opgesteld om het drukwerk op de vooraf afgestemde termijnen, te leveren op locatie van opdrachtgever of te bezorgen bij de kiesgerechtigden.

De gemeente verwacht dat de toekomstige opdrachtnemer een bijdrage levert aan duurzaamheid en innovatie tijdens de contractperiode. Door landelijke ontwikkelingen in wet- en regelgeving is het mogelijk dat de behoefte aan drukwerk en de eisen die hieraan gesteld worden de komende jaren zullen veranderen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de ontwikkeling van een nieuw (kleiner formaat) stembiljet, het elektronisch tellen van de stembiljetten of het eventueel houden van referenda.

Per verkiezing/referendum wordt vooraf een nieuwe opgave gedaan van de exacte aantallen drukwerk en specificaties. De
aantallen zijn afhankelijk van het aantal kiesgerechtigden per verkiezing, postadressen en de op dat moment geldende eisen aan het drukwerk. De gemeente verwacht gedurende de looptijd van de raamovereenkomst de volgende vijf verkiezingen te organiseren:
• 2026 Gemeenteraad (GR)
• 2027 Provinciale staten (PS)
• 2027 Algemeen bestuur waterschappen (WS)
• 2028 Tweede Kamer (TK)
• 2029 Europees Parlement (EP)
• p.m. Lokaal Referendum
Een tussentijdse Tweede Kamerverkiezing gedurende de looptijd van de raamovereenkomst, valt eveneens onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de raamovereenkomst.

Er wordt een raamovereenkomst afgesloten met één inschrijver. De raamovereenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar. En een verlengingsoptie van één keer twee jaar. De startdatum van de Raamovereenkomst is momenteel vastgesteld op 1 juli 2025.
Voor de uitvoering van de overeenkomst worden persoonsgegevens verwerkt. Hiertoe wordt met opdrachtnemer een verwerkersovereenkomst afgesloten voor de duur van de uitvoering van de opdracht.

Bron: Tenderned donderdag 27 maart 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/372241

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 28 maart 2025