Opdrachtnemer gezocht voor de organisatie van een bovengronds kerstplein Valkenburg a/d

Valkenburg staat al jaren bekend als dé kerststad van Nederland. Jaarlijks trekken de Valkenburgse kerstmarkten en de kerstactiviteiten ruim 600.000 bezoekers. Kenmerkend voor Valkenburg en daarmee uniek in de Euregio zijn de ondergrondse kerstmarkten in de groeves. Daarnaast is een grote publiekstrekker de kerstparade die door het centrum van Valkenburg trekt. Het evenement Kerststad Valkenburg – de verzamelnaam voor alle Kerstgerelateerde activiteiten – vindt jaarlijks plaats van medio november tot en met de eerste week van januari, in totaal zeven weken. De exacte datums variëren jaarlijks.

Onderdeel van Kerststad Valkenburg zijn diverse evenementen verspreid in en rond het centrum. Naast de ondergrondse kerstmarkten werd tot en met 2025 ook een bovengrondse kerstmarkt georganiseerd. De organisatie hiervan was tot en met de aanbesteding organisatie Kerstplein in handen van dezelfde exploitant die hier jaarlijks een vergunning bij de gemeente Valkenburg aan de Geul heeft aangevraagd. In 2025 hebben verschillende initiatiefnemers vanuit de markt zich bij de gemeente gemeld voor de organisatie van de kerstmarkt of een kerstevenement. Voor de editie van 2025 heeft dit geresulteerd in een selectieprocedure voor het uitgeven van een schaarse vergunning. Vanaf de editie 2026 wil de Gemeente de organisatie als een concessie in de markt zetten. De beschikbare openbare ruimte wordt aan één organisator (concessiehouder) ter beschikking gesteld. De aangewezen locatie voor het kerstplein was tot 2023 het Theodoor Dorrenplein. Deze grond is nu niet meer in het bezit van de gemeente. Als gevolg hiervan is de kerstmarkt verplaats naar een deel van het Walramplein. Circa 1/3e deel van het plein wordt door de gemeente ter beschikking gesteld voor het organiseren en exploiteren van een bovengronds kerstevenement. Dit komt neer op circa 2809 m².

De gemeente heeft een gerechtelijke procedure gestart om de verkochte grond aan het Theodoor Dorrenplein weer zelf in eigendom te verkrijgen. Dit kan gevolgen hebben voor de locatie van het evenement. Mogelijk dat het evenement in de toekomst weer teruggaat naar de ‘oude’ locatie op het Theodoor Dorrenplein of mogelijk verdeeld wordt over de twee locaties. De inschrijver dient hier rekening mee te houden in zijn aanbod en planvorming. Er kunnen geen rechten worden verbonden aan de locatie en de gemeente kan niet worden gehouden aan vergoeding van kosten wegens wisseling en/of uitbreiding van de locaties. Het Walramplein is een van de schaarse centrumlocaties waar parkeerplaatsen beschikbaar zijn. Op het centrum is het hele jaar al sprake van een grote verkeer- en parkeerdruk, maar in de kerstperiode is dit nog veel meer het geval. Het
Walramplein bevat ca. 166 Parkeerplaatsen die tijdens de Kerststadperiode goed zijn voor een gemiddelde parkeeropbrengst van ca. € 4,- per parkeerplek per uur. Met het wegvallen van één derde van de parkeerplekken (59 stuks) en als bijgevolg de overige parkeerplekken ter beschikking te stellen voor vergunninghouders vervalt ook een geschatte parkeeropbrengst van € 71.000,-. De sfeer en aankleding van het aanbod van het evenement sloot in het verleden niet altijd aan bij het evenement dat Valkenburg voor ogen heeft. De gemeente ziet graag een gevarieerd aanbod met meer lokale en regionale producten en betrokkenheid van lokale ondernemers en verenigingen. Als vergunningverlenende partij en als
bevoegd gezag met betrekking tot de veiligheid wenst de gemeente Valkenburg aan de Geul tevens belangrijke informatie over bezoekersaantallen,
toegangscontrole en druktespreiding. De marketing van Kerststad wordt uitgevoerd door Visit Zuid Limburg in opdracht van Stichting Kerststad. Hierin wordt breed samengewerkt met alle kerstattracties, de stichting Kerststad Valkenburg en de BIZ (de ondernemersvereniging). De
concessiehouder dient aan te sluiten bij dit marketingconcept. De kosten worden gedeeld op basis van een verdeelsleutel. De gemeente Valkenburg aan de Geul wil een partij contracteren die de volledige organisatie en exploitatie van een kerstevenement voor eigen rekening en risico gaat uitvoeren. De doelstelling is dat het kerstevenement in hoge mate bijdraagt aan de goede reputatie van Kerststad Valkenburg en deze versterkt. Het evenement maakt onderdeel uit van Kerststad Valkenburg met meer dan 600.000 bezoekers en dient aan te sluiten bij de verwachtingen van de bezoekers en de beleving op positieve wijze te beïnvloeden. Het evenement past in het totaalbeeld van Kerststad Valkenburg en voegt waarde
toe aan de overige evenementen en activiteiten. Het evenement draagt bij aan verbinding en ontmoeting tussen mensen met verschillende achtergronden en borgt inclusiviteit. Het evenement draagt zichtbaar de Zuid-Limburgse en Valkenburgse cultuur uit zoals omgeschreven bij het Valkenburgse DNA in de visie Vrijetijdseconomie 2025.

