Marktconsultatie software gevonden voorwerpen GVB Amsterdam
GVB heeft het voornemen om ‘Gevonden voorwerpen management ten behoeve van GVB in de markt te zetten. GVB wenst een overeenkomst af te sluiten met de voorwaarden waaronder de dienstverlening ‘Gevonden voorwerpen’ gaat plaatsvinden.
GVB onderzoekt welke marktpartijen de totale dienstverlening kunnen verzorgen. Het gaat hierom:
• Het leveren van web based online service voor het management van gevonden voorwerpen (SAAS);
• Het ontvangen, registreren, bewaren en online publicatie van gevonden voorwerpen;
• Het communiceren met derden die aanspraak maken op een verloren artikel (“zoekenden”);
• Controle of de zoekende eigenaar is van het voorwerp;
• De afgifte van het voorwerp aan de eigenaar via een eigen balie of opsturen naar de eigenaar;
• De planning van de logistiek;
• De administratie en het monitoren van het gehele verloren en gevonden proces via de software, inclusief een betaalmodule, hosting, onderhoud, support en helpdesk;
• Het afhandelen van telefoontjes, emails, webformulieren van zoekenden die contact zoeken met GVB;
• Het vernietigen en weggooien van voorwerpen die niet bewaard worden;
• Het sturen naar goede doelen van voorwerpen die niet worden opgehaald;
• Het transport niet geclaimde geldbedragen naar GVB of storten op rekening van GVB.
Hierop vooruitlopend wenst GVB een consultatieronde uit te voeren met marktpartijen die zich richten op het verzorgen van deze dienstverlening.
De afdeling klantenservice van GVB is verantwoordelijk voor het afhandelen van vragen en klachten van reizigers. Deze vragen en klachten komen binnen via de telefoon, emails, webformulieren, Whatsapp, Twitter en Facebook. De afdeling bestaat uit ca 30 medewerkers die per maand ca 8.000 klantcontacten afhandelen. Per maand worden circa 800 tot 1.000 verloren voorwerpen geregistreerd
Het proces in het kort:
• Voorwerpen worden gevonden door een reiziger of medewerker van GVB;
• De reiziger overhandigd het voorwerp aan een conducteur of andere medewerker die het voorwerp registeert, labelt en in een sealbag plaatst;
• De voorwerpen worden op de eindpunten in een speciale container gedaan;
• De volgende dag worden de containers geleegd door een extern bedrijf die de voorwerpen naar de huidige leverancier brengt;
• De leverancier ontvangt de goederen en voert de werkzaamheden uit
• Grote voorwerpen, grote geld bedragen en waardevolle voorwerpen worden door een medewerker van GVB opgehaald bij het voertuig of station en naar de leverancier gebracht;
• Een voorwerp dat gevonden is staat de volgende dag na 14:00 uur op de site met een foto.
De belangrijkste doelstellingen van de marktconsultatie zijn:
• kennis op willen doen van actuele ontwikkelingen in de markt voor dienstverlening rondom gevonden voorwerpen;
• te toetsen of de ideeën en wensen die bij GVB leven realistisch zijn en ook stroken met de markt;
• naast het beantwoorden van de gestelde vragen, worden belanghebbenden ook in de gelegenheid gesteld om suggesties en ideeën in te dienen.
GVB hoopt op deze wijze een eventuele aanbesteding te organiseren en een overeenkomst af te kunnen sluiten die zo goed mogelijk is afgestemd op de markt.
De marktconsultatie bestaat initieel uit 1 fase te weten: een schriftelijke reactie op de door GVB gestelde vragen.
Optioneel kan een overlegronde ingevoegd worden. Dit betreft een mondelinge toelichting op de gestelde vragen met de daarbij behorende antwoorden; dit vindt plaats op basis van individuele gesprekken. Alle partijen hebben toegang tot dezelfde informatie. De publicatie van deze marktconsultatie en de bijbehorende documenten – marktconsultatiedocument, Nota van Inlichtingen en het eindrapport – worden geplaatst op TenderNed. Bij een eventuele aanbesteding worden bovengenoemde
documenten met alle geïnteresseerde partijen gedeeld.
GVB heeft het voornemen de dienstverlening in de markt te zetten bij één leverancier voor een periode van minimaal drie of vier jaar.
GVB onderzoekt of en welke marktpartijen de totale dienstverlening kunnen verzorgen. Het gaat hierom:
• Het leveren van web based online service voor het management van gevonden voorwerpen (SAAS);
• Het ontvangen, registreren, bewaren en online publicatie van gevonden voorwerpen,
• Contact met reizigers:
o Het communiceren met derden die aanspraak maken op een verloren artikel (“zoekenden”);
o Controle of de zoekende eigenaar is van het voorwerp;
o De afgifte van het voorwerp aan de eigenaar via een eigen balie of opsturen naar de eigenaar;
o Het afhandelen van telefoontjes, emails, webformulieren van zoekenden die contact zoeken met GVB.
• De planning van de logistiek;
• De administratie en het monitoren van het gehele verloren en gevonden proces via de software, inclusief een betaalmodule, hosting, onderhoud, support en helpdesk;
• Het vernietigen en weggooien van voorwerpen die niet bewaard worden;
• Het sturen naar goede doelen van voorwerpen die niet worden opgehaald;
• Het transport niet geclaimde geldbedragen naar GVB of storten op rekening van GVB;
• Maandelijkse rapportage naar opdrachtgever;
o Aantal geregistreerde items per type
o Aantal geclaimde items per type
o Aantal contacten met reizigers/zoekenden
o Aantal opgehaalde items per type
o Aantal verstuurde items per type
o Overzicht waardevolle items en geldbedragen
Per jaar worden ca 10.000 verloren voorwerpen geregistreerd (ca 40% matches met eigenaar). Van de voorwerpen waar een match is met de eigenaar (ca 4.000) wordt ca 15% naar de eigenaar verstuurd. De rest wordt opgehaald. Huidige openingstijden: ma – vrij 14:00 – 17:00 uur.
Bron: Tenderned dinsdag 19 oktober 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/241297