Muziekinstrumenten voor het Nederlands Douane Orkest

Het Nederlands Douane Orkest (hierna NDO) heeft een bijzondere ontstaansgeschiedenis. In 1955 werd door het toenmalige hoofd Douane Rotterdam toegestaan, dat (amateur) muzikanten, werkzaam bij de Douane, het douane uniform mochten dragen, om zich daarmee in hun vrije tijd op muzikale wijze te presenteren aan het publiek. De oprichting van vereniging Douane Harmonie Nederland was een feit. Tot de tachtiger jaren werden naast het gebruik van het uniform steeds meer faciliteiten gegund door de Belastingdienst (waar de Douane een onderdeel van was) en werd de eerste professionele dirigent aangetrokken. Met het aanstellen van een professionele dirigent werd de koers gezet naar verdere ontwikkeling van een professionele organisatie. Het NDO bestaat uit een harmonie orkest van 55 muzikanten, een samba/steelband van 13
muzikanten en daarnaast een staf met ondersteuning van in totaal 12 medewerkers. Sinds 1999 worden instrumenten aangekocht op basis van een instrumentenplan, zodat de muzikanten op kwalitatief hoogwaardige instrumenten kunnen spelen.

De opdracht heeft betrekking op de levering van alle soorten blaas- en slagwerkinstrumenten inclusief eventuele toebehoren en de modificatie aan de instrumenten. Meer in het bijzonder betreft het onder andere:
Houten blaasinstrumenten:
• Piccolo
• Alt-dwarsfluit
• Hobo
• Fagot
• Klarinet
• Saxofoon
Koperen blaasinstrumenten:
• Trompet
• Cornet
• Hoorn
• Euphonium
• Trombone
• Bas- Tuba
Slagwerk instrumenten:
• Drumstel
• Base-drum
• Samba instrumentarium
• Steel drums
• Mallets
De instrumenten zijn bestemd voor professionele muzikanten, die op verschillende niveaus zijn geschoold. De verhouding in het orkest tussen afgestudeerd conservatorium en hoogste niveau K.N.M.O. (Koninklijke Nederlandse Muziek Organisatie) diplomering bedraagt 1/3 conservatorium en 2/3 D niveau.
Verwacht wordt dat enkel hoog segment instrumenten zullen worden afgenomen. Onder hoog segment verstaat de NDO instrumenten die gebruikt worden door beroepsmuzikanten en (semi-) professionele muzikanten.
Toebehoren:
Toebehoren zoals orkeststoelen, muziekstandaards, instrument koffers, enkelrieten en dubbelrieten en dergelijke vallen ook onder de scope van deze aanbesteding. Binnen de scope van deze opdracht valt ook een stukje dienstverlening, naast de levering van muziekinstrumenten. Onder deze bijbehorende dienstverlening wordt verstaan:
– Het doen van modificaties aan de geleverde instrumenten, inclusief het benodigde materiaal en arbeidsuren.
– Het geven van kwalitatief hoogstaand advies aan opdrachtgever en waaruit blijkt dat de kennis van de markt up to date is. De nieuwe partij dient een gelijkwaardige gesprekspartner te zijn in het proces om een goede aankoop te doen. Daarom is het van
belang dat er meegedacht kan worden in welk instrument het beste past bij de muzikant en het doel van de aanschaf.
– De mogelijkheid voor de muzikant om in een aparte testruimte de instrumenten die de opdrachtnemer wenst aan te schaffen te kunnen testen zodat de juiste instrumentkeuze gemaakt kan worden. 

De omvang van de Opdracht is voor de duur van de gehele raamovereenkomst geraamd op: €115.000,- exclusief BTW. Het in de documenten opgenomen vervangingsplan is gebaseerd op de huidige bezetting van het orkest, die in de komende jaren
kan veranderen. Wisseling van de bezetting van de harmonie en/of uitbreiding of inkrimping van het orkest en/of de instrumenten vallen niet te voorspellen. Daarnaast is het op basis van behoefte te verwachten dat uitbreiding plaats vind van bekkens en ander klein slagwerk. Bij de aanschaf van nieuwe muziekinstrumenten door opdrachtgever, worden eventuele oude
instrumenten ingeruild bij opdrachtnemer voor de restwaarde. Bij de taxatie van het in te ruilen instrument is het een voorwaarde dat een redelijke prijs wordt geboden. Bij verschil van inzicht tussen opdrachtgever en opdrachtnemer omtrent deze prijs, zal een specialist de waarde moeten bepalen (second opinion). De uitkomst van deze specialist is bindend voor beide partijen. De opbrengsten hiervan zijn niet meegenomen in de raming, na taxatie is tenslotte pas duidelijk wat een instrument nog waard is.

Het doel van de openbare aanbesteding is het sluiten van één raamovereenkomst met één leverancier. De raamovereenkomst wordt gesloten op het gebied van levering van muziekinstrumenten voor een periode van twee jaar met twee opties tot verlenging van één jaar. De intentie is om de raamovereenkomst op 17 januari 2022 van kracht te laten worden.

Bron: Tenderned zaterdag 25 september 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/239224