Ondermaatse aanbesteding schoonmaakonderhoud Hattem

Laatst geupdate op februari 7, 2021 door redactie

Het primaire doel van deze aanbestedingsprocedure is het contracteren van een professionele leverancier voor schoonmaakdienstverlening.
Daarbij heeft Gemeente Hattem de volgende subdoelen gesteld:

• Het verhogen van de kwaliteit van schoonmaakdienstverlening. Momenteel is zij ontevreden over de kwaliteit. De belangrijkste aandachtspunten in de huidige situatie zijn: planning, uitvoering, oplevering en verslaglegging van laagfrequente werkzaamheden. Van de nieuw te  contracteren dienstverlener wordt een proactieve rol verwacht in het continu aandragen van verbetervoorstellen op alle aandachtsgebieden die van invloed zijn op de schoonmaakkwaliteit en –dienstverlening.
• Partnership realiseren tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. Zo verwacht Gemeente Hattem ten minste dat er goed gecommuniceerd wordt met de vaste operationele contactpersoon. Deze contactpersoon is zeer betrokken bij de gemeente en wenst nauw betrokken te worden bij de (controle op de) uitvoering van het schoonmaakonderhoud.
  

LET OP: Gemeente Hattem heeft met betrekking tot het Stadhuis een minimaal aantal in te zetten productieve uren vastgesteld. In Bijlage D: Inschrijfbiljet ziet u hoeveel uren dit betreft. U dient dan ook tenminste dit aantal uren in uw calculatie te verwerken.

Binnen de opdracht valt:

• Regulier schoonmaakonderhoud
  
• Periodiek vloeronderhoud
  
• Glasbewassing
  
• Levering sanitaire voorzieningen: verbruiksproducten (optioneel)
  

Het betreft een overeenkomst voor de duur van drie jaren. Na deze jaren heeft Opdrachtgever de mogelijkheid om het contract nog zeven keer te verlengen met één jaar.

Gemeente Hattem heeft meerdere locaties, waaronder het Stadhuis en de gemeentewerf. ( AN -in totaal zeven locaties) Voor al haar locaties dient het uitgangspunt te zijn dat ze schoon zijn nadat de schoonmaak plaats heeft gevonden. Het werkprogramma dient hiervoor als basis, maar Gemeente Hattem verwacht van haar
dienstverlener dat zij proactief acteert wanneer zij andere verstoringen ziet. Belangrijk is dat Gemeente Hattem ontzorgd wil worden. Zij wil de schoonmaak over kunnen laten aan haar dienstverlener en zich zelf kunnen concentreren op haar primaire proces. Vanuit deze ontzorgingsrol wenst Gemeente Hattem ieder jaar één of enkele verbeterplannen te ontvangen van dienstverlener, waardoor de schoonmaakdienstverlening continu geoptimaliseerd wordt.Gemeente Hattem stelt als voorwaarde dat uitvoerende schoonmaakmedewerkers in dienst moeten
zijn bij schoonmaakdienstverlener of vanuit de kaartenbak van Gemeente Hattem ingezet worden. Zij wenst niet te werken met uitzendbureaus en/of onderaannemers voor de reguliere werkzaamheden. Momenteel liggen er aandachtspunten bij het periodieke werk, waarbij met name de hoge elementen aandacht behoeven.
In deze aanbesteding wordt een minimum aantal in te zetten uren gehanteerd. Het doel hiervan is dat er voldoende tijd voor de uitvoerende medewerkers is om de schoonmaakwerkzaamheden goed uit te voeren. Gemeente Hattem wenst een goede kwaliteit te ervaren en is bereid daar een reële prijs voor te betalen. Dit ziet u terug in de gunningscriteria.
In de huidige situatie wordt er social return ingezet. Ook in het nieuwe contract is het wenselijk dat er social return ingezet wordt. Hiervoor dient u minimaal 5% van de totale opdrachtwaarde uit te laten voeren door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Indien mogelijk, heeft Gemeente Hattem voorkeur voor kandidaten uit de kaartenbak van Gemeente Hattem. Het contracteren vindt plaats door middel van een openbare Europese aanbestedingsprocedure. Voor deze procedure is gekozen omdat het totaalbedrag van de leveringen gedurende de looptijd van de overeenkomst het drempelbedrag (€214.000) overschrijdt.

