Mobiliteitsvoorzieningen woon-werkverkeer en zakelijke reizen CAK
Het CAK is een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) met eigen rechtspersoonlijkheid en is voor deze aanbesteding de Opdrachtgever. Het CAK streeft verduurzaming en vergroening na met betrekking tot het vervoersbeleid en wil de medewerkers zoveel mogelijk stimuleren om lopend, per fiets of met het OV naar het werk te komen. Deze aanbesteding richt zich op het vinden van een betrouwbare partner die het CAK gedurende de looptijd
van de overeenkomst maximaal ontzorgt op het gebied van het declareren en vergoeden van kosten die te maken hebben met woon-werkverkeer, zakelijk reizen (binnenlandse dienstreizen) en thuiswerken (thuiswerkvergoeding op dag basis). Het doel is een naadloze overgang naar de nieuwe opdrachtnemer,
waarbij het woon- werkverkeer en zakelijk verkeer niet wordt verstoord. Het huidige contract loopt af per 1 juli 2025.
Vanaf 1 juli 2024 is het CAK verplicht jaarlijks te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woonwerkverkeer van de werknemers. Dit is de rapportageverplichting Werkgebonden Personen Mobiliteit (WPM). De WPM schrijft voor dat het CAK jaarlijks opgeeft hoeveel kilometer haar medewerkers in totaal hebben gereisd, opgesplitst in het type vervoer en aandrijving. Ook moet het CAK aangeven of het daarbij gaat om zakelijke of woon-werkreizen. Het CAK wenst een opdrachtnemer die voor deze gegevensverzameling gebruikmaakt van een ritregistratiesysteem en het CAK kan voorzien van de juiste rapportage(s) die hiervoor nodig zijn.
De opdracht omvat mobiliteitsvoorzieningen woon-werkverkeer en zakelijke reizen. Alle minimale eisen die het CAK stelt aan deze opdracht staan beschreven in het Programma van eisen. Momenteel hebben medewerkers van het CAK de mogelijkheid om van thuiswerkvergoedingen, woon-werk- en zakelijke reisbewegingen (motorvoertuigen, elektrische en hybride voortuigen, (elektrische) fiets en lopen) handmatig te declareren via een app en/of web-portaal van de opdrachtnemer. De mobiliteitskaart kan voor zowel woon-werkverkeer als voor dienstreizen worden gebruikt. De medewerker hoeft de kosten van het OV niet voor te schieten en kan de kaart direct in het OV gebruiken. De reisgegevens worden door de huidige opdrachtnemer aan het CAK beschikbaar gesteld via een portaal. Deze gegevens worden door de salarisadministratie gebruikt voor het uitbetalen van de reiskostenvergoeding
en thuiswerkvergoeding aan medewerkers.
Het CAK streeft verduurzaming en vergroening na met betrekking tot haar vervoersbeleid en wil medewerkers zoveel mogelijk stimuleren om lopend, per fiets of met het ov naar het werk te komen. De medewerkers kunnen dagelijks afwegen welke keuze het beste uitkomt ten aanzien van waar zij werken. Het CAK wenst daarom een opdrachtnemer die kan voorzien in een mobiliteitskaart en een webportaal en een app om declaraties op het gebied van thuiswerken, woon- werkverkeer en zakelijk verkeer in te dienen. Verder wenst het CAK ook verbeteringen om de interne beheersing door te voeren, zoals koppelingen met systemen van de opdrachtnemer en een aanvulling op de op te leveren rapportages. Tot de scope van de opdracht behoren specifiek de volgende onderdelen:
• Levering van een persoonlijke mobiliteitskaart (eventueel keuze voor een digitale kaart) aan medewerkers (ook voor gebruik ov- of deelfietsen);
• Beschikbaar stellen van een persoonlijk gebruikersportal (webportaal en een app) voor het indienen van declaraties voor reizen (woon-werk kilometers en zakelijke kilometers) bij gebruik eigen vervoer en declaraties van dagvergoeding voor thuiswerken;
• Mogelijkheid tot het verwerken van een hogere vergoeding bij reisbewegingen die per fiets of lopend zijn.
Aangezien er geen exacte aantallen kunnen worden vastgelegd en er geen zekerheid is van afname zal de overeenkomst volledig gebaseerd zijn op een raming met hieraan contractueel vastgelegde afspraken. Met hiervoor genoemde reden is er gekozen een raamovereenkomst te sluiten voor mobiliteitsvoorzieningen voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen. Het CAK is van plan over te gaan tot het sluiten van een raamovereenkomst met een looptijd van twee jaar met hierna opties tot verlenging van twee maal één jaar. De verwachte ingangsdatum is 1 juli 2025.
Bron: Tenderned maandag 1 oktober 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/351302
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 2 oktober 2024