Ontwerpen, bouwen en beheren beursstand ROC Mondriaan Update

Laatst geupdate op december 16, 2024 door redactie

Procedure opgeschort vanwege een klacht, beroep of enige andere actie voor
herziening 16 december 2024.

ROC Mondriaan is een Regionaal Opleidingen Centrum in de regio Haaglanden met vestigingen in Den Haag, Delft, Leiden en Naaldwijk. Mondriaan biedt als grootste opleider in de regio Haaglanden ruim 260 vakkundige opleidingen op het gebied van beroepsonderwijs en educatie voor volwassenen.

De dienst Marketing & Communicatie van ROC Mondriaan verzorgt de positionering, marketing en communicatie van het ROC en zijn scholen. Een van de doelstellingen van de dienst Marketing & Communicatie is het verhogen van de instroom voor de opleidingen. Bij de dienst Communicatie werken 27 communicatieprofessionals elke dag aan de betrokkenheid bij ROC
Mondriaan, aan zichtbaarheid in de buitenwereld, interne communicatie, voorlichting en voor de werving van nieuwe studenten. De dienst is verantwoordelijk voor de voorlichting op de VO-scholen, het organiseren van de open dagen, beurzen, voorlichtingen op ouderavonden, de website en de social media van ROC Mondriaan in de breedste zin. Ook is deze dienst verantwoordelijk voor de corporate communicatie. ‘Iedere student op de juiste plek’ is het motto bij de Open Dagen, (online) werving en de voorlichting in het mbo onderwijs. De dienst is adviseur en sparringpartner voor alle scholen in hun positionering en marketingcommunicatie. De dienst verzorgt in- en externe communicatie: van intranet tot de socials en van on- en offline communicatie tot woordvoering en arbeidsmarktcommunicatie.

Ieder studiejaar worden enkele grote beurzen in de regio georganiseerd waar de dienst Mondriaan representeert. De beurzen die vooraf bekend zijn, zijn :
– Bekijk je toekomst nu-beurs te Den Haag (Fokker terminal)
– Hooglandse kerk te Leiden
– Studiebeurs West te Rotterdam (Ahoy)
– Havo-beurs te Den Haag (Fokker terminal)
Iedere beurs heeft mogelijkheden en beperkingen qua opbouw van een stand. Gemiddeld heeft Mondriaan zo’n 8x8m stand oppervlakte. Op enkele VO-scholen worden scholenmarkten georganiseerd waarbij een deel van de stand enkele malen per jaar wordt opgebouwd. En op de ouderavonden wordt nu een ‘paraplu’ scherm gebruikt. Er zijn enkele tientallen van dit soort frames binnen Mondriaan in omloop. Het doel van iedere beursdeelname is om de aankomend student te informeren over de mogelijkheden bij Mondriaan. Door het grote aantal opleidingen (260 opleidingen) hebben we de opleidingen ingedeeld in
negen interessegebieden:
• Beauty, Hair & Fashion
• Business, Retail & Logistics
• Hotel, Horeca en Facilitaire dienstverlening
• Lifestyle, Sport en Bewegen
• Dutch Academy of Performing Arts
• Orde en Veiligheid
• Techniek
• Toerisme, Recreatie en Evenementen
• Zorg, Onderwijs en Welzijn
Het is voor Mondriaan van belang om ‘klein binnen groot’ met de stand uit te stralen. Hiermee wordt bedoeld dat we wel het complete aanbod willen tonen en uitstralen maar dat een student zich wel gezien voelt, een stukje persoonlijke benadering.
Bij sommige beurzen is het wenselijk dat er op de stand nog een activiteit wordt gehouden, enige vorm van interactie. Voor dit wervingsjaar is er gekozen voor een photobooth, met wisselend succes. Graag willen we een interactieve stand waarbij oog is voor het verzamelen van data van de bezoekers (interesse, mobiel nummer en/of email adres) zodat we die bezoekers later nog kunnen contacten voor open dagen of andere activiteiten. Data is steeds belangrijker geworden in ‘customer journey’ We willen een relatie leggen met de beursbezoeker en deze kunnen ‘volgen’ en blijven informeren. Daardoor willen we op een ludieke manier
deze data in de stand verzamelen.

De volgende activiteiten behoren tot de omvang van de opdracht:
 Het ontwerpen van een stand die Mondriaan als een aantrekkelijk opleidingsinstituut representeert maar ook ruimte laat voor de individuele identiteit van de verschillende scholen. Het ontwerpen en/of bijeenbrengen van de communicatiemiddelen in een beursomgeving aansluitend bij de bestaande huisstijl;
 Het realiseren, inrichten en turnkey opleveren en het afbouwen van de ontworpen stand;
 Het onderhouden en schoonmaken van de hele stand bij oplevering voor iedere beurs;
 Het waar nodig produceren van specifiek drukwerk (voor iedere beurs kunnen er andere onderdelen, materialen aansluiten waarvoor specifiek drukwerk gemaakt zou moeten worden).
 Het afbouwen (soms op de avond zelf na afloop van de beurs) en opslaan van de stand op een locatie van de opdrachtnemer.

De aanbestedende dienst wenst door middel van deze aanbesteding met één leverancier die de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft ingediend, een (raam)overeenkomst af te sluiten voor standbouw. De (raam)overeenkomst zal worden aangegaan voor een periode van drie jaar, met de mogelijkheid tot eenmaal een optionele verlenging van één jaar. De beoogde ingangsdatum van de (raam)overeenkomst is in mei 2025. Deze datum is een streefdatum. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.

Bron: Tenderned 29 november 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/359105

Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 2 december 2024