Tot zover de aanbestedingstekst uit het beschrijvend document. Maar waar zit nu het ondermaatse zult u zich afvragen. Wel algemeen geldt dat je aan een document alleen een bijlage toevoegt als deze in de tekst is genoemd. Dat kan heel kort zijn bijv. Een overzicht van …. is opgenomen in Bijlage X bij dit document. Niet volstaat in de tekst uitsluitend een opsomming van de bijlagen te geven. De lezer moet natuurlijk wel een spoorboekje hebben. Gedeeltelijk wordt daar ook wel aan voldaan maar bijvoorbeeld Bijlage H is een document dat alleen in de opsomming wordt genoemd. En ergens wandelt dan ook nog de tekst dat het bestek bestaat uit het beschrijvend document met alle bijlagen. Voor alle duidelijkheid Bijlage H is getiteld “Personeelsovername”.

In de bijlage H is een vijftal vrouwen opgenomen meest met een vast contract en ook werkzaam op andere objecten. Wel vinden we in het BD en hierboven beschreven dat in de huidige situatie Social return is toegepast en dat het wenselijk is dat dit in het nieuwe contract ook zo zal zijn. Dat wenselijk klopt dan weer niet want het is een verplichting 5 % van de opdrachtwaarde uit te laten voeren door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en dan nog het liefst mensen uit de eigen kaartenbak. Dat is wel meer dan een wens. Als we dan ook nog eens concluderen uit de voorgaande tekst dat men een nieuwe dienstleverancier wil en dus sowieso niet verder wil gaan met de huidige leverancier vanwege de ontevredenheid over de kwaliteit van o.a. het uitgevoerde werk. De belangrijkste aandachtspunten daarbij waren het laagfrequente werk. en uit de werklijst proeven wij dan, maar dat is onze gevolgtrekking,dat het hierbij wel zal gaan om het schoonmaken van richels boven de 2,10 meter en het verwijderen van spinrag ook boven de 2,10 meter. Die grens van 2,10 meter is gedefinieerd als reikhoogte. Moet je nu mensen overnemen terwijl men niet tevreden is over de uitvoering van het werk? Misschien is dit usance maar afgedwongen in deze aanbesteding wordt het niet, of zijn deze 5 vrouwen een deel van het huidige ingezette personeel dat kwalitatief beter is. Daarnaast zijn drie van de vrouwen ook op andere projecten aan het werk en bij een eventuele overname moet daar ook vervangend werk voor zijn, of wil men deze mensen opzadelen met ineens meerdere werkgevers? Kortom er mankeert duidelijkheid en eenduidigheid in de aanbesteding van de gemeente Hattem die zich in deze heeft laten ondersteunen door een adviserende partij. Bijlagen als een blinde darm aan een document is vragen om moeilijkheden. Was dit de enige aanmerking van Aanbestedingsnieuws? Nou er zijn als je het beschrijvend document leest wel meer vragen die oprijzen, maar deze hebben we  er even uitgelicht. De inschrijvers zullen zelf wel bij machte zijn om de overige vragen te formuleren.

Voor potentiële inschrijvers is er trouwens een schouw mogelijk, het schijnt dat vooral het stadhuis er een is met angels en voetklemmen. Tijdens deze schouw (fysieke bijeenkomst) krijgt inschrijver de kans om de situatie ter plekke in het Stadhuis en bij de Gemeentewerf te aanschouwen.
U wordt verzocht om tijdens de schouw ook te kijken naar de sanitaire voorzieningen. De hardware blijft hangen (TORK). U dient in “Bijlage D: Inschrijfbiljet” prijzen voor verbruiksartikelen op te geven, welke optioneel opgenomen zijn in deze aanbesteding. ( kijk hier wordt een bijlage wel in de tekst genoemd) 
In verband met de maatregelen rondom COVID-19 worden tijdens de schouw kleine groepjes tegelijk rondgeleid. Na aanmelding ontvangt u de exacte tijd waarop u verwacht wordt. Gedurende de schouw is er geen gelegenheid tot het stellen van vragen. De inschrijvers worden
verzocht de vragen in te dienen zoals beschreven in het BD. Voor deelname aan de schouw, dient u zich uiterlijk op maandag 6 juli voor 17.00 uur via ‘Mijn berichten’ op Tenderned aan te melden. Elke ondernemer mag met maximaal 1 persoon aanwezig zijn bij de schouw. Het is toegestaan om foto’s te maken, mits hier geen personeel of bezoekers van Gemeente Hattem op vastgelegd worden. De schouw vindt plaats op 10 juli in de ochtend (exacte tijdstip wordt uiterlijk 9 juli bekend gemaakt per aangemelde inschrijver) en start bij het Stadhuis (Markt 1 te Hattem).

Bron: Tenderned 26 juni 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/198814;

Zie ook: Vorm van de inhoud of inhoud van de vorm?