Door het evenement als een concessie aan te besteden wil de gemeente invloed kunnen hebben op de uitstraling en het productenaanbod, maar ook verzekerd zijn van een veilige situatie en de zekerheidsstelling dat er een kerstevenement op het daarvoor aangewezen plein wordt georganiseerd. Met deze aanbesteding de gemeente tevens:
– het afsluiten van een rechtmatig tot stand gekomen overeenkomst met één partij;
– het selecteren van een betrouwbare partij;
– de gewenste dienstverlening en verwachtingen helder en contractueel vast te leggen;

De concessiehouder wordt verantwoordelijk voor het jaarlijks gedurende de gehele periode ‘Kerststad Valkenburg’ organiseren van een kerstevenement voor eigen rekening en risico. De gemeente stelt hiervoor een locatie ter beschikking. Vooralsnog is dit een gedeelte van het Walramplein. De concessiehouder is hierbij verantwoordelijk voor de volledige organisatie, vergunningsaanvraag en contacten met alle betrokken partijen. Tevens is de concessiehouder verantwoordelijk voor het afbakenen van het terrein, het inzetten van beveiligers en EHBO’ers, toiletvoorzieningen en communicatie met direct omwonenden en bedrijven gelegen aan de evenementenlocatie. De eisen hieromtrent zijn vastgelegd in bijgaand programma van eisen dat onderdeel wordt van de overeenkomst. De concessiehouder is minimaal een vergoeding van €10.000,- per jaar aan de gemeente verschuldigd. Dit is een minimum. In uw inschrijving wordt u gevraagd een financieel bod uit te brengen.

De gemeente wenst een overeenkomst af te sluiten met één concessiehouder. De startdatum van de overeenkomst is Kerststad editie 2026 en heeft een duur van drie edities (2026, 2027 en 2028). De overeenkomst kan tweemaal op wens van de gemeente verlengd worden met één editie (2029 en 2030). Daarna eindigt de overeenkomst van rechtswege. Er is geen sprake van stilzwijgende verlenging.

Op basis van de Aanbestedingswet en het inkoopbeleid van de gemeente Valkenburg aan de Geul volgen wij een Europese openbare procedure om de volgende redenen:
• De geraamde waarde;
• Aard van de opdracht;
Het gunningscriterium bij deze opdracht is de beste Prijs-Kwaliteitsverhouding (BPKV).

Bron: Tenderned zondag 1 maart 2026https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/413954

Aanbestedingsnieuws 11e jaargang editie 3 maart 2026