Nidos zoekt suite voor bedrijfsvoeringsapplicaties

De aanbestedende dienst en uiteindelijke opdrachtgever is Stichting Nidos. Zij voert de voogdijtaak uit voor alleenstaande minderjarige vreemdelingen in opdracht van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Nidos gebruikt op dit moment een aantal applicaties ter ondersteuning van haar bedrijfsvoering:
− ADP (HRM en salarisverwerking)
− Exact (financiën)
− Elvy (facturenstroom en crediteuren)
− TopDesk (facilitair en ICT)
− Tribe (CRM).
Omdat ADP stopt met de ondersteuning van de CAO jeugdzorg per 1 januari 2028, moet Nidos vóór 1 januari 2027 een nieuwe oplossing werkend hebben om continuïteit te houden in haar bedrijfsprocessen met betrekking tot HRM. Nidos heeft dit moment aangegrepen om een bredere heroverweging te doen op de bedrijfsvoeringsapplicaties. Na het afwegen van meerdere scenario’s is gekozen om verschillende
modules van één leverancier voor de verschillende bedrijfsvoeringsprocessen te verwerven: het bestof-suite scenario. Nidos kiest voor dit scenario om medewerkers en managers optimaal te ondersteunen, de implementatie zo eenvoudig mogelijk te houden en maximale flexibiliteit te bieden in de scope en fasering van de uitrol van de verschillende modules.

Binnen scope van de aanbesteding zijn:
1. HR: Digitale worfkflows voor in-door-en uitstroomprocessen, ESS/MSS, beheren van personeelsgegevens (dossiers) inclusief documenten, verlof, verzuim, gesprekscyclus en (loopbaan)ontwikkeling binnen Nidos.
2. Declaraties: ondersteunen van medewerkers bij het indienen van alle onkostendeclaraties plus functionaliteit voor managers voor controle en goedkeuring.
3. Salarisadministratie: berekening, verwerking en uitbetaling van salarissen, inclusief inhoudingen, belastingen en afdrachten aan externe instanties. Nidos is zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de salarisadministratie.
4. Overkoepelende functionaliteit (over alle modules heen):
5. Koppelingen zoals nader beschreven in het programma van eisen vallen binnen de scope ten behoeve van gegevensuitwisseling.

De volgende functionaliteit is optioneel binnen scope. Dat betekent dat Nidos deze functionaliteit in de aanbesteding als wens uitvraagt, zonder dat Nidos zich op voorhand verplicht tot aankoop:
− Financiële administratie: boekhouding, grootboekbeheer, budgettering, rapportage, crediteuren- en debiteurenbeheer.
− Purchase-to-Pay: automatiseren van het inkoopproces van aanvraag tot betaling, inclusief leveranciersbeheer, inkooporders, ontvangstregistratie en factuurverwerking.
− Contractbeheer: beheren van contracten met leveranciers inclusief looptijden, verplichtingen, automatische meldingen en verlengingen. Input voor de module Purchase-toPay.
− CRM: beheren van relatiegegevens en interacties, inclusief relatiebeheer en opvolging van gesprekken.
− Servicemanagement: beheren van diensten en ondersteuning, zoals incidentbeheer, wijzigingsverzoeken, service catalogus en assets.
− Projectmanagement: ondersteunen van het plannen, uitvoeren en monitoren van projecten, inclusief tijdslijnen, budgetten, resources en voortgangsrapportage.

Nidos behoudt zich tevens het recht voor om werkzaamheden die in het verlengde liggen van, voortvloeien uit of van dezelfde aard zijn als beschreven behoeften, maar niet expliciet onder de scope en beschrijving van activiteiten zijn genoemd, doch redelijkerwijs als onderdeel van deze overeenkomst kunnen worden beschouwd, door de opdrachtnemer te laten uitvoeren.

Nidos beoogt één dienstverleningsovereenkomst aan te gaan voor deze opdracht. De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is 1 april 2026 (beoogde start implementatie) en heeft een maximale looptijd van tien jaar, inclusief verlengingsopties. De initiële looptijd van de overeenkomst is vier jaar. Daarna kan Nidos de overeenkomst driemaal verlengen met twee jaar. Verlengingen vinden plaats onder gelijkblijvende voorwaarden. De implementatie van in ieder geval HRM en salarisadministratie dient per 1 januari 2027 te zijn
afgerond.

Bron: Tenderned zaterdag 22 november 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/402095

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 24 november 2025